revisioni ed approvazioni	
	
N°	DATA	ARGOMENTO	REDAZIONE	VERIFICA	APPROVAZIONE	
	REVISIONI	(Sez./Cap./Pag.)	Funzione: RU	Funzione: RSQ	Funzione: RS	
						
01	17.06.2003		Giuseppe Cattaneo	Silvia Ceraolo	Giuseppe Cattaneo	

						

						

						

						

						

						

						

						

						

						

						

						

Mod. 01-2/R01

INDICE

1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE	3
2.0 DOCUMENTI E NORMATIVA DI RIFERIMENTO	3
3.0 SIGLE	3
4.0 ATTIVITA’	3
4.1 RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI	4
4.2 PROCESSAZIONE	4
5.0 STRUMENTI DI COMUNICAZIONE INTERNA	5
5.1 COMUNICAZIONI INTERNE: PROTOCOLLAZIONE E INVIO	5
5.2 RASSEGNA STAMPA	5
5.3 VADEMECUM PER I NEO ASSUNTI	6
6.0 ARCHIVIAZIONE	6
6.1 ARCHIVIAZIONE COMUNICAZIONI INTERNE	6
6.2 ARCHIVIAZIONE ARTICOLI RASSEGNA STAMPA	7
7.0 STANDARD	7
8.0 RESPONSABILITÀ	7

1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Questa pratica operativa descrive modalità, criteri e responsabilità dell’attività di comunicazione interna, intesa come flusso continuo e integrato di informazioni da parte di ciascuna unità organizzativa dell'ente verso l’Ufficio Relazioni con il Pubblico e da questo a tutta la struttura. La comunicazione interna è finalizzata alla diffusione di 
-	notizie di rilevanza interna o esterna di interesse per la struttura;
-	ordini di servizio o informazioni che riguardano il personale dipendente;
-	modifiche in ordine all’organizzazione ed all’erogazione dei servizi. 
Sono, altresì, oggetto di comunicazione interna i piani, i progetti e gli obiettivi dell'ente la cui conoscenza da parte di tutta la struttura è ritenuta indispensabile o opportuna da parte di SG o DA.

2.0 DOCUMENTI E NORMATIVA DI RIFERIMENTO

•	Manuale e procedure del sistema qualità
•	Dir. P.C.M. 11 ottobre 1994 – Principi  per l'istituzione ed il funzionamento degli Urp
•	Legge 7 giugno 2000 n. 150 "Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni."
•	Direttiva Min. Funz. Pubbl. del 7 febbraio 2002 - Attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni - punto 2 (Tipologia della comunicazione).
•	Ordine di Servizio n. 14 del 24 aprile 2002 – Istituzione e articolazione Servizio in staff al Segretario Generale.
•	Determinazione dirigenziale n. 132 del 18 aprile 2003 - Regolamento di organizzazione dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico.
•	Comunicazione Interna Urgente n. 147 del 30 dicembre 1999 "Invio di comunicazioni urgenti con posta elettronica".

3.0 SIGLE

Urp				Ufficio relazioni con il pubblico
Us				Ufficio stampa

4.0 ATTIVITA’ 

L'attività di comunicazione interna fa capo all’Urp, che è preposto alla raccolta, processazione ed erogazione del flusso informativo.

4.1 RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI

L'Urp promuove la comunicazione interna, anche indipendentemente da specifiche richieste provenienti dagli uffici.

Le fonti della comunicazione interna possono essere:
•	Segretario Generale
•	Dirigenti, capi servizio, capi ufficio
•	Responsabili di procedimento
•	Responsabili del Sistema Qualità

Ciascuna richiesta di comunicazione interna va fatta utilizzando il Mod.12-1 di cui alla PRSQ 12. 

4.2 PROCESSAZIONE
In riferimento alla comunicazione, l’addetto Urp valuta: 

•	Contenuto		tutte le informazioni istituzionali e operative di tutte le unità organizzative dell'ente, compresa quella parte di informazioni che di solito non viene diffusa attraverso i comunicati stampa. La comunicazione può riguardare anche le novità legislative che comportano modifiche nella erogazione dei servizi	
•	Soggetti destinatari		sono definiti di volta in volta a cura dell’Urp di concerto con il soggetto proponente	
•	Modalità
		mezzi di divulgazione della comunicazione possono essere: 
–	posta elettronica
–	copia cartacea per destinatari sprovvisti di mail box
–	software specifico di lettura per centralinista non vedente e/o assistenza alla lettura 
–	raccolta delle comunicazioni interne disponibile sulla intranet camerale
–	verbale (orale), in caso di urgenza, seguito da testo scritto
–	rassegna stampa
–	eventuale newsletter	
•	Tempi		si distingue tra comunicazione interna urgente e non urgente	

Questo consentirà di attivare le iniziative di comunicazione rivolte a tutta l'organizzazione, di tenere aggiornata la Guida ai servizi, il servizio “Numero Verde”, il sito internet e gli elenchi telefonici interni.

5.0 STRUMENTI DI COMUNICAZIONE INTERNA
5.1 COMUNICAZIONI INTERNE: PROTOCOLLAZIONE E INVIO

L'emittente della comunicazione interna è l'Urp.
La richiesta della comunicazione viene effettuata secondo le modalità di cui al punto 8 della PRSQ 12.
•	DA richiedente predispone la bozza contenente gli elementi essenziali della comunicazione. 
•	L’addetto Urp elabora il testo definitivo della comunicazione interna.
•	La comunicazione viene inviata a DA proponente per conoscenza e a SG per la definitiva approvazione.
Il numero di protocollo e la data vengono attribuiti automaticamente dal sistema informatico. La diffusione della comunicazione interna è curata dall'Urp.
Nel caso in cui la comunicazione fosse destinata a tutto il personale, i RU devono assicurarne la diffusione ai propri collaboratori sprovvisti di mail box.

5.2 RASSEGNA STAMPA

La rassegna stampa informa il personale sui principali avvenimenti di interesse locale e nazionale e in particolare sulle iniziative dell'ente.
Ogni mattina il personale dell'Us, in collaborazione con l'Ufficio Biblioteca, seleziona gli articoli giornalistici di maggiore interesse per l’ente e li classifica secondo il seguente elenco delle voci:

voce	argomenti	
1)		Vita politica e istituzionale nazionale e locale.
Associazioni e Organizzazioni	Politica economica; vita sociale; partiti politici; sindacati; associazioni di categoria; rapporti tra Enti e Istituzioni.	
2)		Sanità, previdenza		
3)		Occupazione e lavoro	Mercato del lavoro; rapporti di lavoro e diritto del lavoro; contrattazione; vertenze.	
4)		Agricoltura - Allevamento	Silvicoltura; pesca; allevamenti; clima.	
5)		Artigianato		
6)		Industria - Energia	Politiche e strutture industriali; distretti industriali; tutti i settori; singole imprese.	
7)		Commercio:		
	a)	Commercio interno		
	b)	Commercio estero		
8)		Pubblica Amministrazione		
9)		Servizi alle imprese	Servizi alle imprese e servizi all’utente.	
10)		Ambiente	Politica dell’ambiente; degrado ambientale. 	
11)		Trasporti	Politica dei trasporti; trasporti terrestri, marittimi, aerei.	
12)		Tutela del consumatore	Giustizia; Arbitrato; Conciliazione;  Difesa diritti consumatori	
13)		Turismo		
14)		Finanza - Banche locali - Prezzi e tariffe	Assicurazioni; fiscalità; consumi.	
15)		Edilizia ed urbanistica		
16)		Formazione	Scuola; formazione professionale; informatica.	
17)		Cultura		
18)		Ricerca - Innovazione tecnologica		
19)		Iniziative promozionali - Fiere e Convegni		
20)		Camera di Commercio I.A.A.	Compresi i comunicati stampa.	
21)		Varie	Argomenti vari non altrove classificati.	

Gli addetti all’accoglienza curano la distribuzione della rassegna stampa in tutti gli uffici. 

5.3 VADEMECUM PER I NEO ASSUNTI 

Il vademecum è lo strumento per orientare i nuovi dipendenti dell'ente. Contiene infatti informazioni sui servizi camerali, su normative e contratti di lavoro che hanno incidenza sulla attività lavorativa e quant’altro possa essere utile ad un neo assunto (utilizzo buoni mensa, cassa mutua, circolo dipendenti, numeri telefonici interni,  ecc…).

6.0 ARCHIVIAZIONE
6.1 ARCHIVIAZIONE COMUNICAZIONI INTERNE

Il personale dell'Urp archivia informaticamente le comunicazioni e l’allegata documentazione in ordine cronologico e la conserva per 3 anni (si veda il par. 9.0 della PRSQ 12).

6.2 ARCHIVIAZIONE ARTICOLI RASSEGNA STAMPA

La biblioteca raccoglie mensilmente gli articoli della rassegna stampa relativi alla voce 19 e le conserva per 3 anni. 

7.0 STANDARD

Gli standard di qualità di cui alla presente pratica operativa sono costituiti da:

•	comunicazioni urgenti: emissione entro il 2° giorno successivo a quello della richiesta
•	comunicazioni non urgenti: emissione entro il 5° giorno successivo a quello della richiesta
•	selezione degli articoli dei quotidiani per la rassegna stampa entro le ore 10.00.

8.0 RESPONSABILITÀ

L’Urp-Us presiede l’iter della comunicazione interna fino alla sua divulgazione.
La responsabilità di esecuzione delle attività di comunicazione e informazione è attribuita agli addetti Urp-Us.
Il controllo dell'esecuzione delle medesime ed il monitoraggio degli standard compete a RS.