Il percorso di miglioramento della Corte di Appello di Catanzaro: intervista a Rocco Barillari
27 marzo 2014 - Abbiamo intervistato il dott. Rocco Barillari, dirigente amministrativo della Corte di Appello di Catanzaro, che ci racconta l'iter di sviluppo del Progetto Best Practices all'interno dell'ufficio
D. Ci racconta la nascita e lo sviluppo del Progetto interregionale transnazionale “Diffusione delle Best Practices negli uffici giudiziari italiani” nel contesto del Distretto di Catanzaro, che presenta una situazione complessa e diversificata?
R. Il "pianeta giustizia" è un’amministrazione in piena evoluzione: ne fanno parte una moltitudine di uffici ed organizzazioni poco conosciute per la loro vastità e varietà di funzioni, realtà e territori, ma al cui interno stanno maturando forti e significative esperienze d’innovazione.
Nel tempo sono fioriti decine di tentativi di modernizzazione a volte scoordinati, a volte senza futuro, che in alcuni uffici hanno provocato sensibili miglioramenti. Quella giudiziaria è una realtà in movimento dove parlare di strategia, di pianificazione, di ricerca e reperimento di risorse, di cambiamento, è ancora raro, ma nella quale, a differenza del passato, si incontra più interesse che diffidenza negli interlocutori interni e che, in alcuni casi, sia pure pochi, può già confrontarsi con esperienze concrete.
La Corte di Appello di Catanzaro esercita la funzione giurisdizionale in un ambito territoriale denominato distretto che si estende su buona parte del territorio regionale e comprende quattro province (Catanzaro, Cosenza, Crotone e Vibo Valentia). Al distretto fanno riferimento sette tribunali ordinari (Castrovillari, Catanzaro, Cosenza, Crotone, Lamezia Terme, Paola e Vibo Valentia) aventi competenza limitata ai rispettivi circondari, un tribunale di sorveglianza, un tribunale per i minorenni ed un ufficio di sorveglianza. In ogni circondario operano, a loro volta, gli Uffici del Giudice di pace che, attualmente, sono cinquantaquattro. Il distretto della Corte di Appello di Catanzaro di fronte all’opportunità di confrontarsi sul merito della diffusione di una pratica di eccellenza, quale è quella della Procura della Repubblica di Bolzano, ha voluto porsi in un’ottica di miglioramento prefiggendosi nuovi obblighi nei confronti dei cittadini, della comunità locale e del personale interno.
Per quanto attiene al personale giudiziario, l’obiettivo ambizioso è quello di mettere in atto progetti ed azioni che consentano una reale funzionalità del servizio, migliorino le condizioni di lavoro all’interno della Corte, realizzando un ambiente qualificato e degno della funzione che svolge, anche fornendo gli strumenti per una formazione permanente, intesa come arricchimento continuativo della professionalità.
Per raggiungere questi obiettivi, la tradizionale partnership con il Ministero della Giustizia, specie in tempi come questi, non è apparsa sempre del tutto sufficiente, sia per le risorse che si devono mettere in campo, sia per il nuovo legame con la collettività che è necessario costruire.
La Corte di Appello di Catanzaro ha dato la propria adesione al progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle Best Practices negli uffici giudiziari" (di seguito DBP) per il suo duplice effetto positivo: il confronto con altri uffici e la finalità di commisurare, a livello interistituzionale, le diverse modalità di gestione.
D. Nel progetto di reingegnerizzazione realizzato, volto a semplificare e qualificare i servizi rivolti all’utenza professionale, il settore civile è stato coinvolto nella progettazione del Front-Office. Relativamente a questo aspetto, a che punto è arrivato l'Ufficio?
R. Dall’analisi sull'organizzazione effettuata presso la Corte d’Appello di Catanzaro durante la prima fase del progetto denominato “Riorganizzazione dei processi lavorativi e di ottimizzazione delle risorse degli Uffici Giudiziari della Regione Calabria” è risultata evidente la criticità legata al forte afflusso di pubblico all’interno del palazzo della Corte e delle cancellerie, pubblico che richiede informazioni di base o modulistica da compilare, che deposita atti e istanze che non necessitano particolare assistenza specialistica o che, infine, richiede copie di fascicoli.
Tale pubblico si trova pertanto a dover accedere direttamente alle cancellerie ed, in molti casi, a dovere ritornare anche in una seconda occasione (per consegnare la modulistica compilata o per ritirare le copie dei fascicoli richieste, ad esempio). Questo doppio afflusso generava difficoltà al personale dell’Ufficio Giudiziario, costretto a destinare parte del proprio tempo lavorativo allo svolgimento di attività potenzialmente “esternalizzabili”. Ad esempio, attraverso la creazione di un punto informativo esterno alle cancellerie stesse per permettere a queste ultime di liberare tempo e risorse utili a gestire meglio sia il fascicolo che le udienze.
D. Per il miglioramento della soddisfazione dell'utenza interna ed esterna, quali iniziative di comunicazione avete realizzato o pensato di affiancare a quelle poste già in essere?
R. Per quanto attiene alla comunicazione esterna, abbiamo realizzato il sito web dell’Ufficio che, oltre a rappresentare un mezzo di comunicazione verso l’utenza e il territorio di riferimento, supporta le scelte di tipo organizzativo. Inoltre fornisce utili informazioni agli utenti, al fine di ridurre l’accesso agli uffici per la richiesta di informazioni, integrando in tal senso le scelte effettuate per l'avvio del Front Office. Per quanto attiene alla comunicazione interna, invece, ho potuto osservare in prima persona una certa motivazione del personale, sebbene all'inizio si sia riscontrata una forte resistenza al cambiamento da parte dello stesso. L'esperienza ha fornito anche l'occasione per avviare un confronto stretto tra il personale dell'ufficio e i consulenti che usano schemi e linguaggio propri del “management pubblico” e una terminologia del tutto estranea a quella abitualmente in uso, dando l'opportunità di ampliare l'orizzonte delle conoscenze.
D. L'obiettivo di ridefinire le regole di distribuzione dei carichi d lavoro e di attribuzione dei procedimenti ai magistrati è stato raggiunto?
R. Dalla fase di analisi è emersa l’opportunità di avviare un percorso volto alla definizione di un modello di programmazione dell’attività giudiziaria in grado di razionalizzare tale attività sia in termini di distribuzione dei carichi di lavoro tra i magistrati sia in termini di programmazione delle attività di udienza. L’opportunità di mettere a punto un sistema di programmazione delle attività assume una particolare rilevanza nell’ottica delle disposizioni della L.111/2011 e della conseguente circolare del CSM che individua la possibilità di ridefinire tale programma annualmente sulla base anche dei “carichi esigibili” dai magistrati che saranno de-finiti dall’Ufficio.
La realizzazione dell’obiettivo, richiedendo la partecipazione del personale di magistratura alla definizione dei criteri e delle modalità di gestione e la condivisione di tali modalità tra magistrati e personale amministrativo, al fine di valutare nel modo più oggettivo possibile le ricadute delle scelte gestionali sulle unità organizzative, non è stato raggiunto perché confliggente con le disposizioni tabellari del Presidente (ovvero lo strumento organizzativo dell’Ufficio ).
D. Quali vantaggi ha tratto la Corte d'Appello di Catanzaro grazie alla partecipazione al Progetto Best Practices (DBP)?
L’esperienza avviata nella Corte d'Appello di Catanzaro è servita a tentare di modificare, migliorandoli, i “mancati rapporti” o i rapporti conflittuali con l'ambiente di riferimento; inoltre è stata utile per costruire un diverso sistema di relazioni locali e per ridefinire il sistema gestionale, a vantaggio di un approccio più ricco, articolato e responsabile nei confronti della comunità dei cittadini all’interno della quale l'ufficio opera. Abbiamo da subito compreso che l’obiettivo di un miglioramento gestionale e dei tempi dei processi non poteva riguardare solo gli aspetti relativi ai provvedimenti giurisdizionali, ma doveva investire, più complessivamente, il rapporto fra l’ufficio giudiziario, i cittadini, la città ed il suo distretto. Di conseguenza, tutta l’attività di “Riorganizzazione dei processi lavorativi e di ottimizzazione delle risorse della Corte di Appello di Catanzaro" è stata costruita e ripartita allo scopo di individuare ed esplicitare i criteri sulla base dei quali classificare gli obiettivi particolari dei progetti in corso, individuare nuovi progetti operativi e selezionare i risultati ritenuti prioritari. Lo studio analitico dei processi lavorativi ha infine permesso indirettamente di reinquadrare gli obiettivi di molti interventi poco chiari nelle loro finalità generali, al fine di conseguire i risultati previsti.
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