Tema: Innovazione amministrativa

Lavorazione dei documenti nelle Pubbliche Amministrazioni

di Stefano Pigliapoco

Il DPR 20 ottobre 1998, n. 428, concernente il regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico delle pubbliche amministrazioni, è stato accolto dalla maggior parte degli operatori come un insieme di specifiche tecniche e funzionali volte a favorire una informatizzazione più avanzata degli uffici di protocollo.
 
In realtà questa norma, oltre ad introdurre elementi di assoluta novità, come l'inserimento tra i dati di protocollo dell'impronta del documento informatico se trasmesso per via telematica (cfr. art. 4), modifica radicalmente le modalità di svolgimento delle operazioni di registrazione, classificazione ed archiviazione dei documenti ricevuti e prodotti dalle pubbliche amministrazioni.
 
Per convincersi di questo è sufficiente fare alcune considerazioni.
 
L'articolo 3, comma 1, lettera c), fissa per il sistema di protocollo informatico il requisito della conoscibilità del collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali. Ciò implica che le strutture cui compete lo svolgimento dei procedimenti amministrativi devono partecipare attivamente alla gestione dei documenti.
 
L'articolo 15, comma 4, assegna alle amministrazioni il compito di determinare le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo. Questo significa che nel sistema di protocollo informatico i fascicoli relativi ai procedimenti amministrativi devono essere completi, cioè contenere non soltanto i documenti ricevuti o spediti dall'amministrazione, ma anche gli atti preparatori interni prodotti dagli uffici di competenza.
 
In queste due considerazioni c'è gran parte della forza innovatrice del DPR 428/98, che mira chiaramente alla realizzazione di un sistema informativo documentale unitario ed uniforme, sviluppato con il contributo di tutte le strutture dell'amministrazione, ciascuna per quanto di sua competenza.
L'obiettivo che si vuole conseguire è chiaro, ma è altrettanto chiaro che non è facile raggiungerlo perché occorre intervenire in ogni comparto dell'amministrazione dettando regole per la gestione dei documenti. Tuttavia, il percorso da seguire è in parte tracciato nello stesso DPR 428/98 ed in parte nelle regole tecniche per il protocollo informatico contenute nel DPCM 31 ottobre 2000.
 
Nel DPR 428/98 si sottolinea l'esigenza di istituire un Servizio per il coordinamento e la supervisione delle attività connesse alla gestione dei documenti alla cui direzione va posto un Responsabile in possesso di idonei requisiti professionali. Nel DPCM 31 ottobre 2000, invece, si evidenzia la necessità di una regolamentazione puntuale delle operazioni di registrazione, classificazione ed archiviazione dei documenti
L'adozione di un manuale di gestione che descriva il sistema di gestione e conservazione dei documenti è esplicitamente richiesta negli articoli 3, 4 e 5 del DPCM citato. Si tratta di un documento piuttosto articolato e complesso, nel quale vanno descritti i flussi di lavorazione dei documenti ricevuti e prodotti, il piano di sicurezza dei documenti informatici, l'impianto tecnologico su cui poggia il sistema di protocollo informatico e tutte le procedure adottate dall'amministrazione per la gestione dei documenti.
 
Del manuale di gestione dei documenti e dei suoi contenuti tratteremo in successivi articoli di approfondimento. Per ora ci preme ribadire il concetto che la realizzazione di sistemi di protocollo informatico conformi alla normativa vigente non è solo un esercizio per informatici, ma è soprattutto un'occasione per ridisegnare i flussi documentali con l'intento di conseguire il massimo livello di efficienza, efficacia e trasparenza dell'azione amministrativa. Un'occasione che diventa necessità urgente nella prospettiva, ormai concreta, della circolazione dei documenti informatici sottoscritti con firma digitale.
 

 


Ultimo aggiornamento: 25/09/12