REGOLAMENTO
PER LA COMUNICAZIONE PUBBLICA

Articolo 1 	Principi generali	
Articolo 2 	Finalità e funzioni	
Articolo 3 	Informazione e 
comunicazione pubblica	
Articolo 4 	Servizi d'informazione e mezzi di comunicazione all'utenza per l'esercizio dei diritti di accesso ed informazione sugli atti  ed i procedimenti	
Articolo 5 	Promozione e sviluppo della partecipazione	
Articolo 6 	Conoscenza dei bisogni e valutazione del gradimento dei servizi	
Articolo. 7	Segnalazioni, proposte e reclami dei cittadini	
Articolo 8	Ufficio Stampa e portavoce: 
l’attività di informazione	
Articolo 9 	URP: l’attività di comunicazione interna	
Articolo10 	Collocazione funzionale	
Articolo 11	Istituzione del Portavoce e dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico	
Articolo 12	Organizzazione e funzionamento	
Articolo 13	Accesso al settore ed ai servizi	
Articolo 14	Competenze e professionalità del personale	
Articolo 15	Ulteriori compiti del settore “Comunicazione pubblica	
Articolo 16	Norma  transitoria e finale	

Titolo I

Art. 1 - Principi generali

L'Amministrazione Comunale, nell'orientare la propria azione al miglioramento dei rapporti con gli appartenenti alla comunità cittadina, attraverso strumenti ed iniziative dirette ed indirette di informazione e comunicazione, si ispira al perseguimento di obiettivi di trasparenza, efficacia, efficienza e qualità dei servizi.

L’Amministrazione, conseguentemente, modula i propri comportamenti operativi attivandosi nei termini di seguito riportati:  

organizza le proprie attività avendo come criterio ispiratore la più diffusa informazione, comunicazione e semplificazione del linguaggio, determinando attraverso i propri servizi (portavoce del Sindaco, ufficio stampa e Urp) la costruzione dei presupposti necessari al raggiungimento dei richiamati obiettivi;

sostiene e sviluppa le attività di informazione e comunicazione verso gli organi di informazione e verso i cittadini al fine di facilitare l'accesso ai servizi ed alle prestazioni e favorire la partecipazione e il pieno esercizio dei diritti; 

promuove ed assicura l'esercizio dei diritti di informazione ed accesso agli atti dell'Amministrazione e di partecipazione ai procedimenti, in conformità ai principi sulla tutela della riservatezza di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675; 

organizza in modo sistematico le attività di monitoraggio del livello di soddisfazione dell'utenza per i servizi erogati; 

organizza la raccolta e l'ascolto delle segnalazioni, delle proposte e dei reclami dei cittadini, anche attraverso numeri verdi appositamente istituiti, predisponendo precise procedure di risposta. I risultati di tali attività hanno rilievo ai fini della misurazione e della valutazione dell'efficacia dell'azione amministrativa e dell'operato dei dirigenti e dei dipendenti;

cura e valorizza la comunicazione interna come strumento di integrazione e razionalizzazione dei processi organizzativi. A tal fine favorisce la tempestiva e costante circolazione delle informazioni, sia per adeguare ed uniformare le indicazioni dirette al pubblico, che per migliorare l'efficienza dei propri interventi. 

L’Amministrazione Comunale, in attuazione dei principi su esposti e nel rispetto di quanto fissato dalla legge, dallo Statuto e dal Regolamento sull'ordinamento degli uffici e servizi del Comune di Torre Annunziata, procede a disciplinare l'istituzione, l'organizzazione ed il funzionamento del settore “Comunicazione pubblica”, funzionalmente inquadrato nel I Dipartimento, comprensivo dell’Ufficio Stampa, del Portavoce e dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico (d’ora in avanti denominato URP) presso il Comune di Torre Annunziata.

Art. 2 - Finalità e funzioni

Il settore “Comunicazione pubblica” comprende i seguenti servizi: Stampa, Portavoce del Sindaco, URP;

1)	l’Ufficio stampa si occupa della informazione esterna e di quella interna, nel quadro dei rapporti con il sistema mediatico, avendo come ambito le attività dell’Ente complessivamente inteso (Giunta Municipale, Consiglio Comunale, Gruppi Consiliari, apparati burocratici). 

In particolare, intrattiene in maniera permanente i rapporti con gli organi di informazione e rende la struttura politico/burocratica consapevole delle notizie pubblicate. Tale servizio può utilizzare, nell’espletamento di dette funzioni, l’insieme delle opportunità fornite dalle più moderne innovazioni tecnologiche, con particolare riferimento a reti informatiche esterne ed interne. Inoltre, provvede a realizzare un periodico d'informazione sulle attività dell'Ente;

2)	il Portavoce del Sindaco si occupa del flusso informativo avente come fonte d’impulso il capo dell’Amministrazione e come destinatari il complesso dei soggetti che si occupano di tale materia;

1)	l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP)
 
a. promuove e facilita l'accesso degli appartenenti alla comunità cittadina, singoli e associati, alle informazioni e ai servizi del Comune di Torre Annunziata, delle altre pubbliche amministrazioni e dei soggetti erogatori di servizi di pubblica utilità, anche attraverso il concorso alla realizzazione di servizi di accesso polifunzionale; 

b. riceve e gestisce le richieste di accesso agli atti dell’Amministrazione e provvede a trasmettere le istanze di partecipazione ai procedimenti amministrativi di cui alla legge 241/90 ai competenti dirigenti;

c. promuove e sostiene lo sviluppo di forme di partecipazione civica per la tutela dei diritti e il miglioramento della qualità della vita urbana, anche attraverso l'istituzione di un sito web di cui curerà la gestione, in forma diretta o in concessione a terzi;

d. rileva sistematicamente i bisogni ed il livello di soddisfazione dell'utenza per i servizi erogati, anche attraverso la raccolta e la gestione dei reclami, delle segnalazioni e delle proposte dei cittadini, e collabora per adeguare conseguentemente i fattori che determinano la qualità' delle prestazioni offerte; 

e. contribuisce, in collaborazione con gli altri servizi del settore, al coordinamento ed all'organizzazione dei flussi informativi all'interno e verso gli appartenenti alla comunità cittadina, garantendo attività di front office anche per altri servizi all'uopo individuati e qualora ciò si rendesse utile.

Titolo II

 Art. 3 - Informazione e comunicazione pubblica

Il settore “ Comunicazione pubblica” agisce sia sul fronte della comunicazione che della informazione pubblica, distinguendo ciascuna di tale attività sulla base della natura degli interlocutori. 

In particolare: 

a.	informa il sistema mediatico delle attività del Sindaco e dell’insieme degli organi istituzionali e burocratici, oltre che dell’azienda nel suo complesso;

b.	comunica con l'utenza circa le modalità di erogazione dei servizi dell'Amministrazione comunale, delle altre Pubbliche Amministrazioni e dei soggetti erogatori di servizi di pubblica utilità operanti sul territorio cittadino 

c.	interviene sulle possibilità di tutela dei cittadini nei confronti delle P.A. in relazione all’eventuale lesione di diritti; 

d.	promuove e realizza iniziative di comunicazione pubblica, anche rivolte a segmenti specifici di utenza attuale o potenziale, per assicurare la conoscenza di normative, strutture pubbliche e servizi erogati e concorre, nelle forme possibili, a promuovere, sulla base di appositi programmi, l'immagine dell'Ente e della città; 

A tal fine il precitato settore:

a.	trasmette, diffonde, raccoglie e gestisce le informazioni in ordine a circostanze, fatti e norme aventi come fonte d’impulso e come destinatario il Sindaco, la Giunta Municipale, il Consiglio Comunale, i gruppi consiliari, la struttura burocratica e le attività aziendali del Comune di Torre Annunziata; 

b.	cura la raccolta della documentazione (schede, pubblicazioni, video, documentazione cartacea, cd rom) inerente al rapporto tra cittadini e pubbliche amministrazioni ed attiva collegamenti con le altre strutture pubbliche o di interesse pubblico per lo sviluppo di sistemi informativi integrati e punti di accesso polifunzionali; 

c.	attiva rapporti con le altre strutture di informazione e comunicazione comunale presenti sul territorio per armonizzare le banche dati e progettare e attuare campagne di comunicazione mirata. 

d.	promuove rapporti con le realtà associative e di volontariato per la realizzazione di iniziative di informazione e di tutela dei diritti; 

e.	promuove attività di formazione rivolte agli altri settori mirate a far crescere una cultura della comunicazione; 

f.	coordina i punti di informazione e di comunicazione nonché di accoglienza di primo livello anche verso i cittadini non italiani, .con il compito di agevolare l'accesso ai servizi dell'Amministrazione ed alle opportunità della città. 

Art. 4 - Servizi di informazione e mezzi di comunicazione all'utenza per l'esercizio dei diritti di accesso ed informazione sugli atti ed i procedimenti

Il settore “Comunicazione pubblica”, realizza attraverso l'URP i seguenti obiettivi:

a.	fornire informazioni sugli atti dell’amministrazione comunale complessivamente intesa;

b.	dare comunicazione sulla produzione dei procedimenti amministrativi,  sul loro svolgimento, sui tempi di conclusione e sui responsabili di essi;

c.	fornire agli appartenenti alla comunità cittadina le comunicazioni relative alle modalità ed ai termini per le azioni a tutela dei diritti d'accesso previste dalla legge e dal regolamento comunale; 

d.	ricevere le richieste d'accesso alle informazioni, agli atti e ai documenti amministrativi e trasmetterle al Responsabile del servizio competente, o rilasciarne copia quando ne è già stata acquisita la disponibilità; provvedere, entro i tre giorni precedenti la scadenza del termine, ad inviare una sollecitazione ai responsabili dei servizi competenti che non abbiano fatto ancora pervenire una risposta. Nel caso in cui siano trascorsi i termini senza che vi sia stata risposta, il Responsabile dell'URP ne invia segnalazione al capo settore, al Dirigente del primo Dipartimento ed al Direttore Generale. 

Art. 5 - Promozione e sviluppo della partecipazione

Il settore “Comunicazione pubblica”, innanzitutto attraverso l’URP, valorizza la presenza e l'azione degli appartenenti alla comunità cittadina nella vita della comunità locale, promuovendo l'accesso agli strumenti di partecipazione previsti dallo Statuto, dai Regolamenti o comunque attivati dalla Amministrazione comunale;

A tal fine:

a.	raccoglie e diffonde informazioni relative agli istituti di partecipazione; 

b.	sostiene i cittadini, singoli ed associati, nella individuazione di referenti e percorsi per la realizzazione di progetti e proposte mirate al miglioramento della qualità della vita, alla tutela dei diritti, alla lotta all'esclusione sociale; 

c.	favorisce la partecipazione delle organizzazioni di cittadinanza e dei singoli cittadini alle attività di ascolto, di monitoraggio e di verifica della qualità dei servizi; 

d.	può stabilire rapporti di collaborazione con organizzazioni di cittadinanza attiva finalizzate alla realizzazione di iniziative di comunicazione e di altre iniziative di interesse generale.

Art. 6 - Conoscenza dei bisogni e valutazione del gradimento dei servizi

Il settore “Comunicazione pubblica” sia attraverso l’URP che attraverso la funzione del portavoce ed il servizio “Ufficio stampa”, in modo coordinato e sinergico, organizza – su impulso del Sindaco, della Giunta Municipale e del Direttore Generale -  indagini sul grado di soddisfazione dell'utenza per i servizi erogati e sull'evoluzione dei bisogni e delle esigenze dei cittadini. 

A tal fine opera in stretto raccordo con il nucleo di valutazione, concorrendo alla determinazione degli standard e dei criteri di erogazione delle prestazioni e partecipando alla predisposizione delle Carte dei Servizi.

I risultati delle attività di rilevazione del livello di soddisfazione dell’utenza in relazione ai servizi erogati e di monitoraggio sulle segnalazioni ed i reclami sono trasmessi periodicamente dal responsabile del settore “Comunicazione pubblica”:

- al Direttore Generale

- al nucleo di valutazione, ai fini della misurazione e della valutazione dell'efficacia dell'azione amministrativa nell'ambito dell'attività di controllo di gestione;

Sulla base dei risultati delle attività' di ricerca e di monitoraggio suindicate vengono programmate iniziative di informazione, comunicazione e di formazione, formulando proposte di adeguamento dell'organizzazione e di semplificazione delle procedure amministrative.

Art. 7 - Segnalazioni, proposte e reclami dei cittadini

Tutti gli appartenenti alla comunità cittadina, in modo singolo o associato, hanno diritto di segnalare, con ogni mezzo e modalità, eventuali disservizi circa i tempi, le procedure e le modalità' di erogazione dei servizi dell’Amministrazione.

Il settore “Comunicazione pubblica”, in primo luogo attraverso l’Urp ed eventualmente utilizzando gli altri servizi afferenti il settore,  informa i cittadini circa le modalità e i termini della procedura di reclamo, riceve le segnalazioni e i reclami e li inoltra ai Responsabili dei servizi competenti che provvedono ad effettuare gli adeguati accertamenti e a comunicarne il risultato all’interessato, al capo settore ed al responsabile dell’URP entro 10 giorni dal ricevimento delle segnalazioni.

Qualora le segnalazioni degli utenti non abbiano avuto risposta nei tempi stabiliti, si procede a sollecitare il Responsabile del servizio interessato dandone opportuna comunicazione anche al  Dirigente competente ed al Direttore Generale.

Nel caso in cui il cittadino non si ritenga soddisfatto della risposta ottenuta, può presentare la propria istanza al servizio del Difensore Civico .

Presso il settore “Comunicazione pubblica” o direttamente presso l’URP, i cittadini e le associazioni possono, altresì, avanzare proposte e suggerimenti per quanto concerne il miglioramento delle modalità di accesso ed erogazione dei servizi. Tali proposte sono inoltrate ai servizi competenti che provvedono a dare una risposta entro 10 giorni, trasmettendola per conoscenza al settore “Comunicazione pubblica” ed all’URP. 

Presso il settore “Comunicazione pubblica”, o direttamente presso l’URP, viene curata la registrazione e il monitoraggio dei reclami, delle segnalazioni e delle proposte dei cittadini loro presentate.

Titolo III

Art. 8 – Ufficio Stampa e Portavoce: l’attività di informazione 

L’attività di informazione è rivolta all’insieme del sistema mediatico ed è posta in capo al Portavoce del Sindaco ed all’Ufficio Stampa, a seconda della diversa fonte d’impulso della notizia. 

L’Ufficio Stampa assolve, inoltre, a compiti di informazione interna e – di concerto con gli atri servizi del settore “Comunicazione pubblica” – ad ogni altra incombenza ritenuta utile, sulla base del principio di flessibilità dei carichi di lavoro.

Cura, inoltre, la redazione di un periodico d'informazione sulle attività svolte dagli organi istituzionali e burocratici dell'Ente, in forma diretta o in concessione a terzi.

Art. 9 – URP: l’attività di comunicazione interna 

Il coordinamento e l’organizzazione dei flussi informativi interni sono il presupposto essenziale dell’attività di comunicazione dell’Amministrazione e dell’efficacia operativa dell’URP.

I Dirigenti i Dipartimenti, individuano un responsabile per l'informazione in ciascun settore che collabori con l’URP per la pianificazione dei flussi informativi, la definizione dei contenuti della comunicazione ai cittadini, il tempestivo aggiornamento delle informazioni date.

L’URP, a sua volta, sulla base delle direttive del settore “Comunicazione pubblica”, favorisce la crescita all'interno dell'organizzazione di una cultura della comunicazione attraverso la realizzazione di attività di formazione, momenti di incontro e di aggiornamento sulla normativa riguardante i diritti dei cittadini e le possibilità di tutela, l’attivazione di archivi di documentazione specializzata e/o di punti di informazione assistita a disposizione degli Uffici.

Il Responsabile del settore “Comunicazione pubblica” e quello dell'URP, d'intesa con il Direttore Generale, possono convocare riunioni periodiche dei responsabili per l'informazione dei settori. 

Nell'ambito delle riunioni viene valutata la necessità di predisporre specifici strumenti comunicativi e proposta l'adozione di eventuali misure organizzative che facilitino l'accesso dei cittadini ai servizi dell'Amministrazione e migliorino l'efficacia dell'informazione data. 

Art. 10 - Collocazione funzionale

Considerato il ruolo di integrazione e razionalizzazione dei processi organizzativi svolto dalla funzione di informazione e di comunicazione all'interno ed all’esterno dell'Amministrazione e  valutata l'importanza delle attività di ascolto dei cittadini per il continuo adeguamento dei fattori di qualità nell'erogazione dei servizi, il settore “Comunicazione pubblica” é collocato nel primo dipartimento, così come lo erano i servizi già previsti.. 

Art. 11 - Istituzione del Portavoce e dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico

L’istituzione e l’individuazione del Portavoce avviene con decreto del Sindaco, nell’ambito di una designazione fiduciaria, operata discrezionalmente tra il personale dipendente od anche all’esterno della struttura burocratica, con le modalità previste dall’articolo 7 della L.150/2000.

Tale funzione, per il suo assolvimento, si avvale di tutto quanto a disposizione sia dell’Ufficio di Gabinetto del Sindaco che del settore “Comunicazione pubblica”.
 
L’istituzione dell’URP è accompagnata dalla individuazione della sede, dall’assegnazione del personale e della strumentazione tecnica e informatica necessarie.
 
Il Sindaco, ai sensi dell’articolo 50, comma 10 del D. Lgs. 267/2000, provvede, con proprio atto, alla nomina del responsabile del servizio, cui viene affidato il compito di predisporre - di concerto con il capo settore, il dirigente il primo dipartimento ed il direttore generale - le scelte organizzative costitutive, con riferimento anche alle risorse umane, ad analisi, classificazione e semplificazione delle procedure e alla riorganizzazione dei flussi informativi fra gli uffici.

Titolo IV

Art. 12 - Organizzazione e funzionamento

Il settore “Comunicazione pubblica” (comprensivo dei servizi che ne fanno parte) viene ubicato in locali facilmente accessibili e raggiungibili in modo agevole, innanzitutto per consentire la massima fruibilità dell’URP.  

L’Ufficio Relazioni con il Pubblico é dotato di spazi e strumentazioni adeguate a consentire sia le attività che richiedono la comunicazione diretta o telefonica con il pubblico (front office), che il contemporaneo svolgimento dei compiti e delle funzioni di supporto all'informazione, alla comunicazione, al godimento dei diritti di accesso e partecipazione, nonché di progettazione e realizzazione delle iniziative di ricerca, monitoraggio e innovazione organizzativa (back office). 

L’URP garantisce un adeguato orario di apertura al pubblico, possibilmente coincidente con quello degli uffici che hanno un maggior afflusso di pubblico. 

Nell'ambito delle proprie competenze, il Dirigente del primo dipartimento assegna all’URP il personale necessario, sulla base delle previsioni operate dal responsabile del settore e del servizio, per il contestuale svolgimento di tutte le funzioni previste dal presente regolamento nonché un adeguato budget di spesa per la realizzazione delle diverse attività. 

L’URP organizza la propria attività sulla base degli obiettivi assegnati dal capo del settore “Comunicazione pubblica” e dal Dirigente il primo dipartimento, delle risorse umane e finanziarie attribuite, e può avvalersi della collaborazione dell'associazionismo, del volontariato, della cooperazione sociale. 

Art. 13 – Accesso al settore ed ai servizi

L’accesso alla funzione di capo settore e di capo servizio è regolata dalla vigenti disposizioni normative e regolamentari, cui va aggiunto - come condizione indispensabile - il possesso di titoli e attestati derivanti da percorsi formativi riconosciuti (minimo 120 ore) o da partecipazione a Master in materia di comunicazione pubblica. Va valutato, inoltre, il possesso di titoli in grado di potere corrispondere alle esigenze previste dal titolo II del presente regolamento. Costituisce, per il personale dipendente, titolo equipollente l’iscrizione all’albo dei giornalisti professionisti; tale condizione – nel caso di contratto di diritto privato, di diritto pubblico o consulenza stipulato con professionisti non dipendenti – è indispensabile per l’attribuzione delle funzioni in premessa citate.  

Art. 14 – Competenze e professionalità del personale

In considerazione dei compiti innovativi che è chiamato a svolgere, sia nel rapporto con i cittadini che in relazione all'organizzazione interna, al settore “Comunicazione pubblica” deve essere assegnato personale adeguatamente formato.

In particolare, il personale assegnato deve possedere le seguenti competenze:

1.	conoscenza approfondita dell’organizzazione comunale prevalentemente maturata in servizi ed attività  di staff;

2.	conoscenza di base di strumenti e tecniche per la raccolta e l’archiviazione delle informazioni e della comunicazione;

3. conoscenza adeguata per l'uso di strumenti informatici e telematici; 

4. conoscenze di base  di materie giuridiche e normative; 

La formazione continua e l’aggiornamento del personale devono assicurare:

a) conoscenze relative ai processi di semplificazione ed alle innovazioni procedurali introdotte nell’amministrazione comunale; 

b) conoscenze relative alle procedure in uso nelle altre amministrazioni; 

c) conoscenze di base delle dinamiche relazionali; 

d) conoscenza di strumenti e tecniche per la costruzione di supporti di comunicazione (cartacei, video, telematici); 

e) conoscenza di base di strumenti e tecniche di monitoraggio e ricerca sociale. 

Costituisce presupposto indispensabile il possesso altresì di competenze adeguate nel campo degli strumenti e delle tecniche di comunicazione pubblica; è auspicabile  l’assunzione di cognizioni in ordine alla organizzazione ed alla gestione delle risorse umane; alla progettazione e gestione di progetti relativamente complessi.

Al fine di sviluppare le competenze ed adeguare le conoscenze del personale, l'Amministrazione promuove, tramite l'Ufficio del personale, iniziative periodiche di formazione ed aggiornamento. 

Art. 15 – Ulteriori compiti del settore “Comunicazione pubblica”

L’URP è funzionalmente inserito nel settore “Comunicazione pubblica” che deve provvedere anche allo svolgimento dei seguenti compiti:

a.	sovrintendere all’insieme delle attività di informazione e di comunicazione con particolare attenzione alla efficacia delle iniziative dell’URP;

b.	comunicazione alla cittadinanza in ordine al ruolo, le funzioni e le modalità di accesso all’URP;

c.	monitoraggio, per conto del Dirigente il primo dipartimento e del Direttore Generale, tramite indicatori qualitativi e quantitativi, della funzionalità dell’URP. Sulla base dei risultati del monitoraggio, annualmente, il settore predispone linee di indirizzo e sviluppo per l'attività dei diversi servizi che trasmette al Dirigente il primo dipartimento ed al Direttore Generale;

d.	supporto alle attività di informazione del Portavoce, dell’Ufficio Stampa tramite l'aggiornamento costante della banca dati;

e.	supporto nell'introduzione e nell'utilizzo di software specifici;

f.	collaborazione alla selezione del personale destinato ai diversi servizi del settore e cura della formazione di ingresso dei nuovi operatori; 

g.	promozione di iniziative di formazione e aggiornamento permanenti relative ai compiti specifici dei servizi per assicurare la crescita omogenea della professionalità del personale e livelli qualitativi di prestazione il più possibile uniformi sul territorio cittadino;

h.	coordinamento operativo delle attività relativamente a:

•	promozione e realizzazione di reti integrate con le altre Pubbliche Amministrazioni;

•	promozione di funzioni innovative per assicurare un adeguamento costante dei servizi alla loro missione specifica;

•	monitoraggio delle attività di rilevazione del livello di soddisfazione dell’utenza, delle segnalazioni, delle proposte e dei reclami dei cittadini, per favorire le necessarie trasformazioni gestionali ed amministrative a livello cittadino.

Art. 16 – Norma transitoria e finale

Il presente regolamento acquista efficacia con la sua approvazione. 

Nelle more della sua definitiva applicazione il Sindaco è facultato, ai sensi dell’art. 50 del D. Lgs. 267/2000, ad attivare responsabilità atte a rendere operativo il disposto del presente regolamento, fatta salva ogni altra e diversa determinazione da definirsi attraverso le ordinarie procedure regolamentari e di legge.