DOCUMENTAZIONE DI PROGETTO

PROJECT INITIATION DOCUMENT (pid) 
dOCUMENTO DI INIZIO PROGETTO

SERVIZIO COMUNICAZIONE INTERNA
S.C.I.
Azienda Sanitaria………………….

Release:  Bozza
Data: 26 FEBBRAIO 2006  

                                                                                     Autore: 

                                                                                                     Proprietario:xxxx 

                                                                                   Cliente: 

                                                                                                             Numero Documento:01
Dati Project Brief
Il documento presenta la sintesi del progetto per la realizzazione di un Servizio Comunicazione Interna (S.C.I.) da istituire, in fase di sperimentazione, presso la …………… in termini coerenti con quanto definito dalla legge 150/2000 e dalla Direttiva presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento della Funzione Pubblica – 7 febbraio 2002.
L’istituzione del servizio ha il fine di concretizzare l’obiettivo generale di creare un “sistema a rete” per la gestione delle attività di comunicazione interna e, in tal modo, favorire l’integrazione di linee di comportamento comuni e condivise improntate ai valori dell’onestà, trasparenza, affidabilità. 

Posizione nel Project File System
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Tracciabilità modifiche
Data di questa versione: 26 febbraio 2006  
Data della prossima revisione:  da definire

Data Modifica | Data versione precedente | Breve sommario modifiche | Modifiche evidenziate? (Si/No)
26.02.2006 | | Descrizione sintetica di un progetto per la realizzazione di un Servizio di Comunicazione Interna (S.C.I.) |

Visti
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Project Brief
Scopo del documento
Lo scopo del documento è fornire con chiarezza i fondamenti su cui si basa il progetto.

Titolo del progetto
SERVIZIO COMUNICAZIONE INTERNA (S.C.I.)
Area di intervento
U.R.P. – determinazione e sviluppo degli aspetti organizzativi e gestionali del flusso delle informazioni e della comunicazione mediante la costituzione di un Servizio  di Comunicazione Interna
Obiettivo generale del progetto
Sperimentare l’efficacia di un sistema a “rete” per la gestione integrata e il miglioramento continuo della qualità della comunicazione interna presso la …………………..

Obiettivi specifici
•	Assicurare una gestione controllata di tutte le attività di comunicazione interna
•	Favorire l’innovazione organizzativa attraverso nuovi strumenti di comunicazione
•	Migliorare e facilitare la capacità di elaborazione e gestione delle informazioni 
•	Assicurare il corretto utilizzo degli strumenti di comunicazione interna per migliorare la qualità della comunicazione
•	Consentire il monitoraggio continuo del clima interno
•	Consentire il monitoraggio continuo della customer satisfaction del pubbico interno
•	Assicurare la massima circolazione delle informazioni al dipentente e all’utente esterno
•	Costruire un sistema di indicatori per la valutazione dei risultati della comunicazione interna integrata
•	Sperimentare un percorso per ottenere la certificazione di qualità del sistema di comunicazione interna secondo la norma Uni EN ISO 9001:2000

Perimetro operativo

FASE 1 

Analisi preliminare
Analisi preliminare del contesto interno mediante il confronto con:
•	gli utenti (tutti i dipendenti)
•	gli stakeholder (dirigenti, responsabili di strutture, figure di riferimento)
utilizzando:
•	questionari (indagine benessere organizzativo)
•	interviste
•	focus group
•	valutazione informale comunicazione (Management by wandering around)
L’analisi preliminare consente 
di segmentare:
•	la popolazione
-	per famiglie professionali
-	per ruoli

•	i bisogni
-	per famiglie professionali
-	per ruoli
            relativamente ad esigenze
-	di servizio
-	di informazione
-	di relazione
-	operative
di individuare:
•	gli strumenti di comunicazione presenti e utilizzati
-	tipi di documenti
-	archivi
-	bacheche
•	i processi interni
•	                                       - interfacce organizzative
                                       - flussi di comunicazione
                                       - tipologia delle informazioni veicolate
La conclusione dell’analisi preliminare consente di
•	classificare gli obiettivi in 
-	primari
-	secondari
•	individuare la tempistica degli obiettivi
-	breve
-	medio
-	lungo periodo
•	valutare la fattibilità del progetto (raggiungimento dell’obiettivo/tempo necessario/risorse necessarie)
•	ridefinire l’obiettivo generale
•	elaborare il piano di comunicazione interna
•	individuare indicatori per valutazione della comunicazione

FASE 2

Responsabile S.C.I.

Operatore URP

Redattore

Grafico

Esperto informatico

Organizzazione del S.C.I.

Organizzazione del sistema a rete

Referente area ospedaliera

S.C.I.

Referentearea amm.va

Referente area territoriale

Azioni
•	Istituzione del Servizio di Comunicazione Interna e nomina del Responsabile
•	Nomina dei Responsabili della comunicazione interna per area (ospedaliera, territoriale, amministrativa)
•	Istituzione e regolamentazione della Rete di Referenti Interni per la comunicazione individuati per ogni area funzionale
•	Realizzazione di un sistema informativo interno per canalizzare e gestire i flussi informativi interni allo scopo di renderli fruibili all’utenza interna ed esterna
•	Costituzione di un team gestione progetti per il controllo multiproject e del sistema informativo interno
•	Identificazione delle aree di miglioramento, formazione gruppi di progetto e identificazione dei responsabili dei progetti di miglioramento
•	Costituzione di un team per la valutazione della qualità della comunicazione interna 
•	Stanziamento di un budget di progetto

Cambiamenti tecnologici
•	Data base per la gestione delle informazioni
•	Realizzazione di una Intranet aziendale
•	Data base per la customer satisfaction, le indagini di clima interno e la valutazione delle attività di comunicazione interna
•	Software per la gestione multi-progetto
•	Realizzazione di una rete regionale degli URP
Realizzazione
La realizzazione del progetto e dei sotto-progetti farà riferimento alle tecniche e ai criteri del Project Management

Risorse
Risorse umane interne
Risorse tecnologiche innovative da integrare con quelle già in uso 
Risorse esterne per il controllo del sistema di gestione per la qualità
Risorse economiche aziendali 

Risultati e benefici attesi
•	Migliorare la comprensione del funzionamento generale della Azienda Sanitaria……. e condividere una visione integrata e collaborativi sia all’interno che all’esterno dell’azienda
•	Migliorare la collaborazione tra back-office e front-office 
•	Garantire maggiori opportunità di individuazione e valorizzazione del personale interno ed evidenziazione di leadership
•	Ridurre i costi con il coordinamento dell’ attività di informazione/comunicazione in capo a Urp/Ufficio Stampa mediante una razionalizzazione dell’impiego delle risorse per le attività di informazione/comunicazione, prima affidate a ciascun ufficio
•	Eliminare progressivamente sacche di “non qualità” nell’area della comunicazione
Rischi 
•	Risorse umane interne con competenze limitate
•	Irregolarità nell’utilizzazione delle infrastrutture tecnologiche (connettività a banda larga, wi-fi)
•	Risorse economiche limitate 

FASE 3
Piano di lancio
Il lancio passa attraverso il marketing interno con l’utilizzo di
•	Presentazioni alla direzione aziendale
•	Convention aziendale
•	Workshop riservati alla rete interna
•	E-mail

Business Case
La comunicazione interna non può essere episodica e sporadica, ma deve caratterizzarsi come attività costante e coerente. 
Allo stesso tempo, coerentemente con i nuovi indirizzi metodologici suggeriti dal Dipartimento della Funzione Pubblica, si rende opportuno passare dalla logica della torre a quella del confronto organizzando la comunicazione non come processo dal vertice verso la base, ma come RETE ORGANIZZATIVA e attività circolare, tesa alla integrazione e alla condivisione dei processi di comunicazione 

Considerare sempre l’informazione non come potere ma come servizio, nella consapevolezza che il vero potere consiste nel saperla diffondere anziché trattenerla

Criteri di accettazione del progetto
Creare un’amministrazione  amichevole, anticipatrice, affidabile attraverso una rete di relazioni come risorsa per il cambiamento.

La comunicazione è uno strumento che concorre al miglioramento della qualità dei servizi forniti, al clima aziendale, al senso di appartenenza ed alla responsabilizzazione, consapevolezza e riconoscimento professionale dei ruoli (miglioramento dei rapporti con i cittadini, della comunicazione istituzionale e sviluppo professionale delle risorse umane).

I principali elementi e le soluzioni d’innovazione tecnologica e/o organizzativa che  caratterizzano il progetto sono: 
•	analisi mirata sul target di riferimento ed utilizzo di strumenti informatici per l’analisi dei dati :
•	la circolazione delle informazioni (posta elettronica, rete intranet, internet, e-mail, forum);
•	l’integrazione delle funzioni di informazione/comunicazione/relazione con l’utenza esterna ed interna

L’intero progetto può essere adeguatamente montato presso gli altri presidi ospedalieri e le altre zone regionali della Azienda Sanitaria…….. adattandolo al contesto socio culturale in cui viene applicato per realizzare una rete regionale per la comunicazione.

Piano di macro-progetto 
Si rappresenta di seguito la Work Breakdown Structure (WBS), un diagramma gerarchico (ad albero) la cui radice indica la totalità del progetto. Ciascuna attività scomponibile è rappresentata da un nodo dell’albero ed avrà dei figli che sono le attività costituenti.

Analisi preliminare

Progetto
S. C. I.

Definizione organizzazione

Intervento

Indagini clima interno

Interviste
Focus group

Strumenti e attività

Flusso informazioni

Classificazione/tipologia informazioni

Censimento strumenti

Analisi procedure e flussi

Valutazione dell’uso

Definizione architettura nuovo  sistema informativo

Piano  di integrazione

Analisi dei bisogni

Operatori S.C.I.

Responsabili di area

Referenti

Piano comunicazione interna

Livelli valutazione 

Griglia autoanalisi

Valutazione

Progettazione 
linea guida/procedure

Predisposizione modulistica (cartaceo-format elettronico)

Valutazione criticità

Individuazione obiettivi di miglioramento

Programmi di formazione

                 Piano di lancio

Presentazione alla D.A.
Convention aziendale

Ipotesi interventi di miglioramento

Presentazione alla Direzione Aziendale
Audit  interno