SELEZIONE DEL PERSONALE

L’IPOTESI DI LAVORO, CHE ANDRA’ VERIFICATA NEI PRIMI MESI SUCCESSIVI ALL’AVVIO DELL’UFFICIO, PREVEDE UN FRONT OFFICE COSI’ COMPOSTO:

1 addetto alla reception	5 sportellisti	

Le funzioni di receptionist possono essere svolte a turno da tutti gli sportellisti. Non è indispensabile raggiungere specializzazioni spinte, che possono rivelarsi controproducenti in caso di assenze, mentre l’intercambiabilità dei ruoli, per ovvie ragioni, migliora lo spirito di collaborazione.	
Personale “prestato” all’Ufficio del Pubblico dai cinque Settori del Comune, particolarmente adatto al rapporto con il pubblico e preparato, attraverso corsi di formazione e/o riunioni di orientamento interne, alle funzioni di comunicazione e di informazione. La ricchezza e completezza delle esperienze lavorative maturate nei settori di provenienza sono indispensabili per la riuscita del progetto.	

LINEE GUIDA PER LA SELEZIONE E L’UTILIZZO DEL PERSONALE

1	Ciascun Dirigente dovrebbe individuare almeno due dipendenti, con le seguenti caratteristiche:
•	buona capacità comunicativa
•	elevata conoscenza di tutta l’organizzazione
•	buona relazione con i colleghi di lavoro
•	fiducia nell’Ente
•	attitudine all’autonomia organizzativa
•	facilità d’uso di strumenti informatici e telematici
•	disponibilità ad accettare orari di servizio più favorevoli agli utenti

2	Il personale così individuato parteciperà sia ai corsi di formazione organizzati da Ancitel o altre agenzie, entro i mesi di marzo e aprile, sia alle riunioni interne di orientamento per la definizione degli standard di erogazione del servizio

3	Tra le dieci persone verranno scelti i cinque addetti che parteciperanno all’avvio dell’ufficio, continuando a dipendere funzionalmente dal Dirigente del settore di provenienza, anche per l’autorizzazione ai permessi brevi e ai congedi vari

4	Se durante il periodo di lavoro presso l’Ufficio del Pubblico si verificano assenze per qualsiasi motivo, l’addetto viene sostituito dall’altro dipendente selezionato, proveniente dallo stesso settore

5	La programmazione di attività che implicano un aumento del flusso di pubblico agli sportelli dovrà essere concordata con il Responsabile dell’Ufficio del Pubblico e, se del caso, il Dirigente provvederà a dislocare anche il secondo dipendente per il periodo di tempo necessario

6	I Dirigenti possono anche adottare sistemi di rotazione del personale da “prestare” all’Ufficio del Pubblico, sempre previa specifica formazione

OSSERVAZIONI

•	La partecipazione ai corsi di formazione di personale in numero superiore agli sportelli previsti è utile per diffondere una cultura di servizio orientata all’utente tra tutti i dipendenti e per creare uno spirito di collaborazione tra il front office e gli uffici che producono i servizi.
•	Sarà inoltre meno problematico provvedere alle sostituzioni o agli incrementi temporanei degli sportellisti, se all’interno dell’organizzazione esiste personale già preparato.