I progetti del Tribunale di Sorveglianza di Palermo: intervista a Maria Pia Scuvera
27 febbraio 2014 - Maria Pia Scuvera, dirigente amministrativo del Tribunale di Sorveglianza di Palermo, ci racconta l'esperienza di riorganizzazione e innovazione dell’ufficio, con particolare riguardo alla gestione dell’utenza e ai dati dei detenuti
D. Com'è nata l'esigenza di concentrarsi su questo aspetto?
R. L’adesione al progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle Best Practices negli Uffici Giudiziari italiani" nella seconda metà del 2011, scaturisce dal convincimento che ciò avrebbe contribuito a soddisfare, da un lato, il bisogno espresso dalle varie componenti dell’Ufficio di una maggiore efficienza operativa e, dall’altro, a dare risposte sempre più attente e sollecite alla popolazione carceraria, in un momento di particolare tensione per il ben noto fenomeno del sovraffollamento delle carceri. Consapevoli dei punti deboli ma anche delle grandi capacità esistenti all’interno, si è cercato di coinvolgere nel progetto tutto il personale e le figure professionali presenti all’interno dell'ufficio, affidandone il coordinamento e la responsabilità di realizzazione alle figure apicali, con il supporto di una unità strategica costituita da tutti i funzionari responsabili dei vari settori.
Il progetto, come è noto, è stato finanziato dalla Regione Sicilia con i fondi FSE 2007/2013 con l’obiettivo di rafforzare le capacità di azione delle Autorità per l'amministrazione della giustizia. Nell’ambito delle linee di attività previste all’interno del progetto, abbiamo voluto innanzitutto sottoporre all’analisi dei consulenti della società che si era aggiudicato l’appalto, la inadeguatezza e le carenze del sistema informativo ministeriale SIES-SIUS utilizzato dall’ufficio rispetto alle esigenze di una efficiente gestione della “storia del detenuto”, e potere individuare un eventuale percorso di miglioramento della sua funzionalità ai fini della realizzazione di cartella informatica unica del detenuto, denominato anche fascicolo unico del detenuto.
Su quest’ultimo progetto, pensato da un magistrato dell’ufficio - dr. Mazzamuto - ancor prima della adesione a quello più ampio del Progetto Best Prectices - ci si è concentrati ritenendolo strumento peculiare ed indispensabile per l’attività della Magistratura di Sorveglianza, la cui funzione istituzionale è appunto quella di sorvegliare che la esecuzione della pena avvenga nel rispetto dei principi costituzionali e delle norme dell’Ordinamento penitenziario. Principi in base ai quali le pene non possono consistere in trattamenti contrari al senso di umanità e devono tendere, mediante l’applicazione delle misure appositamente previste dalla legge, alla rieducazione del condannato, in relazione alla evoluzione della sua personalità e alle sue capacità d’inserimento nella società libera. In tale contesto, appare chiaro come la esecuzione della pena si svolga lungo un intero percorso, composto generalmente da molteplici procedimenti presso il Tribunale e l’Ufficio di Sorveglianza. In altri termini, "c'è una vita della pena e della sua esecuzione" e, in ordine ad ogni condannato, si crea una storia, che ha come referente il Magistrato di Sorveglianza.
Da ciò l’esigenza per il magistrato di avere in ogni momento un quadro completo degli interventi svolti con riguardo al singolo detenuto, alla cui soddisfazione, purtroppo, non risponde il sistema informativo ministeriale SIES-SIUS, la cui impostazione segue al contrario una logica "per procedimento". Con la creazione di una cartella informatica per ciascun soggetto detenuto o sottoposto a misura alternativa, nella quale far confluire tutte le richieste presentate nel tempo dall’interessato, gli atti istruttori compiuti e i provvedimenti emessi dal magistrato di sorveglianza, si è voluto dare una valida risposta a tale esigenza, con l’ulteriore obiettivo di agevolare l’attività del magistrato e delle cancellerie. Queste ultime non dovranno procedere a richiedere ed acquisire atti istruttori in relazione ad ogni singola istanza presentata dal detenuto/condannato, potendo attingere invece dalla cartella tutti quei dati, notizie ed informazioni valide ai fini della decisione del magistrato; provvedendo a compiere soltanto gli atti probatori nuovi o ad aggiornare quelli già esistenti, senza dovere ripetere attività già svolte, con conseguente abbreviazione dei tempi di definizione dei procedimenti e risparmio di risorse.
D. Come avete gestito le cartelle dei rapporti disciplinari?
R. L’analisi del sistema SIUS compiuta per la definizione di un percorso di miglioramento dello stesso in base alle esigenze espresse dall’Ufficio, ha confermato come lo stesso non consenta di tracciare i rapporti disciplinari a carico dei detenuti ed i verbali di audizione degli stessi. L’attivazione di una cartella informatica condivisa per la loro memorizzazione e conservazione costituisce la prima risoluzione di una carenza del SIUS, con il risultato di avere agevolato enormemente il lavoro delle cancellerie, le quali hanno potuto così abbandonare prassi operative farraginose e costose anche in termini di risorse materiali ( consumo di carta e toner ).
Sono state individuate alcune aree di intervento e potenziamento dell’applicativo SIUS, prima fra tutte quella attinente alla gestione documentale mediante l’alimentazione di tutti i campi del sistema e del caricamento degli atti in uscita e soprattutto di quelli in entrata. Sono state messe a punto alcune iniziative dirette a conseguire interventi correttivi ed evolutivi del sistema ed è stata segnalata la importanza di programmare continua attività di formazione del personale per la completa utilizzazione delle funzionalità del sistema e per la diffusione degli strumenti informatici tra i magistrati.
In attesa della realizzazione degli interventi di modifica al sistema, sono state elaborate delle prassi operative finalizzate a supportare l’attività dei magistrati e del personale delle cancellerie.
Più specificamente, è stata predisposta ed implementata una cartella informatica per la raccolta, condivisione e ricerca di tutta la documentazione relativa ai rapporti disciplinari a carico dei detenuti, che arrivano ogni giorno dagli istituti di pena in quantità enorme, la cui consultazione e acquisizione è necessaria al magistrato per la valutazione e decisione delle molteplici istanze proposte dal detenuto.
Inoltre, è stato predisposto e messo a disposizione dei magistrati e delle cancellerie, un foglio di lavoro in formato MS Excel, riepilogativo di atti e documenti pervenuti anche se non tracciati a sistema, organizzati per data di arrivo, soggetto interessato e numero di sius, che dovrebbe agevolarne la pronta ricerca, consultazione ed acquisizione ad ogni procedimento in corso ed evitare di provvedere ogni volta alla ripetizione della medesima richiesta istruttoria. Occorre tuttavia precisare che la messa in opera di tale ha subito un notevole rallentamento se non addirittura un fermo, a causa dell’attuale situazione di intensa attività dell’Ufficio per dare sollecita attuazione alle misure adottate dalle recenti disposizioni legislative contro il sovraffollamento nelle carceri.
D. Quali elementi ostativi ha incontrato l'Ufficio per l'attuazione dell'intervento?
R. La difficoltà maggiore è stata quella di rendere partecipe e motivare tutto il personale, al quale è stato richiesto un maggiore impegno, senza – occorre ammetterlo - un riconoscimento in termini monetari. I dipendenti, dovendo scannerizzare ed inserire all'interno delle cartelle l’enorme quantità di documentazione cartacea gestita dall’Ufficio, vedono appesantito di molto, almeno all'inizio, il proprio lavoro. Il personale di cancelleria si trova, infatti, a dover lavorare un numero sempre più rilevante di richieste, tutte con carattere di urgenza, e la via più veloce è quella di ripetere la richieste di atti e relazioni (magari già nella disponibilità dell'ufficio ma non tracciati e inseriti nei fascicoli cartacei in possesso delle varie articolazioni della cancelleria o addirittura già in archivio), perpetuando "vecchie modalità lavorative". Fare passare il cambiamento, facendo un'opera di sensibilizzazione e cercando di far percepire questa nuova modalità come la via più efficace e facilmente perseguibile per migliorare i tempi di definizione dei procedimenti. Si tratta di un investimento per tutto l'ufficio che, una volta concluso, si auspica produrrà vantaggi anche per le cancellerie, che verranno facilitate nella lavorazione delle varie pratiche e nell'erogazione delle attività di sportello. L'altro elemento ostativo continua a consistere nelle carenze del sistema informativo SIES-SIUS a supporto delle attività di cancelleria, sul quale non sono stati effettuati interventi di sviluppo ed aggiornamento ormai da parecchi anni.
D. Quali aspetti di collegamento intravede con questo progetto operativo e gli altri avviati, anche per altre linee di attività, dall'Ufficio nell'ambito del Progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle Best Practices negli uffici giudiziari italiani" (DBP)?
R. La creazione della cartella condivisa del detenuto è in collegamento con le altre linee di azione del progetto di diffusione del Progetto "Diffusione delle Best Practices negli Uffici Giudiziari italiani" (DBP): in primo luogo, con quella che attiene alla valutazione dei livelli di tecnologia dell’Ufficio, allo sviluppo delle conoscenze e capacità informatiche del personale. Ma lo è anche con la Carta dei servizi per la riorganizzazione dei servizi e l’impegno assunto nei confronti degli utenti; con il Bilancio Sociale sotto il profilo della acquisizione di consapevolezza e responsabilità sociale per l’impiego delle risorse mes-se a disposizione dalla collettività. E lo è anche con quello di accompagnamento alla "Qualità", intesa questa non solo come processo per l'ottenimento di una certificazione ma soprattutto come strumento per assicurare un servizio giustizia sempre più efficiente ed efficace.
D. Prendendo in considerazione la contenuta numerosità dei Tribunali di Sorveglianza presenti sul territorio nazionale, avete attivato o le piacerebbe attivare una rete tra dirigenti amministrativi dei cantieri che hanno partecipato a DBP?
R. Sì, ed in effetti il benchmarking è uno dei principali risultati del Progetto DBP. Oltre agli uffici di sorveglianza del Distretto, esiste il contatto con il Tribunale di Sorveglianza di Sassari e di Messina; la stessa unità strategica per le buone pratiche presso il ministero ha organizzato degli incontri , nel corso dei quali gli Uffici che hanno già concluso il progetto best-practices portano la loro esperienza ai nuovi uffici candidati a DBP. Tutto ciò è molto utile e di aiuto. Ad esempio, il bisogno di potersi confrontare con uffici della medesima tipologia è stato molto sentito con riguardo alla redazione della Carta dei servizi, posto che la nostra utenza è costituita nella maggior parte da detenuti e dai loro familiari, mentre molto limitata è la presenza del difensore.
D. Quali progetti pensa potrebbero essere sviluppati insieme agli altri uffici giudiziari?
R. Innanzitutto, penso alla possibilità di portare avanti il Progetto per la realizzazione della cartella o fascicolo informatico unico del detenuto. Inoltre, potrebbe essere pensata ed inserita all'interno di DBP, la possibilità di realizzare dei circoli tra gli Uffici e i Tribunali di Sorveglianza italiani, all’interno dei quali sviluppare un confronto permanente e continuo tra dirigenti e funzionari dei predetti uffici, per lo scambio di informazioni, opinioni e modus operandi. Vorrei precisare che da qualche anno è attiva – su idea di una collega dell’Ufficio di Sorveglianza di Brescia - una rete di contatti tra i colleghi con funzioni direttive degli uffici e tribunali di sorveglianza, assai utile soprattutto in occasione di applicazione di nuove norme. La creazione e l'attivazione di una rete di scambio di informazioni, di linguaggi, di stili è stato accolta con molto entusiasmo da parte di coloro che ne sono stati coinvolti.
D. Al termine del Progetto DBP, accanto alla realizzazione di strumenti quali la carta dei servizi e il BRS, cosa vi è rimasto?
R. Ci è rimasto il metodo. Cerchiamo di affrontare le problematiche attraverso il confronto, l’auto-valutazione, nell’ottica del cambiamento, consapevoli che le organizzazioni in quanto formate da persone, sono dinamiche e vive, e che l’utente riveste un ruolo centrale.
D. Cosa non ha ritenuto utile e perché?
R. Tutti i progetti sono stati utili; tuttavia, forse avremmo potuto dedicare minor tempo alla redazione del BRS, includendo le voci più salienti e concrete di tale documento nella Carta dei Servizi, in una sezione dedicata. Ed ancora, si sarebbe dovuto dedicare più spazio per l’acquisizione da parte di tutti i responsabili di servizio, di una migliore conoscenza degli strumenti di autovalutazione e di gestione della qualità per una loro efficace utilizzazione e applicazione, e potere in tal modo mettere a sistema il miglioramento continuo dei nostri servizi.
Per saperne di più
La Carta dei Servizi del Tribunale di Sorveglianza di Palermo - 2012
Il Bilancio di Responsabilità Sociale del Tribunale di Sorveglianza di Palermo - 2011
Consultare la pagina “Area Sorveglianza” all’interno del sito www.giustizia.palermo.it della Corte di Appello di Palermo.
