Il percorso d’innovazione organizzativa della Corte di Appello, della Procura della Repubblica e del Tribunale di Milano

28 ottobre 2013 - Gli Uffici giudiziari milanesi hanno intrapreso, a partire dal 2010 e per il terzo anno consecutivo, un percorso di innovazione organizzativa nell’ambito della partecipazione al progetto interregionale transnazionale “Diffusione delle Best Practices negli uffici giudiziari italiani”

Intervista a più voci ai vertici giudiziari milanesi

Lo scorso 8 luglio, nell’ambito del progetto “Miglioramento delle Performance Giustizia” - avviato dal Dipartimento della Funzione Pubblica in collaborazione con il Ministero della Giustizia, il Ministero del Lavoro, le regioni italiane e le province autonome- lo staff del progetto ha incontrato, per approfondire la loro esperienza: Edmondo Bruti Liberati, Procuratore della Repubblica di Milano; Giovanni Canzio, Presidente della Corte d’Appello di Milano; Livia Pomodoro, Presidente del Tribunale di Milano.

L’adesione al progetto “Best Practices”

A ricostruire gli scenari che hanno portato gli uffici milanesi ad aderire al progetto "Diffusione delle Best Practices" è stata Livia Pomodoro: “Abbiamo cominciato a ragionare in termini di miglioramento organizzativo dell’ufficio già a partire dal 2007, quando mi sono trovata a dirigere il Tribunale”. Tali iniziative “erano però molto frammentate”–ricorda il Presidente del Tribunale di Milano- “e per poter assistere ad un approccio più organico e sistematico agli aspetti che sottendono i temi del miglioramento organizzativo, quali la riorganizzazione dei processi di lavoro strategici, l’ottimizzazione delle tecnologie esistenti ed il rafforzamento dei servizi all’utenza, si è dovuto attendere il progetto Best Practices, avviato  in partnership con la Corte di Appello e successivo all’avvio del Tavolo per la Giustizia della Città di Milano.“
Era il 2009 e il Tavolo per la Giustizia nasceva con l’intento di ottimizzare insieme i servizi giudiziari, offrire maggiori garanzie di efficienza, trasparenza e semplificazione burocratica. I firmatari del protocollo d’intesa, che ha portato all’istituzione del Tavolo (presieduto dal Tribunale), furono sia le istituzioni nazionali sia quelle locali: il Ministro della Giustizia, il Dipartimento della Funzione Pubblica, la Regione Lombardia, la Prefettura, il Comune, la Provincia, la Camera di Commercio, l’Ordine degli Avvocati di Milano e naturalmente gli uffici giudiziari milanesi.

Partecipazione congiunta, apprendimento organizzativo e condivisione

Il progetto Best Practices ha rappresentato per i tre uffici l’occasione per predisporre e realizzare, al di là delle sinergie e delle modalità di collaborazione già esistenti, progetti di miglioramento intra-organizzativi. Ne sono un esempio l’istituzione del “Punto di accoglienza testimoni”, avvenuta in collaborazione tra Tribunale e Procura, il progetto “MAGI” e la realizzazione dei “Punti informativi civili e penali”, nati dalla collaborazione tra Tribunale e Corte di Appello, oltreché dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) per tutto il Palazzo di Giustizia, per citarne solo alcuni.

La collaborazione tra gli uffici ha, inoltre, generato importanti occasioni di apprendimento organizzativo, come sostiene Giovanni Canzio il quale, divenuto Presidente della Corte d’Appello a progetto già avviato, annovera tra le iniziative di punta del suo ufficio quella relativa all’istituzione dell’Ufficio Innovazione, mutuato dall’esperienza del Tribunale, e nel tempo sviluppato al ruolo “distrettuale” che la Corte di Appello riveste.
E deve essere proprio la condivisione dei percorsi di innovazione organizzativa, come ricorda Livia Pomodoro, ad accompagnare i progetti di digitalizzazione e telematizzazione. Il rischio è, infatti, quello di “seguire delle prospettive tecnologiche che non sono condivise e partecipate da tutti i partner” con il risultato di avere un “ufficio super attrezzato e tutto attorno il deserto”.

Le leve a sostegno dei progetti d’innovazione

Giovanni Canzio indica nella “collegialità” definita “molto spinta” il metodo di lavoro che caratterizza i processi decisionali all’interno della Corte di Appello.

“Le eventuali criticità vengono rilevate dapprima dai coordinatori dei settori sia amministrativi che togati e, se ricoprono più aree, vengono portate  all’attenzione del tavolo congiunto. Ogni criticità viene trattata sistematicamente e per la risoluzione di ognuna di esse vengono definiti il gruppo di lavoro, i tempi e le risorse necessarie alla sua eliminazione”, sostiene il Presidente della Corte d’Appello. “Nel 2012 abbiamo avuto l’ispezione ministeriale che ha rilevato alcune criticità: le abbiamo risolte nell’arco di due giorni e gli ispettori ne hanno dato atto nella relazione. Fare riunioni costa fatica, ma consente di avere risultati più stabili”.
Oltre all’istituzione dell’Ufficio Innovazione, la dirigenza ha inoltre proceduto al rafforzamento di un secondo organo in staff alla Presidenza, il segretariato generale, che vede la partecipazione di consiglieri selezionati e punta al rafforzamento di una leadership diffusa.
Livia Pomodoro indica nel Comitato Operativo la leva più importante per promuovere e sostenere le iniziative di innovazione del Tribunale. “Al Comitato Operativo, che si riunisce periodicamente, partecipano i componenti dell’ufficio innovazione, i presidenti di sezione interessati e i funzionari di riferimento. In questa sede vengono prese le decisioni più importanti per l’organizzazione giudiziaria”.

Scelta organizzativa basata su una leadership diffusa anche per la Procura della Repubblica, che ha ridisegnato la propria struttura organizzativa, sia per i magistrati sia per il personale amministrativo. Sotto il primo aspetto si sono istituiti dei pool specialistici per alcune materie.
Dal lato amministrativo si è rimodulata la dimensione gerarchica, come descritto da Edmondo Bruti Liberati: “Abbiamo creato una struttura ad albero con i direttori amministrativi a capo di aree omogenee composte da uffici che svolgono attività similari o interconnesse tra di loro. Il coordinatore funge così da trait d'union tra il vertice e i dipendenti”.

Il rafforzamento delle partnership è un’altra leva di cui si sono avvalsi gli uffici, sia in relazione alle partnership interne -ad esempio quella con la DGSIA (Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati), utile per portare avanti i progetti che riguardano l’informatizzazione- sia a quelle esterne, tra le quali va ricordata quella con l’Ordine degli Avvocati di Milano.

Le priorità in agenda, come prosegue l’esperienza di best Practices

Per il Tribunale, afferma Livia Pomodoro, “a parte l’URP che partirà a breve e il Processo Civile Telematico che è avanzatissimo, occorre fornire una risposta sul versante penale. Importante è anche il progetto sulla volontaria giurisdizione, che intende migliorare l’interazione con quella utenza che è costituita dalle fasce sociali più deboli”. Infine, ricordando l’istituzione della città metropolitana che diverrà operativa nel 2014, il Presidente, riferendosi all’ufficio di cui è a capo, ricorda come questo “deve essere in grado di attrezzarsi “in un contesto territoriale sempre più complesso”. I temi chiave, allora come adesso, rimangono “ridisegno organizzativo e dialogo con il territorio”.
Il prossimo progetto a cui invece sta lavorando la Procura di Milano è NDR2 (Notizia di Reato 2), incentrato sulla trasmissione telematica della notizia di reato da parte delle forze dell’ordine.

È, inoltre, già in atto un progetto di interrelazione fra Procura e Tribunale: il progetto  GIADA con cui si intende diminuire i tempi di assegnazione dei procedimenti ai magistrati e di individuazione delle date di udienza, mediante un software per la gestione informatica delle assegnazioni dibattimentali, per i procedimenti provenienti dall’udienza preliminare (GUP), da citazioni dirette (per le materie specializzate), ovvero da decreto di giudizio immediato.
Giovanni Canzio conta, invece, oltreché sull’URP di prossima istituzione, sul rafforzamento, in chiave tecnologica, delle attività distrettuali della Corte (ad es. bonifiche delle Anagrafiche degli Avvocati e dei CTU, iscrizione on line agli esami di abilitazione degli Avvocati) e sul coinvolgimento dell’Ufficio NEP in un percorso di miglioramento organizzativo e tecnologico, già avviato. Anche in questo caso in collaborazione con il Tribunale e cercando di integrare le attività di notifica ed esecuzione con il Processo Civile Telematico.

Per saperne di più

Esperienza Corte d’Appello di Milano

Esperienza Procura della Repubblica di Milano

Esperienza Tribunale di Milano

Banca dati dei progetti di innovazione organizzativa negli Uffici Giudiziari, Banca Dati MPG