Miglioramento Performance Giustizia: le direttrici di sviluppo degli uffici giudiziari
28 ottobre 2013 - Nel terzo rapporto di monitoraggio sulla diffusione delle best practices, pubblicato lo scorso 30 settembre, il progetto “Miglioramento delle Performance nella Giustizia” traccia i percorsi di innovazione intrapresi dagli uffici giudiziari italiani al 30 luglio 2013.
Le direttrici dello sviluppo organizzativo
Lo scorso mese di luglio il progetto "Miglioramento Performance Giustizia" (MPG) ha "scattato una foto" rilevando lo stato dell’arte di 92 cantieri d’innovazione aperti presso altrettanti uffici giudiziari (di cui 40 nelle Regioni Obiettivo Convergenza), partecipanti al progetto "Diffusione delle best practices negli uffici giudiziari italiani (BP)", e con all’attivo 998 progetti operativi già conclusi e/o in corso.
"L’immagine" che ne emerge è riportata nel Terzo Rapporto di Monitoraggio MPG, che entra nel merito di quanto realizzato dagli uffici giudiziari rispetto alle sei linee di attività in cui si articola il progetto Diffusione delle Best Practices (BP):
Linea1 – Analisi e riorganizzazione degli uffici giudiziari
Linea 2 – Analisi dell’utilizzo delle tecnologie
Linea 3 - Costruzione della Carta dei servizi
Linea 4 - Accompagnamento alla certificazione di Qualità ISO 9001:2008
Linea 5 - Costruzione del Bilancio Sociale
Linea 6 - Comunicazione con la cittadinanza e comunicazione istituzionale
Nel Rapporto di Monitoraggio vengono così delineate le direttrici dello sviluppo organizzativo verso cui stanno tendendo gli uffici giudiziari italiani e di cui in questo articolo se ne riporta una sintesi.
Riorganizzare processi, servizi e strutture
Ammontano ad oltre 35%, i progetti operativi relativi ad interventi che ricadono nella linea 1 di analisi e riorganizzazione dei servizi della giustizia.
Questo è un primo e significativo dato che emerge nel rapporto: numerosi sono i progetti, messi in campo dagli uffici giudiziari italiani, che intervengono sui processi riorganizzativi e che sono volti all’ottimizzazione dei flussi di lavoro; al recupero dell’efficienza e delle capacità di gestione e di governo dell’organizzazione giudiziaria; alla costruzione e allo sviluppo di strutture e servizi più orientati all’utenza.
In prevalenza si tratta di progetti che hanno interessato ambiti sia interni all’organizzazione giudiziaria, ad esempio gli uffici amministrativi, con l’obiettivo prioritario di recuperare efficienza e capacità di gestione dell’organizzazione; sia ambiti esterni tesi ad ottimizzare invece i flussi di lavoro tra diversi uffici giudiziari, con l’intento di riorganizzare servizi in comune e/o di svilupparne di nuovi, come la costruzione ad esempio di sportelli unici rivolti all’utenza.
In sintesi ciò che emerge è che negli uffici giudiziari italiani forte è la volontà di realizzare progetti che abbiano un forte impatto in termini di minor tempo e costo di produzione. Sono presenti anche interventi che si pongono come obiettivi la ridefinizione dei carichi di lavoro sia tra gli addetti amministrativi sia tra i magistrati, attraverso la pesatura e la distribuzione dei procedimenti giudiziari.
Leve tecnologiche per il miglioramento organizzativo
Miglioramento dell’utilizzo delle soluzioni informatiche in uso presso gli uffici giudiziari, supporto alla diffusione di sistemi software ministeriali presenti presso questi, studi di fattibilità per lo sviluppo di sistemi informatici a supporto dei progetti di riorganizzazione dei servizi, sono questi i focus dei progetti operativi che ricadono nella seconda Linea di attività del Progetto BP.
Ciò che emerge nel rapporto è che oltre ad ottenere un quadro più chiaro delle competenze del proprio personale, gli uffici hanno orientato i progetti operativi della linea 2 per recuperare in tutti i modi possibili risorse per erogare e migliorare i servizi.
Tra i principali risultati ottenuti dai progetti realizzati in questa linea, che per numerosità sono secondi solo a quelli della linea 1, il principale attiene al miglioramento dell’efficienza della struttura organizzativa in termini di minori costi di gestione e minore impiego del personale.
Orientamento all’utenza "qualificata e non"
Nel corso degli ultimi anni gli uffici giudiziari si sono sempre più avvicinati ai temi della qualità e in particolar modo alla qualità dei servizi erogati. Il rafforzamento dell’orientamento all’utenza è segnalato nel Terzo Rapporto di monitoraggio MPG in relazione all’alto numero di carte di servizi realizzate e pubblicate on line dagli uffici giudiziari e che dimostrano un cambiamento nell’approccio all’utenza ed in generale nel rendere più trasparente l’organizzazione giudiziaria nei confronti del proprio territorio di riferimento.
Costruzione di sistemi di gestione della qualità
Di minore impatto rispetto alle altre Linee sono stati gli interventi legati all'implementazione del Sistema di Gestione per la Qualità negli uffici giudiziari è quanto viene riportato nel rapporto. Probabilmente la ragione di ciò è riconducibile alle intrinseche difficoltà di questa linea di intervento, soprattutto sul piano della sostenibilità nel tempo delle soluzioni che ciascun ufficio giudiziario ha ritenuto di portare avanti.
Rendere conto agli stakeholder
La realizzazione del Bilancio di Responsabilità Sociale (BRS) è un tipico caso di tentativo di diffusione di uno strumento che ha già trovato un certo consolidamento in molti altri settori del sistema pubblico.
I dati rilevati nel monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti mette in luce due aspetti importanti: il primo, è che anche nel settore giudiziario ha preso piede la distinzione tra BRS a preventivo e BRS a consuntivo, e ciò richiede agli uffici per la loro predisposizione di dotarsi di diverse modalità di elaborazione e coinvolgimento degli stakeholder di riferimento. Il secondo aspetto che emerge è un percorso per l’elaborazione dei BRS compiuto dagli uffici giudiziari e che attiene: innanzitutto alla messa a regime di dati affidabili, incentrati su linee di attività/processi di lavoro; successivamente al coinvolgimento di attori esterni; ed infine alla realizzazione di rilevazioni sulle opinioni di utenti e stakeholder.
Comunicazione esterna
Gli uffici giudiziari italiani stanno sperimentando nuove forme di comunicazione esterna, questo è infine un altro aspetto tracciato nel rapporto. Ciò avviene principalmente attraverso il sito web che, grazie agli interventi realizzati, sembra evolversi da semplice strumento di presentazione dell’ufficio a canale privilegiato attraverso cui questi veicolano informazioni e servizi.
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Miglioramento Performance Giustizia
