Progetto Volgi: un'occasione di innovazione sistemica nei servizi di giustizia per il cittadino
13 marzo 2013 - Il Tribunale di Monza ha riorganizzato la Cancelleria e intrapreso un percorso di cambiamento della volontaria giurisdizione (VOLGI). A partire dalle criticità emerse lungo tutto il flusso di lavoro - dall’accesso degli utenti alla richiesta di informazioni alla Cancelleria, dall’elaborazione alla gestione dei procedimenti - l’approccio seguito per la riprogettazione del lavoro interno è stato rivolto alla costituzione di un team capace di supportare i cittadini nella loro interazione con l’Ufficio Giudiziario di competenza
La riorganizzazione dei servizi al Cittadino per la volontaria giurisdizione del Tribunale di Monza
Ad oggi, nel circondario del Tribunale di Monza sono stati istituiti 7 Sportelli Territoriali per la Volontaria Giurisdizione cinque dei quali nei comuni Capo Area del territorio della Provincia di Monza-Brianza (Desio, Carate Brianza, Seregno, Vimercate e Monza) e due nelle aree dalla Provincia di Milano ma sempre di competenza del Tribunale di Monza (nei comuni di Sesto San Giovanni e Cinisello Balsamo).
Le attività gestite dagli Sportelli realizzati attraverso la collaborazione tra ufficio giudiziario e comuni, riguardano la gestione delle Amministrazioni di sostegno, gli Atti di straordinaria amministrazione a favore di un minore, la tutela dei minori e la tutela interdetto. In particolare gli Sportelli Territoriali permettono di:
- gestire azioni di informazione, diffusione e promozione di materiale informativo, su alcune delle fattispecie di Volontaria Giurisdizione rivolte ai cittadini nell’area/comprensorio di appartenenza
- supportare le attività di predisposizione dell’istanza , raccogliere e verificare gli allegati e aiutare i cittadini a compilare correttamente la modulistica
- raccogliere le istanze compilate e depositarle nella Cancelleria del Tribunale
- supportare le attività di predisposizione dei rendiconti periodici di Amministrazione di Sostegno e Tutele
- raccogliere i rendiconti periodici compilati e depositarli nella Cancelleria del Tribunale.
I primi risultati e le azioni future
L’intervento è stato sviluppato con attenzione a due fronti: quello dell’organizzazione interna della cancelleria del tribunale, da un lato; e quello delle esigenze dei cittadini e dei ‘coproduttori’ del servizio (comuni, asl, volontariato), dall’altro.
sul versante interno, l’analisi dei flussi di lavoro ha permesso di far emergere criticità quali l’eccesso di pubblico quotidianamente presente, sia in media che con picchi peculiari in determinate circostanze (cosa che toglie tempo alla gestione dei fascicoli) , la gestione dell’archivio, ecc. per affrontare questi problemi organizzativi, si e’ deciso di costituire sportelli esterni e di introdurre un software di identificazione e tracciabilità dei fascicoli.
la costituzione degli sportelli esterni ha implicato un intenso lavoro con i partner, sia per conoscere le esigenze degli utenti sia per analizzare i processi di lavoro e le disponibilità di cooperazione sul lato degli stessi partner.
Al termine della prima fase dei lavori si è assistito ad una riduzione del 30% negli accessi dei Cittadini alle cancellerie del tribunale e ad una riduzione del 20% nella durata media del tempo per il primo deposito di istanza.
Nel prossimo futuro è prevista la realizzazione di un nuovo layout degli uffici di Cancelleria ed una riorganizzazione dei ruoli e dei compiti degli addetti.
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Gli interventi per il miglioramento organizzativo nel Tribunale di Monza Progetto VOLGI
