L’applicazione del modello CAF giustizia: l’esperienza del laboratorio per gli uffici giudiziari

Con il seminario del 25 novembre si sono conclusi i lavori del laboratorio di sperimentazione del CAF giustizia promosso dal Dipartimento della Funzione Pubblica e dal Ministero della Giustizia e realizzato dal Formez (novembre 2009)

L’iniziativa, che  si colloca all’interno di una più ampia collaborazione tra il Dipartimento e il Ministero della Giustizia, è finalizzata a sostenere la diffusione di modelli organizzativi, nella gestione degli Uffici giudiziari, che siano caratterizzati da significativi miglioramenti dell’efficienza, della trasparenza e dell’efficacia e guidati da logiche di miglioramento continuo.

La Procura Generale della Repubblica presso la Corte d’Appello Bari, il  Tribunale di Genova, i Tribunali per i Minorenni di Genova e  di Lecce, i Tribunali di Sorveglianza di Catanzaro,  di Lecce e di Roma e  il Tribunale di Siracusa sono gli otto uffici che hanno partecipato al laboratorio.

Nell’ambito del laboratorio, che si è svolto nell’arco di 8 mesi secondo un percorso già più volte sperimentato dal Dipartimento e dal Formez con altre tipologie di amministrazioni,  l’autovalutazione è stata sviluppata come un esercizio di apprendimento. Gli uffici, supportati dal know how reso disponibile via via dagli esperti del laboratorio, si sono cimentati nel percorso di autovalutazione CAF effettuando un check diagnostico delle proprie performance  e individuando allo stesso tempo problemi e soluzioni attraverso una riflessione condivisa sul processo di autovalutazione nel corso   del suo svolgimento.

Il Laboratorio si configura dunque come un luogo di analisi e di verifica, ma anche di scambio di esperienze e competenze e di progettazione di soluzioni per azioni di miglioramento. Gli uffici partecipanti  sono stati assistiti in questo percorso dagli esperti che hanno agito come facilitatori sostenendoli nell’individuazione di soluzioni ai problemi che di volta in volta si sono presentati.

In particolare, la parte teorica del Laboratorio ha riguardato i principi che sono alla base dei processi di autovalutazione e miglioramento continuo: l’autovalutazione come processo condiviso che coinvolge in modo diffuso tutti i dipendenti dell’organizzazione; la funzione diagnostica quale attività necessaria per la comprensione dei punti di forza e di debolezza e per la definizione delle priorità di intervento. Tutte le attività degli uffici sono state supportate con appositi strumenti di lavoro e materiali atti a guidare l’esecuzione delle diverse fasi del processo. Risultato del percorso è stata la produzione dei rapporti di autovalutazione da parte degli uffici e una prima definizione dei piani di miglioramento conseguenti.

Dal punto di vista dell’efficacia del supporto ricevuto e della valutazione conclusiva sull’esperienza emerge, da una ricognizione effettuata a valle della conclusione delle attività del Laboratorio, un elevato grado di soddisfazione dei partecipanti e la convinzione, generalizzata, dell’utilità dell’autovalutazione con il modello CAF.

Relativamente agli aspetti concernenti le difficoltà rilevate e le condizioni che favoriscono o meno l’utilizzo del modello da parte degli uffici di giustizia si possono evidenziare alcuni elementi di carattere generale che saranno oggetto di riflessione nel corso del seminario.

In fase iniziale, come era previsto, sono state rilevate alcune difficoltà interpretative causate dalla scarsa familiarità  con il linguaggio e le logiche sottostanti al modello CAF che sono in realtà comuni a tutto gli approcci di Total Quality Management (TQM), approcci, com’è noto, ancora poco presenti nelle organizzazioni del settore giustizia. Si è quindi rilevata utile ed efficace la parte di personalizzazione del modello che, integrandolo rispetto alla versione originaria, ne introduce i concetti chiave con un linguaggio sufficientemente chiaro da risultare adatto anche a non addetti ai lavori.

Relativamente alle condizioni che favoriscono l’utilizzo del modello, come per la maggior parte delle amministrazioni che intraprendono questo percorso, il commitment del vertice e il coinvolgimento del personale si sono rilevati fattori strategici nello svolgimento del processo di autovalutazione. Senza il commitment del vertice, infatti, l’autovalutazione non può assumere un carattere strategico ovvero non vi è sufficiente garanzia che all’autovalutazione conseguano le azioni di miglioramento che sono il vero obiettivo perseguito. Allo stesso modo è importante, per evitare che  l’autovalutazione diventi un esperimento circoscritto a pochi, che tutto il personale venga informato e che le modalità di gestione del processo e gli obiettivi strategici dell’iniziativa vengano comunicati e condivisi adeguatamente.

Sotto il profilo delle evidenze emerse dall’autovalutazione è infine importante rilevare che le amministrazioni della giustizia presentano aree di criticità, su cui è necessario intervenire, molto simili a  quelle delle altre amministrazioni pubbliche:

• l’area del coinvolgimento dei cittadini/clienti e degli altri portatori di interesse nella definizione dei processi di servizio
• l’area della comunicazione interna ed esterna
• l’area della gestione del personale e dell’ impiego delle risorse
• l’area della misurazione e della valutazione della qualità delle performance.

A queste aree di debolezza fanno riscontro alcuni punti di forza legati essenzialmente alla condivisione presente nelle organizzazioni a valori di riferimento quali legalità, imparzialità, trasparenza, etica e  all’impegno personale verso i cittadini.
Oltre a ciò, nella maggior parte degli uffici, si riscontra un ambiente coeso e partecipativo, basato però più sull’impegno dei singoli che su azioni sistematiche e strutturate.

Al termine di questo percorso di sperimentazione del CAF Giustizia si può dire che i risultati raggiunti dalle amministrazioni confermano che il modello CAF può essere utilmente applicato dagli uffici territoriali di giustizia, come da tutte le altre organizzazioni pubbliche, e che l’azione di personalizzazione del modello ne facilita certamente la comprensione e l’uso.

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