SINTESI

DOCUMENTO POLITICO-PROGRAMMATICO SULLA COSTITUZIONE DELL’UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO DELL’EMILIA-ROMAGNA E PROGRAMMI ATTUATIVI.

a) DOCUMENTO POLITICO-PROGRAMMATICO

La legge 7 agosto 1990 n.241 sulla trasparenza amministrativa ha indicato i presupposti per un profondo rinnovamento della Pubblica Amministrazione.

Decisivo nella conduzione dell’azione pubblica non e’ piu’ il potere burocratico esercitato in modo oscuro, autoritario e talvolta arbitrario, bensi’ il diritto del cittadino a ricevere prestazioni e servizi con modalita’ rapide, efficienti e trasparenti.

Si tratta di un salto culturale drastico che mette in causa prassi e consuetudini, lede privilegi consolidati, espone i pubblici dipendenti a responsabilita’ personali.

La legge 241 si e’ prefissata di rimuovere i vecchi modelli organizzativi ed operativi fondati su procedure complesse con numerosi e spesso inutili passaggi che dilatano i tempi di approvazione e costringono gli utenti a estenuanti tentativi per comprendere e ottenere cio’ che e’, ne’ piu’ ne’ meno, che un diritto acquisito.

Quando venne approvata, oltre cinque anni orsono, la legge 241 venne presentata, insieme alla legge 142 “Ordinamento delle Autonomie Locali”, come uno dei pilastri portanti di quella riforma della Pubblica Amministrazione di cui da decenni si parlava vanamente.

Le prime circolari applicative risalgono al 1991 e trovarono una forte opposizione.
Scarsamente incisiva risulto’ anche l’attivita’ della Commissione governativa sull’accesso prevista esplicitamente dalla legge.

Nel 1992 venne pubblicato il DPR n.352 “Regolamento per la disciplina delle modalita’ di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi in attuazione dell’art. 24 della legge n.241”.

La vera svolta tuttavia si registro’ con l’avvento del Ministro Cassese. Nella legge finanziaria ‘94 ritroviamo alcune misure di rilancio: la direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994 “Principi sull’erogazione dei servizi pubblici” e dell’11 ottobre 1994 la “Direttiva sui principi per l’istituzione e il funzionamento degli Uffici per le Relazioni con il Pubblico”.

Venne avviata inoltre una indagine conoscitiva che fu poi completata dal Ministro Giuliano Urbani, volta a riscontrare il livello di applicazione della legge.

Decisa e’ stata infine l’azione dell’attuale Ministro della Funzione Pubblica, Franco Frattini, cui si devono la circolare 24 aprile 1995 n.14 “Direttiva alle Amministrazioni Pubbliche in materia di formazione del personale” e la legge 11 luglio 1995 n. 273 “Misure urgenti per la semplificazione dei procedimenti amministrativi e per il miglioramento dell’efficienza delle Pubbliche Amministrazioni”.

Le nuove norme possono modificare e perfezionare le leggi precedenti, ma la realta’ concretamente muta in relazione ad una pluralita’ di processi che solo in parte in questi cinque anni si sono attivati e sviluppati.

Tali processi hanno toccato solo marginalmente le Amministrazioni Regionali. A cio’ ha contribuito senz’altro la configurazione istituzionale e la tipologia delle competenze che rendono, rispetto al Comune, meno ravvicinato il rapporto con il cittadino utente finale della Pubblica Amministrazione.

Molte Regioni hanno legiferato nelle materie previste dalla L. 241/90, poche hanno tradotto le nuove norme in atti concreti.

La costituzione dell’URP e’ solo uno dei possibili indicatori, anche se forse e’ il piu’ significativo.

Ebbene, da una ricognizione eseguita di recente, risulta che solo la Regione Marche (presso un’unica struttura cui fanno capo sia l’Ufficio Stampa sia l’URP), la Regione Veneto (Uffici informazione al cittadino decentrati presso le province), la Regione Lazio (ha riattato una struttura gia’ esistente e aperta al pubblico da alcuni anni e ha istituito un numero verde) e la Regione Toscana (la Giunta ha da due anni attivato un numero verde e uno sportello aperto al pubblico) hanno concretamente organizzato luoghi di effettiva interazione con gli utenti.

In altri casi, vedi Regione Lombardia, si prevede di aprire un URP in tempi brevi, in altri ancora i compiti di comunicazione sono stati affidati provvisoriamente ad altre strutture, in particolare gli Uffici Stampa e i Portavoce.

In Emilia-Romagna l’avvio della sesta legislatura ha visto un deciso rilancio di questi temi.

L’assegnazione alla Vicepresidenza della delega “all’attivita’ propulsiva e propositiva relativa all’accesso ai servizi inteso come svolgimento di specifica attivita’ di orientamento e informazione rivolta all’utenza” (Decreto del Presidente del 19 giugno 1995), la ricollocazione delle funzioni informative e informatiche presso la Direzione Generale all’Organizzazione, nonche’ l’attivazione di un Servizio Informativo, Statistica e Relazioni con il Pubblico (delibera 3053 dell’1.8.95), testimoniano la volonta’ della Giunta Regionale di dare piena attuazione ai principi e ai diritti di trasparenza e di accesso.

Un ulteriore evento ha sottolineato questa ripresa di interesse.

Nelle settimane scorse il CISIS (Centro Interregionale per i Sistemi Informativi e Statistici), che opera come strumento tecnico della Conferenza dei Presidenti delle Regioni e delle Province Autonome, ha affidato alla Regione Emilia-Romagna il compito di coordinare un gruppo di lavoro che dovra’ mantenere costantemente aggiornata la conoscenza sullo stato dell’arte e dovra’ realizzare iniziative di studio e di promozione dei principi informatori della L. 241 presso le Regioni.

D’altro canto le possibilita’ concrete di rilevare i bisogni dell’utenza, di riscontrare il livello di soddisfazione per i servizi, di adeguare le strutture che erogano tali servizi, di semplificare i linguaggi e di adeguare le modalita’ di dialogo con gli utenti sono fondate su alcuni presupposti positivi: la legge regionale 20 ottobre 1992 n.39 recante “Norme per l’attivita’ di comunicazione della Regione e per il sostegno del sistema dell’informazione operante in Emilia-Romagna” e soprattutto la legge regionale n. 32 del 1993 recante “Norme per la disciplina del procedimento amministrativo e per il diritto di accesso”.

Il livello di informatizzazione dell’iter amministrativo di alcuni atti amministrativi, alcuni studi avviati sui temi del diritto di accesso, alcune ricerche relative alle tipologie dei procedimenti amministrativi, il censimento delle basi dati interno alla Regione realizzato con il progetto Mnemòsine, costituiscono elementi di un quadro che potra’ essere ricomposto e completato attuando i programmi di lavoro seguenti.

In particolare si sono articolati due programmi: uno triennale 1996-1998 e uno annuale 1996, naturalmente il primo offre il quadro e gli indirizzi di medio periodo, il secondo, piu’ dettagliato, individua le priorita’.

Certo e’ che il successo di una iniziativa che modifichera’ il modo di rapportarsi della Amministrazione nei confronti della comunita’ regionale, il modo di operare all’interno dell’Ente, i modi di percezione ed i linguaggi dei collaboratori, non puo’ che determinarsi sull’onda di un forte impulso politico della Giunta, di una corretta conoscenza dell’intero Consiglio, di un determinato e concorde impegno del Comitato di Direzione e delle Direzioni Generali, di una consapevolezza diffusa e positiva che ci auguriamo possa determinarsi presso l’insieme dei collaboratori regionali.

b) PROGRAMMA TRIENNALE 1996-1998

Sono individuati quattro ambiti operativi distinti: l’accesso e la trasparenza; la chiarezza e la semplificazione; la comunicazione; la integrazione sul territorio.

ACCESSO E TRASPARENZA

Si vuole dare corpo e concretezza al soddisfacimento del diritto sancito dalla legislazione nazionale e regionale definito come diritto di accesso. Si prevede la realizzazione dei seguenti punti di programma:

•	la realizzazione periodica di indagini conoscitive volte alla identificazione dei bisogni informativi dell’utenza e al riscontro sul livello di soddisfazione degli stessi in virtu’ delle iniziative via via messe in campo dalla Regione per l’erogazione di un servizio adeguato. Non si puo’ prescindere dal “riconoscimento” dell’identita’ dei destinatari di tali servizi segmentandone l’analisi dei tratti distintivi secondo profili di natura socio-economica, culturale, comportamentale, ecc.
Cio’ al fine di definire, per le tipologie identificate, il profilo dei bisogni espressi e non espressi, da valutare congiuntamente al profilo dei diritti.

•	la costituzione di un Sistema Informativo per l’Accesso realizzato attraverso l’attivazione dei collegamenti con gli applicativi relativi alla gestione delle delibere e dei provvedimenti della Giunta regionale e del suo Presidente, al protocollo, agli atti monocratici, alla gestione del bilancio, al Bollettino telematico, alle delibere e ai provvedimenti del Consiglio Regionale.
I collegamenti dovranno essere integrati con le interfacce di interrogazione per favorire l’accesso al pubblico.
Si ipotizza a questi effetti una convenzione con il Servizio Sistema Informativo del Consiglio.
Il Sistema Informativo per l’Accesso dovra’ essere gradualmente implementato.

•	la messa a disposizione e il permanente aggiornamento della guida e dell’applicativo “Guida agli Uffici e ai Servizi regionali” per dare piena visibilita’ alla struttura regionale, alle funzioni esercitate, ai livelli di responsabilita’ interni.

•	la disciplina del diritto di accesso attraverso l’assunzione di strumenti regolamentari.

•	l’aggiornamento e l’implementazione della “base documentaria delle basi dati - progetto Mnemòsine” e la messa a disposizione dell’applicativo multimediale per l’interrogazione e la elaborazione.

•	il controllo e l’assicurazione di qualità delle basi dati e l’elaborazione di standard informativi condivisi per l’accesso.

•	la selezione, l’acquisizione e il collegamento opportuno con le fonti informative esterne all’Ente Regione, anche in virtù dell’indicata convenzione con il Servizio Sistema Informativo del Consiglio.

CHIAREZZA E SEMPLIFICAZIONE

•	realizzazione di iniziative volte alla semplificazione e alla chiarezza dei linguaggi amministrativi e delle modalita’ di realizzazione degli atti interni.

•	indicazione in base ai suggerimenti degli utenti delle possibili soluzioni che consentano di ridurre i passaggi interni dei procedimenti e piu’ in generale di snellire e semplificare l’attivita’ degli organi decisionali dell’Amministrazione.

•	realizzazione di moduli di formazione e di aggiornamento per i collaboratori regionali.

COMUNICAZIONE

•	lo sviluppo delle iniziative volte all’affermazione dei diritti di accesso, trasparenza e partecipazione dei cittadini va accompagnato da idonee campagne di promozione e comunicazione. Ai progetto “Televideo” ed “ER.MES” si dovranno aggiungere ulteriori programmi di comunicazione esterna diretti a pubblici via via differenziati.

INTEGRAZIONE

•	successivamente all’avvio ed al consolidamento delle prioritarie attivita’ relative ai temi dell’accesso, della trasparenza, della chiarezza e semplificazione e della comunicazione, sara’ compito dell’Amministrazione promuovere e coordinare iniziative con gli enti locali regionali, fornendo, ove necessario, assistenza tecnica e favorendo la creazione di strumenti e di conoscenze utili alla integrazione dei servizi di informazione ai cittadini.

c) PROGRAMMA ANNUALE 1996

La tranche annuale si caratterizza per l’esecuzione di indagini, analisi, sperimentazioni, sviluppo e collegamento di strumenti esistenti, nonché per la realizzazione di iniziative specifiche che dovranno consentire, entro il termine dell’anno, di realizzare un primo nucleo operativo dell’Ufficio per le Relazioni con il Pubblico della Regione Emilia-Romagna.

Alcune delle consulenze ipotizzate hanno caratteristica di spesa di impianto e non dovranno necessariamente essere ripetute negli anni seguenti.

Le sperimentazioni interne verranno operate preferibilmente sulle Direzioni Generali Attività Produttive e Risorse Finanziarie e Strumentali.

ACCESSO E TRASPARENZA

1.	INDAGINE CONOSCITIVA SUI BISOGNI INFORMATIVI DELL’UTENZA

Preliminare è la conoscenza sulle tipologie di utenza che si rivolgono all’Amministrazione regionale.
Per l’erogazione di un servizio adeguato non si può prescindere dal “riconoscimento” dell’identità dei destinatari segmentando l’analisi dei tratti distintivi secondo profili di natura socio-economica, demografica, culturale, psico-comportamentale e geografica. Ciò al fine di definire, per le tipologie identificate, il profilo dei bisogni espressi e non espressi, da valutare congiuntamente al profilo, soggetto ad un più alto grado di attenzione da parte dell’Amministrazione regionale:

•	identificazione e “segmentazione” dell’utenza regionale;

•	indagine sui livelli di consapevolezza e di interesse per i problemi dell’accesso;

•	censimento dei bisogni (espressi e non espressi) per ogni tipologia identificata e identificazione delle “attese”;

•	elaborazione e analisi degli elementi conoscitivi riscontrati e “gerarchizzazione” dei bisogni;

•	monitoraggio periodico.

2.	COLLABORAZIONE PER LE ANALISI GIURIDICHE RELATIVE ALL’ACCESSO

•	Collaborazione all’analisi degli adempimenti in materia d’accesso sotto il profilo giuridico formale in attuazione della vigente legislazione nazionale e regionale.

•	Collaborazione alla stesura del regolamento unico per tutti gli atti dell’Amministrazione.

3.	COLLABORAZIONE ALL’INDIVIDUAZIONE DEI PROCEDIMENTI 	AMMINISTRATIVI

•	Analisi degli adempimenti in attuazione di quanto disposto in materia di procedimento amministrativo dalla L. 241/90 e dalla L.R. 32/93.

•	Analisi delle esperienze già realizzate e studio delle metodologie adottate.

•	Studio ed individuazione delle tipologie di procedimento amministrativo in carico alla Amministrazione regionale.

4.	COSTITUZIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO PER L’ACCESSO

•	Analisi degli applicativi relativi alla gestione delle delibere e dei provvedimenti della Giunta regionale e del suo Presidente, al protocollo, agli atti monocratici, alla gestione del bilancio, al Bollettino telematico, alle delibere e ai provvedimenti del Consiglio regionale e a tutti gli ulteriori atti di interesse delle varie tipologie di utenti.

•	Realizzazione di interfacce per l’interrogazione e dei collegamenti necessari alla costituzione del Sistema Informativo per l’Accesso.

5. 	COLLABORAZIONE ALLO SVILUPPO DEGLI STRUMENTI ORGANIZZATIVI 	PER L’ACCESSO

•	Collaborazione all’analisi degli adempimenti in materia di accesso sotto il profilo organizzativo con particolare riferimento alla soddisfazione delle esigenze dell’utenza.

•	Collaborazione alla realizzazione e alla diffusione della Guida per l’accesso agli Uffici e ai Servizi regionali e dell’applicativo informatizzato.

6. 	AGGIORNAMENTO E FORMAZIONE DEGLI ADDETTI ALL’UFFICIO PER LE 	RELAZIONI CON IL PUBBLICO E DI ALTRI REFERENTI ALL’INTERNO 	DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA REGIONALE

•	Definizione dei moduli formativi e dei destinatari dei medesimi.

•	Individuazione dei formatori esterni.

7.	AGGIORNAMENTO DELL’INVENTARIO DELLE BASI DATI

•	Relativamente alle basi dati esistenti e previste in ambito regionale, alle loro caratteristiche e cicli di vita, aggiornamento e integrazione dell’Inventario al 1995 verificando le corrispondenze tra la struttura organizzativa antecedente e successiva alla delibera n. 3059 dell’1/8/95 dal punto di vista delle responsabilità di gestione delle basi dati inventariate al 1993. Adozione di una scheda inventario integrata dal punto di vista documentario (vd. p.to 8) e della rappresentazione sistemica (vd. p.to 9) sia per favorire la consultazione e accesso (vd. p.ti 10 e 11) sia per la descrizione degli output delle basi dati da sottoporre a indagine (vd. p.to 1).

8.	CREAZIONE DELLA BASE DOCUMENTARIA DELLE BASI DATI

•	Trattamento documentario e informatizzazione dell’archivio testuale delle schede inventario con normalizzazione dei titoli, elaborazione di abstract e parole chiave per la catalogazione delle basi dati. In particolare sperimentazione di una lista strutturata o dizionario di termini (parole chiave e denominazioni utilizzate nella rappresentazione sistemica di cui al p.to 9) per la ricerca e interrogazione delle basi dati per l’accesso.

9.	RAPPRESENTAZIONE SISTEMICA DELLE BASI DATI

•	Rappresentazione sistemica delle basi dati sia ad uso dell’utente finale per la consultazione e l’accesso alle informazioni, sia ad uso degli addetti ai lavori per il controllo, la pianificazione e la razionalizzazione del sistema informativo:

-	 a livello analitico dei raggruppamenti tematici tra basi dati omogenee per contenuto o 	argomento e in relazione fisica o concettuale;

- 	a livello di sintesi dello schema concettuale del sistema informativo.

10.	CONSULTAZIONE DELLA BASE DOCUMENTARIA DELLE BASI DATI 

•	Accesso a scopo di consultazione della Base Documentaria delle Basi Dati da parte di utenti interni ed esterni mediante procedure anche automatizzate per ricavarne selezioni, elenchi, cataloghi, ecc.

•	Elaborazioni statistiche e presentazione mediante tavole e grafici dei dati generali e rilevanti dell’inventario.

11.	CREAZIONE DI PRODOTTI MULTIMEDIALI PER L’ACCESSO E LA 	DIVULGAZIONE DELLE BASI DATI

•	Documentazione e presentazione del progetto Mnemòsine e sperimentazione di un sistema multimediale rivolto al pubblico per conservare e richiamare informazioni sulle basii dati (coerentemente con il sistema per l’accesso alle informazioni delle basi dati fattuali) mediante utilizzo dell’archivio testuale, dei dati strutturati, dei grafici della rappresentazione sistemica e di immagini descrittive delle basi dati.

12.	ANALISI E ACCESSO ALLE BASI DATI FATTUALI

•	Per le basi dati dominanti evidenziate dalla rappresentazione sistemica o segnalate come prioritarie per l’accesso e l’eventuale ristrutturazione dalle Direzioni Generali, monitoraggio e approfondimento dell’analisi.

•	Selezione, acquisizione e opportuni collegamenti con le fonti informative esterne all’Ente Regione.

13.	COORDINAMENTO INTERREGIONALE

Partecipazione al gruppo di lavoro tra le Regioni italiane nel quale verranno trattati nella loro generalità i temi dell’accesso e di cui la Regione Emilia-Romagna ha assunto il coordinamento.
Il gruppo di lavoro è istituito presso il Centro Interregionale per i Sistemi Informativi e Statistici (C.I.S.I.S.). Al termine di un primo step di lavoro, si organizzerà un convegno a Bologna eventualmente nell’ambito di COM-P.A. ‘96 e si garantirà la partecipazione al FORUM ‘96 a Roma.

CHIAREZZA E SEMPLIFICAZIONE

14.	TRATTAMENTO DOCUMENTARIO DEGLI ATTI AMMINISTRATIVI

•	Riscontro sulle modalità di redazione e sui linguaggi utilizzati per la formulazione degli atti amministrativi e adozione di criteri e terminologie che rendano più comprensibili al pubblico tali atti.

15. 	COLLABORAZIONE ALLA RIFORMULAZIONE DEL CODICE DI STILE PER 	LA SEMPLIFICAZIONE DEI LINGUAGGI

•	Adattamento del “Codice di stile” redatto dal Ministro Cassese alla realtà amministrativa della regione e utilizzo dello stesso per favorire la semplificazione dei linguaggi.

16.	COLLABORAZIONE ALLE INIZIATIVE VOLTE ALLO SNELLIMENTO E 	SEMPLIFICAZIONE DELLE PROCEDURE

•	Collaborazione all’analisi dei procedimenti amministrativi e della loro segmentazione, valutazione del numero e delle tipologie dei passaggi. Indicazione dei provvedimenti per lo snellimento e la semplificazione, in particolare per ciò che riguarda le esigenze dell’utenza.

COMUNICAZIONE

17.	COLLABORAZIONE AL PROGETTO TELEVIDEO

•	Collaborazione alle attività redazionali per la realizzazione delle rubriche “Notizie flash”, “Notizie utili” e “Atti amministrativi”. (Informazioni sull’attività della Giunta regionale, sui principali finanziamenti erogati, sulla attuazione delle disposizioni di legge che rivestono interesse per la generalità dei cittadini o per associazioni di categoria, sui dati statistici di interesse generale, sulle informazioni di pubblica utilità. ecc.) e prime sperimentazioni di interazione.

18.	COLLABORAZIONE AL PROGETTO E.R.MES - INTERNET

•	Collaborazione alla diffusione su INTERNET delle informazioni di interesse dell’utenza e prime sperimentazioni di interazione.

INTEGRAZIONE

19.	RILEVAZIONE DELLO STATO DI ATTUAZIONE DELLA L. 241/90 NEGLI ENTI 	PUBBLICI DELLA REGIONE EMILIA-ROMAGNA

•	Rilevazione delle iniziative realizzate e progettate dagli Enti Pubblici dell’Emilia-Romagna in materia di accesso, trasparenza e partecipazione del pubblico e indagine sugli URP esistenti e sulle tipologie di informazioni e servizi erogati.

20.	INIZIATIVE VOLTE A FAVORIRE L’INTEGRAZIONE TRA GLI URP DEGLI 	ENTI 	LOCALI E DI ALTRI ENTI PUBBLICI IN EMILIA-ROMAGNA

•	Sulle scorte delle informazioni acquisite al punto precedente, individuazione di iniziative condivise per la incentivazione alla costituzione degli URP, l’integrazione di quelli esistenti, con particolare attenzione per il sistema delle Autonomie Locali.