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Tema: Comunicazione pubblica
Piccolo Vademecum pratico per comunicatori pubblici
Principi e differenze che occorre riconoscere negli stili di comunicazione del Portavoce, dell'Ufficio Stampa, dell'URP
Indice
1. Gli strumenti del comunicatore
2. Come si costruisce la comunicazione
3. Alcuni esempi di comunicazione
1. Gli strumenti del comunicatore
2. Come si costruisce la comunicazione
3. Alcuni esempi di comunicazione
Il presente lavoro non ha la pretesa di affrontare in modo esaustivo le complesse tematiche delle dinamiche relative alla comunicazione, ma di offrire uno spunto, anche per successivi approfondimenti, di carattere pratico agli operatori della comunicazione.
In particolare gli addetti alla comunicazione istituzionale, quella propria delle pubbliche amministrazioni e degli URP, debbono avere il più possibile chiara la loro "mission" e, dunque, l'oggetto del messaggio, al fine di elaborare tecniche comunicative che permettano di non deviare la propria funzione e farla ricadere in quella dell'addetto stampa o del portavoce.
E', pertanto, utile provare a definire i principali "strumenti" del lavoro del comunicatore.
1. Gli strumenti del comunicatore
NOTIZIA: è un fatto o un avvenimento nuovo e di rilievo che suscita la curiosità e l'attenzione da parte del pubblico, che chiede di conoscere nel dettaglio l'avvenimento.
Esempi:
un cane che morde l'uomo non fa notizia; un uomo che morde un cane fa notizia;
un terremoto che scuote una popolazione fa notizia; il sussulto che suscita un martello pneumatico non fa notizia;
le dimissioni del Governo fanno notizia; le dimissioni di un sottosegretario non fanno (in genere) notizia.
INFORMAZIONE: è la divulgazione di fatti che di per sé non sono notizie nuove, ma che rappresentano un patrimonio conoscitivo, sia per il grande pubblico, sia per lettori specializzati che intendono servirsi per propri fini (lavorativi o meno) delle informazioni divulgate.
Esempi:
l'approvazione del testo unico sull'ordinamento degli enti locali non è una notizia, ma un patrimonio di informazione per gli addetti al mondo degli enti locali;
l'approvazione del testo unico sulla documentazione amministrativa è una notizia, ma anche un'informazione;
l'approvazione della deliberazione che introduce l'addizionale Irpef è informazione e notizia solo per la popolazione dell'ente che la applica;
COMUNICAZIONE: consiste nella divulgazione di fatti o cognizioni, anche specialistici, al pubblico più vasto possibile (e dunque per lo più non specializzato), con termini semplici ed esposizione esemplificativa.
COMMENTO: consiste nell'analisi dei motivi che hanno condotto al verificarsi di un certo avvenimento, di ciò che cambia, se cambia, a causa dell'avvenimento stesso, cosa si sarebbe dovuto fare per evitare che accedesse o fare sì che non accada più, quali conseguenze sono derivate in altri luoghi in circostanze simili, le responsabilità dei soggetti protagonisti, nel bene e nel male.
INCHIESTA: consiste nell'approfondimento di situazioni di un certo rilievo che partono da una notizia per conoscere il background sociale o culturale nel quale si è verificata, nel chiedere approfondimenti tecnici ad esperti del settore, nel raccontare fatti analoghi accaduti in anni precedenti o in luoghi diversi e quali risvolti abbiano avuto, nell'ottenere testimonianze dirette o indirette del fatto da cui si parte per l'inchiesta, nell'acquisire prove di ciò che si racconta nell'inchiesta, nel citare le prove contrarie e le idee che si contrappongono al "filone" centrale dell'inchiesta.
Il lavoro del comunicatore, ma soprattutto l'esito finale, cambia a seconda, quindi, del tipo di output della sua attività.
In particolare gli addetti alla comunicazione istituzionale, quella propria delle pubbliche amministrazioni e degli URP, debbono avere il più possibile chiara la loro "mission" e, dunque, l'oggetto del messaggio, al fine di elaborare tecniche comunicative che permettano di non deviare la propria funzione e farla ricadere in quella dell'addetto stampa o del portavoce.
E', pertanto, utile provare a definire i principali "strumenti" del lavoro del comunicatore.
1. Gli strumenti del comunicatore
NOTIZIA: è un fatto o un avvenimento nuovo e di rilievo che suscita la curiosità e l'attenzione da parte del pubblico, che chiede di conoscere nel dettaglio l'avvenimento.
Esempi:
un cane che morde l'uomo non fa notizia; un uomo che morde un cane fa notizia;
un terremoto che scuote una popolazione fa notizia; il sussulto che suscita un martello pneumatico non fa notizia;
le dimissioni del Governo fanno notizia; le dimissioni di un sottosegretario non fanno (in genere) notizia.
INFORMAZIONE: è la divulgazione di fatti che di per sé non sono notizie nuove, ma che rappresentano un patrimonio conoscitivo, sia per il grande pubblico, sia per lettori specializzati che intendono servirsi per propri fini (lavorativi o meno) delle informazioni divulgate.
Esempi:
l'approvazione del testo unico sull'ordinamento degli enti locali non è una notizia, ma un patrimonio di informazione per gli addetti al mondo degli enti locali;
l'approvazione del testo unico sulla documentazione amministrativa è una notizia, ma anche un'informazione;
l'approvazione della deliberazione che introduce l'addizionale Irpef è informazione e notizia solo per la popolazione dell'ente che la applica;
COMUNICAZIONE: consiste nella divulgazione di fatti o cognizioni, anche specialistici, al pubblico più vasto possibile (e dunque per lo più non specializzato), con termini semplici ed esposizione esemplificativa.
COMMENTO: consiste nell'analisi dei motivi che hanno condotto al verificarsi di un certo avvenimento, di ciò che cambia, se cambia, a causa dell'avvenimento stesso, cosa si sarebbe dovuto fare per evitare che accedesse o fare sì che non accada più, quali conseguenze sono derivate in altri luoghi in circostanze simili, le responsabilità dei soggetti protagonisti, nel bene e nel male.
INCHIESTA: consiste nell'approfondimento di situazioni di un certo rilievo che partono da una notizia per conoscere il background sociale o culturale nel quale si è verificata, nel chiedere approfondimenti tecnici ad esperti del settore, nel raccontare fatti analoghi accaduti in anni precedenti o in luoghi diversi e quali risvolti abbiano avuto, nell'ottenere testimonianze dirette o indirette del fatto da cui si parte per l'inchiesta, nell'acquisire prove di ciò che si racconta nell'inchiesta, nel citare le prove contrarie e le idee che si contrappongono al "filone" centrale dell'inchiesta.
Il lavoro del comunicatore, ma soprattutto l'esito finale, cambia a seconda, quindi, del tipo di output della sua attività.
2. Come si costruisce la comunicazione
A prescindere, comunque, dal tipo di comunicazione che si elabora, esiste una regola comune di formulazione della comunicazione stessa, tratta dalla manualistica classica del giornalismo.
E' noto che ai fini della costruzione di un articolo l'approccio fondamentale consiste nel cosiddetto "lead", ovvero l'attacco, l'inizio. In particolare le comunicazioni brevi debbono essere caratterizzate da una parte iniziale che inquadri immediatamente gli elementi essenziali, in modo da fornire subito il "succo" della comunicazione, sì da riservare la restante parte al successivo approfondimento. Il "taglio" e l'estensione dell'approfondimento, oltre all'oggetto della comunicazione, serviranno poi per classificare il "messaggio" tra le varie forme comunicative viste prima.
Nel redigere un articolo di cronaca puro e semplice, così come un'informazione "di servizio" la notizia deve essere secca, staccata dal commento. La tecnica da seguire è quella celeberrima delle cosiddette 5 W:
Who: chi;
What: cosa;
Where: quando;
When: dove;
Why: perché.
Esempio:
Il sindaco del comune X (chi - dove) ha emanato un'ordinanza (cosa) la scorsa settimana (quando), per chiudere il traffico a causa dell'inquinamento registrato dalle centraline (perché).
Oltre alle 5 W è possibile aggiungere la H di How = come.
Esempio:
Il consiglio del comune di X (chi ? dove) ha approvato il bilancio di previsione (cosa) ieri sera (quando), con largo anticipo rispetto alla scadenza del 31 marzo, per attivare al più presto il programma delle opere pubbliche (perché), in modo da partire entro aprile con l'appalto dei lavori di costruzione della nuova scuola (come).
Il principio del "lead" consiste nella necessità che la notizia, composta dei 5 (o 6) elementi stia in testa, lo sviluppo dell'articolo in seguito.
Qualsiasi strumento di informazione, dall'articolo di cronaca al commento, dal fondo di prima pagina al comunicato stampa (e questo in particolare), dal messaggio sul sito internet al comunicato al pubblico, deve essere scritto utilizzando un periodare breve, secco, chiaro. Le frasi debbono essere il più possibile brevi, le relative usate con parsimonia, il verbo tenuto il più vicino possibile al complemento.
Inoltre, occorre utilizzare parole semplici e comprensibili.
Esempio di linguaggio non corretto: "Nell'ambito delle sue funzioni peculiari, il sindaco ha emanato un'ordinanza basata sulla contingibilità ed urgenza, che ha permesso di ottenere il risultato della riduzione delle emissioni sonore delle discoteche, che rappresentano il cruccio espresso ripetutamente dagli abitanti del quartiere".
Esempio di linguaggio corretto: "Con propria ordinanza urgente il sindaco ha vietato alle discoteche del quartiere, di andare oltre il livello di __ decibel, dopo le 11 di sera. Il comune ha, così, risposto alle richieste dei cittadini della zona".
3. Alcuni esempi di comunicazione
E' ora possibile esaminare come una stessa notizia, l'approvazione del piano regolatore generale, possa essere divulgata con diversi approcci e differenti tecniche di formulazione a seconda di quale tipo di comunicazione si intenda realizzare.
Esempio di comunicazione neutra e/o "di servizio":
APPROVATO IL NUOVO PIANO REGOLATORE GENERALE
Esempio di comunicazione mirata ad individuare un punto di rilievo:
NUOVI INSEDIAMENTI ABITATIVI ENTRO 3 ANNI: AL VIA IL PRG
Esempio di comunicazione benevola nei confronti dell'amministrazione:
NUOVO PRG: PASSO DECISIVO PER LA CRESCITA DEL COMUNE DI X
Esempio di comunicazione malevola:
UNA MANO AI PALAZZINARI. IL PRG DIMENTICA L'AMBIENTE.
Esempio di comunicato dell'Ufficio stampa:
"Il Comune di X ha un nuovo piano regolatore generale. Lo strumento urbanistico, definitivamente approvato dalla regione lo scorso __, consentirà lo sviluppo degli insediamenti abitativi e commerciali. Scattano i meccanismi per permettere l'ulteriore sviluppo demografico ed economico dell'ente, dando una risposta ai tanti cittadini che intendono trasferire la propria abitazione o impresa nel comune di X.
Il Prg individua, nell'ambito del territorio, n. __ zone, tra le quali di rilievo lo spazio da destinare all'edilizia abitativa, cui si darà attuazione, in percentuale pari al 50% delle cubature previste, sia con piani per l'edilizia economica e popolare, sia con lottizzazioni private.
Lo sviluppo commerciale mantiene, sostanzialmente il passo dell'incremento delle abitazioni, in quanto i servizi sono dislocati nelle diverse zone in modo da permettere l'armonico sviluppo della popolazione.
Si prevedono __ insediamenti di medie strutture di vendita nelle zone __, ed anche la realizzazione di una grande struttura, collocata appositamente all'uscita della rotonda che collegherà il paese alla superstrada.
In tre anni si prevede partiranno i piani attuativi, sui quali il consiglio intende lavorare con priorità..."
(seguono eventuali dichiarazioni del sindaco e dell'assessore).
Esempio di comunicato del Portavoce:
"Con l'approvazione del piano regolatore generale, l'amministrazione comunale ha centrato uno dei punti fondamentali del programma di governo. Il piano dà finalmente risposte concrete allo sviluppo demografico dell'ente e consente di lanciare definitivamente il comune come soggetto protagonista dell'area metropolitana nella quale sorge, non solo per la crescita demografica, che già di per sé testimonia la qualità dei servizi che da anni caratterizza l'amministrazione, ma per il ruolo di catalizzatore delle risorse imprenditoriali.
Prosegue, quindi, con decisione l'azione di governo promessa dall'amministrazione, in particolare nel settore dell'edilizia, considerato strategico anche per sostenere l'occupazione e l'indotto delle aziende operanti nel territorio.
Si tratta di un buon Prg, nonostante le critiche avanzate dalle opposizioni sulla presunta scarsa attenzione riposta nei riguardi delle problematiche ambientali. Gli studi effettuati dagli esperti che hanno redatto il piano dimostrano che il rapporto tra i nuovi insediamenti ed il verde a disposizione dei cittadini addirittura aumenterà del _%..."
E' ora possibile esaminare come una stessa notizia, l'approvazione del piano regolatore generale, possa essere divulgata con diversi approcci e differenti tecniche di formulazione a seconda di quale tipo di comunicazione si intenda realizzare.
Esempio di comunicazione neutra e/o "di servizio":
APPROVATO IL NUOVO PIANO REGOLATORE GENERALE
Esempio di comunicazione mirata ad individuare un punto di rilievo:
NUOVI INSEDIAMENTI ABITATIVI ENTRO 3 ANNI: AL VIA IL PRG
Esempio di comunicazione benevola nei confronti dell'amministrazione:
NUOVO PRG: PASSO DECISIVO PER LA CRESCITA DEL COMUNE DI X
Esempio di comunicazione malevola:
UNA MANO AI PALAZZINARI. IL PRG DIMENTICA L'AMBIENTE.
Esempio di comunicato dell'Ufficio stampa:
"Il Comune di X ha un nuovo piano regolatore generale. Lo strumento urbanistico, definitivamente approvato dalla regione lo scorso __, consentirà lo sviluppo degli insediamenti abitativi e commerciali. Scattano i meccanismi per permettere l'ulteriore sviluppo demografico ed economico dell'ente, dando una risposta ai tanti cittadini che intendono trasferire la propria abitazione o impresa nel comune di X.
Il Prg individua, nell'ambito del territorio, n. __ zone, tra le quali di rilievo lo spazio da destinare all'edilizia abitativa, cui si darà attuazione, in percentuale pari al 50% delle cubature previste, sia con piani per l'edilizia economica e popolare, sia con lottizzazioni private.
Lo sviluppo commerciale mantiene, sostanzialmente il passo dell'incremento delle abitazioni, in quanto i servizi sono dislocati nelle diverse zone in modo da permettere l'armonico sviluppo della popolazione.
Si prevedono __ insediamenti di medie strutture di vendita nelle zone __, ed anche la realizzazione di una grande struttura, collocata appositamente all'uscita della rotonda che collegherà il paese alla superstrada.
In tre anni si prevede partiranno i piani attuativi, sui quali il consiglio intende lavorare con priorità..."
(seguono eventuali dichiarazioni del sindaco e dell'assessore).
Esempio di comunicato del Portavoce:
"Con l'approvazione del piano regolatore generale, l'amministrazione comunale ha centrato uno dei punti fondamentali del programma di governo. Il piano dà finalmente risposte concrete allo sviluppo demografico dell'ente e consente di lanciare definitivamente il comune come soggetto protagonista dell'area metropolitana nella quale sorge, non solo per la crescita demografica, che già di per sé testimonia la qualità dei servizi che da anni caratterizza l'amministrazione, ma per il ruolo di catalizzatore delle risorse imprenditoriali.
Prosegue, quindi, con decisione l'azione di governo promessa dall'amministrazione, in particolare nel settore dell'edilizia, considerato strategico anche per sostenere l'occupazione e l'indotto delle aziende operanti nel territorio.
Si tratta di un buon Prg, nonostante le critiche avanzate dalle opposizioni sulla presunta scarsa attenzione riposta nei riguardi delle problematiche ambientali. Gli studi effettuati dagli esperti che hanno redatto il piano dimostrano che il rapporto tra i nuovi insediamenti ed il verde a disposizione dei cittadini addirittura aumenterà del _%..."
Esempio di comunicazione istituzionale dell'URP:
"Il Comune ha un nuovo Piano Regolatore Generale. La Giunta regionale lo ha approvato definitivamente con la deliberazione n. __ in data ___, reperibile presso l'URP, negli orari di apertura, da chiunque sia interessato, o nel sito del Comune www.kkkk.ttt.it, nella sezione DELIBERE CONSILIARI insieme con la deliberazione consiliare n. __ del ___ ed i relativi allegati.
Che cosa prevede il piano. Le nuove zone in cui è suddiviso il territorio sono le seguenti: ___.
Gli indici di realizzazione degli interventi sono previsti, in generale, in __ metri cubi, in base alle successive specificazioni dei piani attuativi.
Aree verdi: sono previste nelle zone __, per complessivi mq.
Tempi di attuazione: per i piani attuativi di iniziativa pubblica si prevede di partire entro 6 mesi e di concludere con le assegnazioni entro il ___. A questo scopo occorrerà che il consiglio comunale approvi gli appositi piani per l'edilizia economica e popolare e si avviino le procedure di esproprio".
Esempio di comunicazione illustrativa di procedure amministrative:
"Il comune per l'acquisizione di proprie forniture o servizi utilizza, sotto il valore di £ ___, il sistema della trattativa privata mediante gara ufficiosa, ai sensi dell'articolo ___ del regolamento di disciplina dei contratti (link), approvato con deliberazione consiliare n. __ del __ (link).
In sede di approvazione del Piano Esecutivo di Gestione (che consiste nella specificazione delle cose che materialmente il comune intende fare nel corso dell'anno e nella quantità di denaro da spendere per ciascuna di esse), generalmente si stabilisce la programmazione degli acquisti e dei servizi da affidare all'esterno.
Le ditte interessate possono prendere visione dell'elenco, ciccando sul seguente link ____.
Il comune stesso prende l'iniziativa, nel corso dell'anno, di attivare la procedura per scegliere tra le ditte potenzialmente in grado di offrire il prodotto o il servizio da acquistare. Allo scopo, gli uffici competenti inviano una lettera che consiste nell'invitare le ditte a presentare una proposta contrattuale, nel rispetto delle prescrizioni contrattuali contenute nella lettera stessa o nel capitolato. Quest'ultimo non è altro che la descrizione tecnica del bene o servizio da fornire, con l'indicazione delle clausole fondamentali che regolano il rapporto (tempi di prestazione, modalità, responsabilità, pagamenti, controlli...).
La procedura segue, in generale, il seguente schema, che rinvia ai link del sito comunale, al quale le ditte possono collegarsi per sapere qual è la documentazione necessaria per prendere parte alle gare ufficiose e quali sono le eventuali spese (bolli, registrazione e diritti di segreteria) cui possono andare incontro, se saranno scelte come fornitori dell'ente..."
Ultimo aggiornamento: 25/11/05
