PROTOCOLLO D’INTESA
PER LA
GESTIONE INTEGRATA DEGLI UFFICI RELAZIONI CON IL PUBBLICO

PREMESSO 
-	i Comuni di Bagno a Ripoli, Borgo San Lorenzo, Fiesole, Lastra a Signa, Sesto Fiorentino e Tavarnelle Val di Pesa il 19 marzo 1997 hanno sottoscritto un Protocollo d’Intensa per la Gestione Integrata degli Uffici Relazioni con il Pubblico;
-	che al Protocollo hanno successivamente aderito i Comuni di Calenzano, Impruneta, S.Casciano Val di Pesa e Signa;
-	che, successivamente alla sottoscrizione del Protocollo d’Intesa, gli Uffici per le Relazioni con il Pubblico hanno acquisito un ruolo sempre più incisivo nel processo di innovazione organizzativa della Pubblica Amministrazione, superando l’originaria funzione informativa e divenendo veri e propri “centri di servizio”;
-	che in particolare le attività degli Uffici per le Relazioni con il Pubblico riguardano all’attualità le iniziative volte a migliorare la qualità dei servizi, la razionalizzazione delle procedure amministrative, la comunicazione interna ed esterna agli Enti e lo sviluppo tecnologico;
-	che, alla luce di quanto sopra, i compiti degli Uffici per le Relazioni con il Pubblico appaiono di rilevanza strategica per ogni Amministrazione, che intenda attuare obiettivi di semplificazione e razionalizzazione della struttura amministrativa e di partecipazione attiva dei cittadini;
Tutto ciò premesso,
i Comuni di Bagno a Ripoli, Borgo San Lorenzo, Calenzano, Fiesole, Impruneta, Lastra a Signa, San Casciano Val di Pesa, Sesto Fiorentino, Signa e Tavarnelle Val di Pesa, consapevoli dei risultati che tre anni di impegno condiviso e coordinato hanno prodotto, anche tramite la collaborazione con la Provincia di Firenze, la Prefettura di Firenze e la Regione Toscana, ritengono opportuno adeguare le attuali forme di cooperazione fra i rispettivi U.R.P., nella convinzione che la comunicazione nella Pubblica Amministrazione vada regolata prendendo a riferimento, come obiettivo principale, il diritto dei cittadini a procedure amministrative razionali, trasparenti ed accessibili e ad una informazione corretta, aggiornata e professionale, come naturale e necessaria premessa ad una loro effettiva partecipazione democratica alla vita sociale e politica del paese.

SI CONVIENE QUANTO SEGUE
Articolo 1 – Finalità
Il presente Protocollo d’Intesa risponde alla volontà politico-amministrativa di cooperare per organizzare i propri Uffici Relazioni con il Pubblico secondo criteri di professionalità del personale, massima accessibilità alle informazioni, semplificazione delle procedure amministrative, produzione di servizi omogenei, razionalizzazione dei sistemi di comunicazione interna ed esterna, rilevazione della qualità dei servizi erogati e riduzione dei tempi di risposta.

Articolo 2 – Obiettivi
Le Amministrazioni aderenti al presente Protocollo d’Intesa si impegnano ad adottare misure organizzative, nell’esercizio della propria potestà statutaria e regolamentare, al fine di:
•	garantire ai cittadini l’effettivo esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione di cui alla legge 241/90 e successive modificazioni ed integrazioni;
•	favorire l’utilizzazione dei servizi da parte dei cittadini anche attraverso l’illustrazione di disposizioni normative ed amministrative e l’assistenza nella compilazione della modulistica;
•	organizzare una rete di comunicazione interna, favorendo la collaborazione tra gli uffici;
•	promuovere l’utilizzazione di strumenti tecnologici che consentano di fornire ai cittadini ed alle imprese notizie sui procedimenti che li riguardano;
•	individuare procedure che consentano un’adeguata gestione dei reclami e delle segnalazioni, prevedendo in ogni caso l’obbligo di risposta ai cittadini entro un termine certo;
•	semplificare e standardizzare le procedure amministrative e la relativa modulistica attraverso la costituzione di gruppi di lavoro per settori specifici di intervento La revisione delle procedure amministrative è svolta in collaborazione con i Dirigenti - o con altro personale individuato dal Dirigente - e con il servizio di organizzazione, ove esistente.
Il perseguimento dell’obiettivo deve contemplare l’uso di un linguaggio chiaro e comprensibile.
Il risultato finale dell’attività dei gruppi di lavoro sarà adottato da ciascun Ente;
•	realizzare il migliore coordinamento e potenziamento dei propri siti internet con particolare riferimento alle informazioni di carattere istituzionale;
•	svolgere un’azione di promozione del territorio e dei servizi comunali; 
•	attivare strumenti di customer satisfaction e attuare processi di verifica della qualità dei servizi, mediante l’ascolto dei cittadini, contribuendo così al miglioramento complessivo dell’attività dell’Ente sotto il profilo dell’efficacia e dell’efficienza;
•	progettare percorsi formativi omogenei dal contenuto specialistico e mirato alla realizzazione degli obiettivi sopra illustrati.

Articolo 3 – L’Ufficio Relazioni con il Pubblico
Per la realizzazione degli obiettivi indicati dall’articolo che precede gli Enti, nel rispetto della propria autonomia organizzativa, affidano all’Ufficio Relazioni con il Pubblico una funzione preminente nell’attività di semplificazione e di innovazione organizzativa.
Per garantire il raggiungimento ottimale di tali obiettivi l’Ufficio Relazioni con il Pubblico dovrà essere nella Direzione Generale dell’Ente, ove esistente, o in posizione di staff con il Sindaco o comunque in posizione tale da poter efficacemente svolgere le funzioni attribuite dal presente Protocollo d’Intesa.

Articolo 4 – La comunicazione esterna
Gli Uffici Relazioni con il Pubblico collaborano nella attività generale di comunicazione esterna dell’Ente.
Gli Enti promuovono campagne informative a carattere istituzionale e di pubblica utilità, anche attraverso la partecipazione a manifestazioni e convegni.

Articolo 5 – Comitato di Coordinamento
E’ istituito un Comitato di Coordinamento, presieduto da un rappresentante del Comune di Bagno a Ripoli e composto dai Responsabili degli Uffici Relazioni con il Pubblico degli Enti aderenti.
Entro il mese di ottobre di ciascun anno gli Amministratori degli Enti, anche tramite uno o più incontri collegiali, individuano, sulla base degli obiettivi di cui all’art. 2, le azioni che intendono realizzare in forma congiunta.
Per l’attuazione di tali indirizzi il Comitato di Coordinamento, entro i termini previsti per la predisposizione del bilancio di previsione, redige il programma annuale delle attività.
Entro il 31 marzo di ogni anno il Comitato di Coordinamento redige un rapporto finale sul lavoro svolto e sugli obiettivi raggiunti nell’anno precedente, da presentare alle rispettive Amministrazioni.

Articolo 6 – Gruppi di lavoro

Le attività inserite nel programma annuale vengono attuate tramite gruppi di lavoro.
Ogni gruppo di lavoro è composto da responsabili degli Uffici Relazioni con il Pubblico; ad uno di essi, individuato annualmente, è affidata l’attività di coordinamento dei lavori.
Il coordinatore è responsabile della realizzazione degli obiettivi del gruppo.
Per la realizzazione del programma, i gruppi di lavoro possono avvalersi di collaborazioni esterne, da definirsi di volta in volta.

Articolo 7 – Adesione al Protocollo d’Intesa
E’ ammessa l’adesione al presente Protocollo d’Intesa da parte di altri soggetti pubblici che, condividendo gli obiettivi descritti nell'articolato che precede, intendano istituire o abbiano istituito l’Ufficio Relazioni con il Pubblico. Detta adesione è consentita nel limite massimo di un Ente per semestre.

Articolo 8 – Risorse

Ciascun Ente mette a disposizione risorse adeguate al raggiungimento degli obiettivi di cui all’art. 2 ed alla realizzazione del programma annuale di cui all’art. 5.
Gli oneri finanziari derivanti dall'attuazione del presente accordo gravano separatamente sui bilanci di esercizio di ciascuno degli Enti interessati.

Art. 9 – Norma transitoria

Il Protocollo d’intesa sottoscritto in data 19 marzo 1997 decade al momento della firma del presente Protocollo.

Comune di Bagno a Ripoli

Comune di Borgo San Lorenzo

Comune di Calenzano

Comune di Fiesole

Comune di Impruneta

Comune di Lastra a Signa

Comune di San Casciano Val di Pesa

Comune di Sesto Fiorentino

Comune di Signa

Comune di Tavarnelle Val di Pesa