Utilizzare Best Practices per l'accorpamento delle sedi giudiziarie
30 gennaio 2014 - La partecipazione al Progetto interregionale transnazionale "Diffusione della Best Practices negli uffici giudiziari italiani" (DBP) nasce in un momento particolare per il mondo della Giustizia. MPG ha intervistato il dottor Giorgio De Cecco, dirigente amministrativo del Tribunale di Ancona, che racconta l'esperienza avviata all'interno dell'ufficio giudiziario marchigiano.
D. Come avete usato il Progetto DBP in questa fase di accorpamento delle sedi distaccate?
R. Il Tribunale di Ancona è stato ammesso a partecipare al Progetto DBP solo da maggio 2013, utilizzando, grazie alla disponibilità della Regione Marche, i fondi risultanti dal ribasso d'asta per l'affidamento del servizio, in riferimento ad altri due uffici del distretto. Nei mesi intercorrenti tra maggio 2013 e la chiusura delle sezioni, l'Ufficio ha ritenuto utile cogliere l'opportunità del Progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle Best practices negli uffici giudiziari italiani" (DBP), al fine di ottenere un riscontro oggettivo, basato su rilevazioni effettuate con metodi propri delle scienze sociali ed organizzative, da parte di una società di consulenza esterna, su quanto previsto in ordine alla riorganizzazione dei servizi e alla redistribuzione delle risorse aggiuntive di personale. Naturalmente, se avessimo avuto l'opportunità di partecipare al Progetto DBP da qualche mese prima, avremmo potuto utilizzare in maniera maggiormente approfondita questa possibilità.
D. Qual è stato l'iter seguito e come e nata l'idea di utilizzare il Progetto DBP per queste attività?
R. Nell'autunno 2012 ero dirigente reggente della Corte di Appello di Ancona, un ufficio coinvolto nel Progetto DBP. Avevo partecipato ad un incontro nazionale organizzato presso la Corte di Appello di Roma per gli uffici partecipanti a Best Practices. In quell'occasione, nel corso dell'intervento del Vice Capo DOG, si è evidenziata la volontà del Dipartimento di utilizzare il Progetto DBP proprio per gestire al meglio gli accorpamenti degli uffici a seguito della riforma della geografia giudiziaria in vigore dal settembre 2013. Dato che si era già da tempo iniziato a prendere in esame le questioni poste dalla revisione delle circoscrizioni giudiziarie, acquisita la disponibilità del RTI, l'Ufficio ha ottenuto l'inserimento nel Piano nazionale da parte del Ministero della Giustizia.
D. Nello specifico: quanti e quali uffici sono stati coinvolti? Come è stato riallocato il personale? Gli spazi erano sufficienti?
R. Il Tribunale di Ancona ha accorpato le quattro sezioni distaccate di Fabriano, Jesi, Osimo e Senigallia. Purtroppo, per scelta dell'amministrazione centrale non tutto il personale in servizio nelle sedi soppresse è stato destinato all’Ufficio accorpante, in quanto è stata data facoltà di scegliere altri uffici (Corte di Appello, Tribunale di Sorveglianza, Giudice di Pace, o uffici delle città di residenza), anche non coinvolti nella revisione delle circoscrizioni giudiziarie. Ciò ha comportato un evidente squilibrio fra il carico di lavoro sopraggiunto (per diverse cancellerie addirittura raddoppiato, secondo le rilevazioni del RTI) e le unità di personale entrate a far parte dell’organico del Tribunale accorpante (che risultavano poco più della metà di quelle previste dalle piante organiche degli uffici soppressi). Al fine di agevolare l'inserimento dei nuovi addetti, si è preferito, per quanto possibile, lasciare ciascuno nel proprio settore di provenienza. Tale decisione ha portato a nuove complicazioni, dato che tutte le unità trasferitesi ad altri uffici erano addette all’area penale. Quest'ultima, infatti, si è ritrovata in difficoltà anche perché gravata di tre applicazioni verso la Corte di Appello.
Per quanto riguarda i locali, è stata realizzata una adeguata riprogettazione, agevolata purtroppo dalla scarsità del nuovo personale inserito nelle cancellerie: è stato possibile organizzare dignitosamente e razionalmente la distribuzione degli uffici dei magistrati e delle cancellerie. In aggiunta, a causa del trasferimento in altro edificio degli uffici della Procura Generale, si sono recuperati circa 400 mq. Sebbene le quattro sezioni distaccate avessero già in dotazione complessivamente circa 4000 mq, con questo progetto complessivo di riorganizzazione dei locali delle cancellerie - predisposto dall’Ufficio e approvato dalla Commissione di manutenzione nel corso del 2012 – sono stati eliminati gli sprechi di spazio nei diversi uffici e razionalizzato l’uso delle aule di udienza. Tuttavia non si è ancora potuta risolvere la situazione riguardante gli spazi destinati agli archivi in deposito delle sezioni: nonostante gli scarti effettuati e l’accorpamento dei depositi dei corpi di reato in armadi compattabili negli appositi locali, questi occupano circa 1.000 mq che, ad oggi, non sono disponibili né ricavabili nella sede di Ancona. Siamo in attesa che l’amministrazione comunale trovi una soluzione.
D. Che tipo di problematiche avete dovuto affrontare?
R. Le principali problematiche si possono sintetizzare in un aumento dell’afflusso di utenza agli sportelli, sebbene ci sia stata la possibilità da parte dell’utenza professionale, per quanto attiene al settore civile, di utilizzare a pieno gli strumenti forniti dal Processo civile telematico (PCT); nonché in un incremento del lavoro arretrato portato in dote da alcune sezioni distaccate. La situazione più grave, causa l’insufficienza del personale addetto (cui si dovrà tentare di porre rimedio cercando di ridistribuire le risorse disponibili senza danneggiare eccessivamente l’area civile) riguarda l’area penale e l’area amministrativa-contabile.
D. Quali progetti avete posto in essere?
R. Al fine di far fronte alla considerevole crescita dell’utenza, dapprima sono stati modificati gli sportelli al pubblico e potenziato il sistema di gestione degli accessi con l’installazione di un sistema di elimina code per tredici sportelli. In seguito sono stati rinnovati graficamente e aggiornati tutti i moduli pubblicati sul sito web dell’ufficio, rielaborando ed aggiornando le schede “COME FARE PER…” sul sito web. Poi è stata affrontata la criticità della gestione della restituzione dei fascicoli di parte (che occupano tre locali), con un’attività di analisi della problematica e di esame delle migliori pratiche diffuse in altri uffici giudiziari. La soluzione adottata è consistita in un accordo con l’Ordine degli avvocati per la restituzione a pagamento tramite ditta convenzionata con l’Ordine stesso, trascorsi trenta giorni dalla definizione della causa, nonché l’attivazione di un sistema on line di richiesta di restituzione dei fascicoli di parte sul sito web dell’Ufficio, analoga a quelle già in funzione per la richiesta di rilascio copie e certificati. Inoltre è stata introdotta una check-list per la trasmissione degli atti dalle cancellerie agli Uffici "Spese di giustizia" e "Recupero crediti". Infine è stata esaminata la possibilità, prendendo spunto dalle esperienze realizzate in altri uffici, di far gestire dai Comuni sede delle soppresse sezioni degli uffici di prossimità, alcune materie riguardanti la volontaria giurisdizione (in particolare amministrazioni di sostegno, tutele, curatele e altre pratiche di interesse dei cittadini). Tuttavia, per quest’ultimo punto siamo rimasti un po’ indietro in quanto non si è ancora ottenuta la necessaria collaborazione da parte delle amministrazioni comunali.
D. Concludendo: la partecipazione al Progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle Best Practices negli uffici giudiziari italiani" (DBP) che tipo di vantaggi ha apportato nella gestione del cambiamento del Tribunale di Ancona?
R. Le attività richieste dalla consulenza per la redazione della Carta dei servizi e del Bilancio sociale sono state una sorta di "esame di coscienza" per l'ufficio. I documenti sono stati pubblicati sul sito web dell’Ufficio circa un mese fa. Ovviamente non è possibile valutare un eventuale impatto sugli utilizzatori esterni dei servizi dell’Ufficio. Dal punto di vista interno, la redazione degli stessi ha rappresentato un’occasione utile per revisionare le procedure e l’organizzazione generale dell’Ufficio, anche tramite il punto di vista di soggetti esterni portatori di esperienze verificate in altri uffici. Se non avessimo preso parte all’iniziativa, sarebbe stato impossibile realizzarle per un duplice motivo: la limitatezza del tempo disponibile e la carenza di competenze metodologiche necessarie allo scopo, da parte del personale addetto. Se esistesse una nuova edizione di Best Practices 2.0 parteciperei nuovamente prevedendo un progetto per l’aggiornamento costante della "Carta dei servizi" e del "Bilancio di Responsabilità Sociale". Inoltre, a seguito dell’imminente introduzione dei nuovi sistemi informatici — che ci si augura portino a breve alla gestione telematica del processo penale analogamente a quella già sperimentata con successo del processo civile — mi occuperei della riorganizzazione delle cancellerie penali.
Per saperne di piu'
Sito web del Tribunale di Ancona
Carta dei Servizi del Tribunale di Ancona - 2013
Bilancio di Responsabilita' Sociale del Tribunale di Ancona - 2013
