La circolare consiste in una lettera, redatta spesso dagli uffici centrali e duplicata più volte, che circola appunto tra diverse persone, solitamente appartenenti agli uffici locali e periferici di un’organizzazione, con lo scopo di informarle su una determinata attività e dare loro disposizioni e consigli nello stesso istante.
Si tratta di un tipo di comunicazione rapida ed economica che però rischia di apparire fredda ed astratta nel messaggio. Per questo motivo, scrivendola, è bene adottare lo stesso tono e la stessa forma di una lettera; se l’argomento lo permette, si possono inserire fotografie e immagini che mettano in evidenza il testo. E’ poi importante non rivolgersi alla collettività in senso generico, bensì alla singola persona che leggerà il comunicato.
Oltre al messaggio che si vuole trasmettere, una circolare prevede
 - un elenco degli uffici ai quali la missiva è stata inviata, da inserire in ultima pagina;
 - saluti e ringraziamenti per l’attenzione prestata dal lettore;
 - la firma e la qualifica della persona che ha scritto.