Migliorare la qualità dei servizi della giustizia penale: l'esperienza dell'Ufficio GIP-GUP del Tribunale di Salerno

29 aprile 2013 - Il Tribunale di Salerno ha partecipato al Progetto interregionale/transnazionale "Diffusione di best practices negli uffici giudiziari italiani". Maria Teresa D’Andrea, Direttrice Amministrativa responsabile della Sezione dei Giudici per le Indagini e le Udienze Preliminari del Tribunale di Salerno, ci racconta la sua esperienza e ci illustra gli interventi realizzati presso l'Ufficio Giudiziario

Un triennio di attività

Sviluppatosi tra il 2010 ed il 2012, il Progetto ha perseguito la mission comune a tutti gli uffici giudiziari beneficiari:

• aumentare la qualità dei servizi della giustizia penale e civile;
• accrescere la capacità di informazione e comunicazione a cittadini ed utenti;
• innalzare il livello di responsabilità sociale degli UUGG sui risultati e sull'utilizzo delle risorse pubbliche;
• ridurre i costi di funzionamento dell'apparato giudiziario.

"Gli uffici dell'area civile interessati sono stati la Terza Sezione Civile - composta dalle quattro Cancellerie Fallimentare, Esecuzioni Mobiliari, Esecuzioni Immobiliari e Contenzioso - la Sezione Lavoro e Previdenza, e l'Ufficio Spese Pagate dall'Erario. Per l'area penale del Tribunale, invece, hanno assicurato la propria disponibilità la Sezione GIP-GUP, le Cancellerie Dibattimentali, la Sezione del Riesame e Misure di Protezione e la Corte di Assise", premette la dottoressa D'Andrea.

Il coinvolgimento non è stato omogeneo. "Non tutti gli uffici del Tribunale hanno partecipato alle varie fasi ed attività con la medesima intensità. Il Progetto non è stato preceduto da diffusa e completa informazione sulle finalità e caratteristiche, per cui è stato accolto con scetticismo e sospetto. Del resto, la tendenziale autoreferenzialità e la resistenza al cambiamento sono caratteristiche  di molte amministrazioni pubbliche e raccogliere sfide come quella propostaci comporta investire tempo ed energie che, in contingenze storiche come quelle attuali, sono difficilmente richiedibili al personale, anche quando è animato da curiosità e sostenuto da forte spirito di attaccamento al proprio lavoro. Per il personale amministrativo non dirigenziale, inoltre, non è ancora pienamente operativo un sistema premiante legato al raggiungimento di obiettivi, per cui non si è potuto contare neanche su incentivi ad hoc. I consulenti esterni, comprendendo tali difficoltà, si sono sempre adattati alle nostre disponibilità con molta elasticità di orari e giorni, favorendo in tal modo la creazione del giusto clima che ha permesso di superare le iniziali difficoltà ed avviare così le attività progettuali. È iniziata quindi un'attenta analisi delle attività e delle procedure dei diversi uffici finalizzata a far emergere le criticità più rilevanti, alcune delle quali sono state selezionate e sottoposte ad interventi mirati. Il tutto sempre mediante costante condivisione con magistrati e dipendenti, che ha anche accresciuto la consapevolezza di tutti gli attori coinvolti” spiega la dottoressa.

I prodotti realizzati

Dagli interventi di organizzazione ci si aspettava di migliorare la qualità delle prestazioni,  riducendo i costi di erogazione dei servizi. I risultati attesi erano complessivamente sintetizzabili in cinque punti:

1. valutare i livelli di tecnologia esistenti nell'Ufficio per implementare meccanismi di gestione elettronica di richieste dell'utenza;
2. introdurre la Carta dei Servizi;
3. redigere il Bilancio Sociale;
4. predisporre procedure per l'accompagnamento alla Certificazione ISO 9001:2008;
5. utilizzare efficacemente il sito web, anche per l'erogazione di servizi telematici.

Questi sono stati raggiunti con la redazione di un Manuale Qualità e del Bilancio sociale  nel 2011 e della Carta dei Servizi  nel 2012. Inoltre è stato realizzato il Sito del Tribunale di Salerno.

Nel triennio 2010-2012 le azioni di miglioramento portate avanti nel corso di questa prima esperienza di riorganizzazione degli Uffici Giudiziari del Tribunale di Salerno sono state articolate, inoltre, in una serie di interventi aventi ad oggetto, solo per citarne alcuni:

• l’ottimizzazione dei processi di comunicazione e dei modelli di collaborazione con la Procura di Salerno (Progetto "Communico" e "Dies Fasti");
• il ridisegno organizzativo e razionalizzazione dei processi e dei carichi di lavoro delle cancellerie dei magistrati della Sezione Gip-Gup del Tribunale di Salerno (Progetto "Ufficio Unico del Magistrato");
• il miglioramento dei livelli di efficienza ed efficacia dei flussi informativo - documentali interni ed esterni alle Sezioni (Progetto "Exemplar Iustitiae");
• la riorganizzazione ed ottimizzazione dei processi di archiviazione e consultazione dei fascicoli dibattimentali (Progetto "Tabularium");
• la riduzione dei tempi di verbalizzazione in fase di udienza e predisposizione delle sentenze non contestuali  (Progetto “Iudici Verba”).

Un progetto interessante di ottimizzazione dell'iter delle notificazioni penali denominato "C.Uf." è stato condotto, invece, all'interno dell'Ufficio dell'intervistata e messo ufficialmente a regime il 31 ottobre 2011.

Il progetto di riorganizzazione dei processi di notifica penale "C.UF."

La Direttrice amministrativa dell'Ufficio GIP/GUP del Tribunale di Salerno, racconta così l'iter del progetto di ottimizzazione delle notifiche penali: "L'analisi organizzativa condotta nell’ambito del Progetto di "Diffusione di Best Practices negli Uffici Giudiziari Italiani" ha evidenziato una forte criticità trasversale a tutti gli uffici giudiziari consistente nella giacenza presso le Cancellerie di un alto numero di avvisi di ricevimento di atti giudiziari non inseribili nei corrispondenti fascicoli processuali per incompleta/inesatta indicazione in essi dei dati utili a tal fine.

Questa disfunzione organizzativa ha risvolti importantissimi sulla dinamica processuale perché il processo di notificazione ha carattere di inderogabilità, influisce  direttamente sulla durata dei procedimenti sia civili che penali, ed è oneroso per l’Erario.

In particolare, da una ricerca Eurispes - U.C.P.I. sul processo penale in Italia, realizzata nel 2008, emergeva che nel Tribunale di Salerno, nel 16,3 % dei casi, il processo veniva rinviato per omessa o irregolare notifica all'imputato, al difensore o alla parte offesa. Un dato allarmante, che si attestava di 4.7 punti percentuali al di sopra del valore nazionale (11,6%). Presso la Sezione Gip/Gup, dove mediamente si avviano più di 12.000 processi di notificazione all' anno a mezzo servizio postale per procedimenti iscritti pari a 29.985 (di cui 13.100 contro noti) nell’anno 2011, il numero di giacenze, prima dell’introduzione del C.Uf era nell’ordine di molte centinaia. La progettazione di un intervento migliorativo doveva tenere in debito conto le caratteristiche dell’iter della notificazione che è  processo a ciclo chiuso e coinvolge una pluralità di attori alcuni dei quali estranei all’ufficio giudiziario (UNEP e Poste Italiane).

Nello specifico le attività sono state svolte in otto fasi consequenziali:

1. analisi dei dati solitamente riportati sugli avvisi giacenti;
2. ricostruzione dell’iter di notificazione a mezzo servizio postale in sinergia con i rappresentanti degli enti interessati – in successione temporale, UNEP e Poste Italiane SpA;
3. elaborazione di un codice alfanumerico (algoritmo di assegnazione);
4. a partire dalla creazione dell’algoritmo generale per la classificazione di tutti gli uffici, sono stati definiti i codici alfanumerici di ciascun  Ufficio/servizio della Sezione Gip/Gup ed effettuata una verifica di compatibilità ed adattamento alle modalità operative interne di ciascun attore, ivi comprese quelle determinate dall’adozione di applicativi informatici in uso (GSU);
5. predisposizione di nuova modulistica interna per favorire l’adattamento all’innovazione organizzativa e il monitoraggio costante sull’utilizzo del C.Uf. da parte di tutti gli operatori dell’ufficio giudiziario;
6. presentazione del C.Uf. ai vari Uffici NEP ed uffici postali destinatari dei nostri atti da notificare;
7. monitoraggio delle giacenze ad intervalli regolari secondo scadenze prefissate;
8. estensione del C.Uf. anche alla corrispondenza in uscita diversa dalle richieste di notificazione".

Il progetto di riorganizzazione dei processi di notifica penale condotto presso la Sezione Gip/Gup del Tribunale di Salerno ha consentito di abbattere di circa il 95% il tasso di dispersione delle relate di notifica alla base del sostanziale allungamento dei tempi per la definizione dei procedimenti e del significativo incremento dei costi connessi alla duplicazione degli invii delle notifiche.

Il C.Uf. rappresenta un intervento immediato sulla capacità di riorganizzazione degli uffici giudiziari del Tribunale di Salerno, al fine di implementarne la produttività e la qualità percepibile dagli stakeholders. Non si pone in antitesi con le nuove auspicabili modalità digitali in quanto la notificazione degli atti penali a mezzo servizio postale rimarrà da privilegiarsi laddove non sarà possibile richiederla nelle altre formalità, come la mancata dotazione di PEC da parte dei destinatari non qualificati come avvocati o di altre figure processuali alle quali non si potrà ragionevolmente imporne l’utilizzo.

"È quindi possibile affermare che, a conclusione dei lavori, gli obiettivi iniziali e i risultati attesi sono stati raggiunti. Il cittadino/utente percepisce una migliore qualità del servizio giustizia: ci sono meno avvisi in giacenza e si è notevolmente ridotto il numero di atti non inseribili. Anche sul versante interno, siamo soddisfatti e i miglioramenti sono chiaramente visibili: non si assiste più a duplicazioni di notifica, la durata del processo è minore e si è elevato il grado di responsabilizzazione e consapevolezza di tutti gli attori coinvolti. Abbiamo inoltre riqualificato una risorsa lavorativa che prima spendeva quasi tutto il proprio tempo in affannose e spesso infruttuose ricerche", sottolinea l'intervistata.