RSS
Tema: Comunicazione pubblica
Ministeri e comunicazione interna
Il bilancio del docente coordinatore del laboratorio URPdegliURP: ''La comunicazione interna e le nuove tecnologie''
Indice
Che cosa è emerso dai lavori
Le strade da percorrere
Conclusioni
Le strade da percorrere
La comunicazione interna, che costituisce per gli URP una precondizione di funzionamento, viene attualmente realizzata con una certa discontinuità e senza il supporto di precise strategie d'azione. Su questo fronte si è lavorato incoraggiando l'esplicitazione delle iniziative sperimentate da alcuni Ministeri e l'ideazione di alcune alternative possibili all'interno di ciascun Ministero.
Attraverso l'esposizione e l'approfondimento delle esperienze degli URP abili, il confronto su tematiche percepite rilevanti dai partecipanti, i lavori di mappatura, gli spazi dedicati all'ideazione di nuove iniziative (web ring e documento delle istanze), i lavori di gruppo e la condivisione delle esperienze in itinere, il Laboratorio ha costituito essenzialmente un luogo di eventi, sede non solo di scambio e di elaborazione di conoscenze, ma anche di rilettura di eventi già avvenuti e di creazione di nuovi.
Tra questi ultimi, sono emersi in particolare alcuni progetti di sviluppo su cui i Ministeri intendono lavorare:
Realizzazione Web Ring
Individuazione, all'interno del proprio Ministero, di competenze, dirigenti, procedimenti
Rivisitazione rete referenti interni
Rivisitazione proprie pagine Web
Monitoraggio formativo dei referenti interni
Stesura regolamento URP o rinnovo regolamento URP
Monitoraggio URP periferici
Co-costruzione con i referenti di un "Piano di Fattibilità"
Piena utilizzazione Intranet
torna su
Attraverso il questionario di feedback a medio termine, cercheremo di ottenere qualche indicazione sullo stato dell'arte di questi progetti.
Al di là dei tempi e dei modi con cui tali progetti potrebbero vedere la luce, è a mio avviso importante rilevare come questi progetti riflettano degli orientamenti di sviluppo molto importanti: prima di tutto il tentativo, da parte degli URP, di ancorarsi alla struttura di appartenenza, di predisporre con essa più solidi, reciproci, legittimati e professionali legami. Proprio questo ritengo che costituisca una delle principali prospettive aperte nel corso del Laboratorio: adesso che questi Uffici esistono, e sulla carta sono legittimati, la loro sfida è trovare e sperimentare modi per amalgamarsi con l'organizzazione di appartenenza, coordinandosi con i processi che di essa fanno parte, accettando il fatto che tale reciproca contaminazione potrebbe non essere indolore, e soprattutto, potrebbe non essere atto dovuto, quanto conquistato, negoziato, co-costruito, inventato.
In secondo luogo, la presa in carico del fatto che l'URP si deve munire di banche dati aggiornate e aggiornabili, dotandosi pure delle relative competenze di gestione.
In terzo luogo, l'attenzione crescente nei confronti dell'uso consapevole degli strumenti informatici a supporto delle attività dell'Ufficio.
In quarto luogo, il desiderio di maturare e veder riconosciuta la propria professionalità: la mutevole complessità dei contesti organizzativi, normativi, politici e sociali in cui si trova ad agire l'operatore dei servizi di comunicazione organizzativa, e l'assenza di un background formativo/professionale largamente condiviso e storicamente definito, fanno emergere con più forza il bisogno di sentirsi parte di una comunità professionale in grado di valorizzare il bagaglio di competenze condivise, di trasformare in valore aggiunto le diversità, e di fornire le opportunità di crescita necessarie all'aggiornamento.
Conclusioni
Concludo con un'ultima riflessione su questa esperienza e su quanto sto qui esponendo: parlare e scrivere di comunicazione organizzativa non significa necessariamente svilupparla; sicuramente, però, significa esplorarne e rinnovarne i modi per pensarla, concepirla, rappresentarla, condividerla, pianificarla, co-costruirla; significa valorizzare e dare un senso alle cose che si fanno, una strategia a quelle che possono essere fatte, e un pre-testo a quelle che si faranno, facilitando, da un lato, il circolo virtuoso azione-riflessione sull'azione, e dall'altro, il passaggio dal mondo delle possibilità al mondo della realizzazione.
Che cosa è emerso dai lavori
Le strade da percorrere
Conclusioni
Che cosa è emerso dai lavori
Sulla scia di quanto ha fatto Annalisa Gramigna, utilizzerò questo spazio per condividere alcune riflessioni sull'esperienza di cui sono stata attrice.
Il Laboratorio "La comunicazione interna e le nuove tecnologie" ha coinvolto operatori e responsabili di URP di Ministeri; nel corso del Laboratorio sono stati attivati alcuni progetti e affrontati una molteplicità di temi relativi alla comunicazione organizzativa e allo specifico ruolo (attuale e potenziale) svolto da ciascun URP partecipante in tale ambito all'interno del proprio Ministero.
Uno dei più significativi elementi emersi durante il Laboratorio, è stato la multiformità delle realtà professionali ed organizzative in cui ciascun URP ministeriale si trova, oggi, ad operare.
Il lavoro di mappatura del proprio contesto ha sottolineato ulteriormente queste diversificazioni. In geografia, "mappare" significa rilevare le caratteristiche significative di un territorio e rappresentarle; scopo della mappatura è facilitare la conoscenza del territorio e la sua ulteriore esplorazione.
Senza pretese di oggettività e rigore scientifico, l'attività di mappatura che è stata proposta ai partecipanti del laboratorio ha avuto proprio questo obiettivo: rilevare le caratteristiche significative dell'insieme di flussi e strumenti comunicativi in atto nel proprio contesto organizzativo e rappresentarle, in modo da favorirne la comprensione, il confronto e il monitoraggio.
L'attività ha evidenziato una serie di aspetti decisamente rilevanti:
estrema differenziazione di posizionamento degli URP tra Ministero e Ministero;
casi di elevata precarietà degli organigrammi, soprattutto e proprio a livello di URP;
casi di scarso collegamento strutturale tra i diversi soggetti organizzativi coinvolti nella comunicazione organizzativa: ufficio stampa, portavoce, sito, URP;
casi di inesistenza di un vero e proprio URP;
casi di compresenza di più URP nell'organizzazione.
Il primo punto ci riporta alla complessa e aspramente dibattuta questione del posizionamento degli URP, legata anche allo scarso peso che il personale degli URP ministeriali ritiene di avere nella propria organizzazione: sono frequentemente percepiti insufficienti all'esercizio delle proprie funzioni sia le risorse umane e strumentali, che l'autonomia che il riconoscimento.
Il secondo punto ci pone di fronte al fatto che gli URP e le persone che ci lavorano sono attualmente coinvolti in un processo di differenziazione funzionale non ancora ben definito: ruolo, posizione e incarichi sono in molti casi percepiti revocabili ed incerti.
Il terzo punto riguarda lo scollamento esistente tra le diverse strutture che si occupano di comunicazione all'interno dell'organizzazione, i cui fattori determinanti possono essere ricondotti sia a dimensioni oggettive, come grandezza, complessità e dispersività delle organizzazioni considerate, sia a dimensioni storico-culturali, riferibili all'assenza di un radicato patrimonio di buone pratiche della comunicazione organizzativa, all'abitudine di gestire le attività per compartimenti stagni, alle dinamiche di potere.
Questo scollamento rientra nel più ampio quadro della comunicazione interna, di cui gli URP ministeriali ancora partecipano parzialmente, seppur con le dovute differenze tra Ministero e Ministero. Gli Uffici relazione con il Pubblico presidiano solo alcune fasi del più ampio processo di comunicazione organizzativa; nell'ottica della comunicazione integrata, devono interfacciarsi con professionalità e ruoli diversificati, e riuscire a costruire con essi rapporti sinergici e reciprocamente vantaggiosi. Il quarto punto non ha bisogno di alcuna sottolineatura, mentre il quinto ci pone di fronte alla necessità di gestire lo sviluppo di molteplici e diversificati URP all'interno di una stessa organizzazione.
Il Laboratorio, pur dedicando spazio di approfondimento a tutti i temi emersi, ha potuto farsi carico operativamente solo di alcuni dei punti sopra esposti, rientrando, gli altri, in ambiti di influenza troppo distanti dai nostri. In particolare, ha prodotto spunti e ragioni utili all'attivazione di una serie di contatti tra le strutture di comunicazione interne a ciascun Ministero, sostenendo l'ideazione e l'avvio di strategie di promozione interna.
Per quanto riguarda gli strumenti tecnologici di comunicazione, ogni URP appare sufficientemente attrezzato: posta elettronica e internet sono utilizzati dalla totalità dei partecipanti. Tuttavia, le competenze informatiche sono ancora disomogenee e spesso carenti, con le ovvie conseguenze d'uso: in molti casi, tali strumenti sono utilizzati al di sotto delle effettive potenzialità.
Anche l'uso della mailing list del Laboratorio ha risentito di tali condizioni. Anche per questo motivo, si è rivelato prezioso il contributo di Claudio Casadio, che ha prodotto per ciascun partecipante un CD-Rom contenente, oltre ad un ricco repertorio bibliografico, anche una serie di manuali d'uso sui principali strumenti di Office Automation.
Sulla scia di quanto ha fatto Annalisa Gramigna, utilizzerò questo spazio per condividere alcune riflessioni sull'esperienza di cui sono stata attrice.
Il Laboratorio "La comunicazione interna e le nuove tecnologie" ha coinvolto operatori e responsabili di URP di Ministeri; nel corso del Laboratorio sono stati attivati alcuni progetti e affrontati una molteplicità di temi relativi alla comunicazione organizzativa e allo specifico ruolo (attuale e potenziale) svolto da ciascun URP partecipante in tale ambito all'interno del proprio Ministero.
Uno dei più significativi elementi emersi durante il Laboratorio, è stato la multiformità delle realtà professionali ed organizzative in cui ciascun URP ministeriale si trova, oggi, ad operare.
Il lavoro di mappatura del proprio contesto ha sottolineato ulteriormente queste diversificazioni. In geografia, "mappare" significa rilevare le caratteristiche significative di un territorio e rappresentarle; scopo della mappatura è facilitare la conoscenza del territorio e la sua ulteriore esplorazione.
Senza pretese di oggettività e rigore scientifico, l'attività di mappatura che è stata proposta ai partecipanti del laboratorio ha avuto proprio questo obiettivo: rilevare le caratteristiche significative dell'insieme di flussi e strumenti comunicativi in atto nel proprio contesto organizzativo e rappresentarle, in modo da favorirne la comprensione, il confronto e il monitoraggio.
L'attività ha evidenziato una serie di aspetti decisamente rilevanti:
estrema differenziazione di posizionamento degli URP tra Ministero e Ministero;
casi di elevata precarietà degli organigrammi, soprattutto e proprio a livello di URP;
casi di scarso collegamento strutturale tra i diversi soggetti organizzativi coinvolti nella comunicazione organizzativa: ufficio stampa, portavoce, sito, URP;
casi di inesistenza di un vero e proprio URP;
casi di compresenza di più URP nell'organizzazione.
Il primo punto ci riporta alla complessa e aspramente dibattuta questione del posizionamento degli URP, legata anche allo scarso peso che il personale degli URP ministeriali ritiene di avere nella propria organizzazione: sono frequentemente percepiti insufficienti all'esercizio delle proprie funzioni sia le risorse umane e strumentali, che l'autonomia che il riconoscimento.
Il secondo punto ci pone di fronte al fatto che gli URP e le persone che ci lavorano sono attualmente coinvolti in un processo di differenziazione funzionale non ancora ben definito: ruolo, posizione e incarichi sono in molti casi percepiti revocabili ed incerti.
Il terzo punto riguarda lo scollamento esistente tra le diverse strutture che si occupano di comunicazione all'interno dell'organizzazione, i cui fattori determinanti possono essere ricondotti sia a dimensioni oggettive, come grandezza, complessità e dispersività delle organizzazioni considerate, sia a dimensioni storico-culturali, riferibili all'assenza di un radicato patrimonio di buone pratiche della comunicazione organizzativa, all'abitudine di gestire le attività per compartimenti stagni, alle dinamiche di potere.
Questo scollamento rientra nel più ampio quadro della comunicazione interna, di cui gli URP ministeriali ancora partecipano parzialmente, seppur con le dovute differenze tra Ministero e Ministero. Gli Uffici relazione con il Pubblico presidiano solo alcune fasi del più ampio processo di comunicazione organizzativa; nell'ottica della comunicazione integrata, devono interfacciarsi con professionalità e ruoli diversificati, e riuscire a costruire con essi rapporti sinergici e reciprocamente vantaggiosi. Il quarto punto non ha bisogno di alcuna sottolineatura, mentre il quinto ci pone di fronte alla necessità di gestire lo sviluppo di molteplici e diversificati URP all'interno di una stessa organizzazione.
Il Laboratorio, pur dedicando spazio di approfondimento a tutti i temi emersi, ha potuto farsi carico operativamente solo di alcuni dei punti sopra esposti, rientrando, gli altri, in ambiti di influenza troppo distanti dai nostri. In particolare, ha prodotto spunti e ragioni utili all'attivazione di una serie di contatti tra le strutture di comunicazione interne a ciascun Ministero, sostenendo l'ideazione e l'avvio di strategie di promozione interna.
Per quanto riguarda gli strumenti tecnologici di comunicazione, ogni URP appare sufficientemente attrezzato: posta elettronica e internet sono utilizzati dalla totalità dei partecipanti. Tuttavia, le competenze informatiche sono ancora disomogenee e spesso carenti, con le ovvie conseguenze d'uso: in molti casi, tali strumenti sono utilizzati al di sotto delle effettive potenzialità.
Anche l'uso della mailing list del Laboratorio ha risentito di tali condizioni. Anche per questo motivo, si è rivelato prezioso il contributo di Claudio Casadio, che ha prodotto per ciascun partecipante un CD-Rom contenente, oltre ad un ricco repertorio bibliografico, anche una serie di manuali d'uso sui principali strumenti di Office Automation.
Le strade da percorrere
La comunicazione interna, che costituisce per gli URP una precondizione di funzionamento, viene attualmente realizzata con una certa discontinuità e senza il supporto di precise strategie d'azione. Su questo fronte si è lavorato incoraggiando l'esplicitazione delle iniziative sperimentate da alcuni Ministeri e l'ideazione di alcune alternative possibili all'interno di ciascun Ministero.
Attraverso l'esposizione e l'approfondimento delle esperienze degli URP abili, il confronto su tematiche percepite rilevanti dai partecipanti, i lavori di mappatura, gli spazi dedicati all'ideazione di nuove iniziative (web ring e documento delle istanze), i lavori di gruppo e la condivisione delle esperienze in itinere, il Laboratorio ha costituito essenzialmente un luogo di eventi, sede non solo di scambio e di elaborazione di conoscenze, ma anche di rilettura di eventi già avvenuti e di creazione di nuovi.
Tra questi ultimi, sono emersi in particolare alcuni progetti di sviluppo su cui i Ministeri intendono lavorare:
Realizzazione Web Ring
Individuazione, all'interno del proprio Ministero, di competenze, dirigenti, procedimenti
Rivisitazione rete referenti interni
Rivisitazione proprie pagine Web
Monitoraggio formativo dei referenti interni
Stesura regolamento URP o rinnovo regolamento URP
Monitoraggio URP periferici
Co-costruzione con i referenti di un "Piano di Fattibilità"
Piena utilizzazione Intranet
torna su
Attraverso il questionario di feedback a medio termine, cercheremo di ottenere qualche indicazione sullo stato dell'arte di questi progetti.
Al di là dei tempi e dei modi con cui tali progetti potrebbero vedere la luce, è a mio avviso importante rilevare come questi progetti riflettano degli orientamenti di sviluppo molto importanti: prima di tutto il tentativo, da parte degli URP, di ancorarsi alla struttura di appartenenza, di predisporre con essa più solidi, reciproci, legittimati e professionali legami. Proprio questo ritengo che costituisca una delle principali prospettive aperte nel corso del Laboratorio: adesso che questi Uffici esistono, e sulla carta sono legittimati, la loro sfida è trovare e sperimentare modi per amalgamarsi con l'organizzazione di appartenenza, coordinandosi con i processi che di essa fanno parte, accettando il fatto che tale reciproca contaminazione potrebbe non essere indolore, e soprattutto, potrebbe non essere atto dovuto, quanto conquistato, negoziato, co-costruito, inventato.
In secondo luogo, la presa in carico del fatto che l'URP si deve munire di banche dati aggiornate e aggiornabili, dotandosi pure delle relative competenze di gestione.
In terzo luogo, l'attenzione crescente nei confronti dell'uso consapevole degli strumenti informatici a supporto delle attività dell'Ufficio.
In quarto luogo, il desiderio di maturare e veder riconosciuta la propria professionalità: la mutevole complessità dei contesti organizzativi, normativi, politici e sociali in cui si trova ad agire l'operatore dei servizi di comunicazione organizzativa, e l'assenza di un background formativo/professionale largamente condiviso e storicamente definito, fanno emergere con più forza il bisogno di sentirsi parte di una comunità professionale in grado di valorizzare il bagaglio di competenze condivise, di trasformare in valore aggiunto le diversità, e di fornire le opportunità di crescita necessarie all'aggiornamento.
Conclusioni
Concludo con un'ultima riflessione su questa esperienza e su quanto sto qui esponendo: parlare e scrivere di comunicazione organizzativa non significa necessariamente svilupparla; sicuramente, però, significa esplorarne e rinnovarne i modi per pensarla, concepirla, rappresentarla, condividerla, pianificarla, co-costruirla; significa valorizzare e dare un senso alle cose che si fanno, una strategia a quelle che possono essere fatte, e un pre-testo a quelle che si faranno, facilitando, da un lato, il circolo virtuoso azione-riflessione sull'azione, e dall'altro, il passaggio dal mondo delle possibilità al mondo della realizzazione.
Ultimo aggiornamento: 25/11/05
