Liberare le risorse: le sfide dell’innovazione presso il Tribunale di Milano
24 aprile 2014 - Abbiamo intervistato il dott. Claudio Castelli, Presidente Aggiunto dell'Ufficio GIP presso il Tribunale di Milano, che ci illustra l'iter di sviluppo dei progetti di innovazione intrapresi nell'ambito del Progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle Best Practices" (DBP)
Il Tribunale di Milano nell’ambito del Progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle Best Practices negli uffici giudiziari italiani", nel biennio 2010-2011 ha portato avanti numerosi progetti di modernizzazione. I diversi interventi, che comprendono la riorganizzazione di alcuni processi di lavoro ritenuti strategici, la mappatura e la digitalizzazione di alcune procedure gestionali ed informatiche, la realizzazione di attività volte a rafforzare i servizi al cittadino, hanno consentito all'Ufficio di aprire un varco verso il cambiamento e l'innovazione.
Quando si parla di innovazione si pensa subito alla rivoluzione tecnologica. Sappiamo bene però che nelle pubbliche amministrazioni le tecnologie sono uno strumento capace di incidere nella quotidianità del lavoro, ma non possono essere sganciate da un progetto organizzativo. Quali linee di indirizzo avete seguito per integrare l'informatica con la strategia organizzativa del Tribunale?
L’innovazione è insieme una necessità e una pratica. Gli elementi virtuosi che hanno reso peculiare l'esperienza milanese sono due: l'innovazione tecnologica e la forte sinergia tra gli uffici giudiziari. L'organizzazione, per quanto attiene al primo aspetto, ha potuto beneficiare di importanti esperienze, tra le quali il decreto ingiuntivo telematico a partire dal dicembre 2006 e le notifiche civili on line dal giugno 2009. Per quanto riguarda le partnership, i tre uffici (Tribunale, Corte d'Appello e Procura) collaborano spesso tra loro e con l'Ordine degli Avvocati. A queste due componenti se ne affianca una terza: la presenza di una leadership chiara, determinata e con obiettivi certi e condivisi.
Abbiamo imparato sul campo che ogni progetto, anche in apparenza meramente informatico, richiede una vision generale, non soltanto inserendolo in un quadro organizzativo generale, ma operando una valutazione di impatto su tutti i settori ed uffici collegati. I passaggi possono essere così schematica-mente riassunti
- individuare le necessità dell’ufficio e le opportunità offerte da nuove normative o iniziative ministeriali o di altri enti;
- costruire il progetto, individuando i responsabili valutare l'impatto su altri settori e uffici;
- determinare tempi e modalità.
In ambito di innovazione organizzativa, a Milano è partita una sperimentazione su larga scala finanziata dall’ABI, dalla Fondazione Forense e dall’Associazione Prospera. In che cosa consiste e come è stata portata avanti tale esperienza a supporto dell'attività giurisdizionale?
Si è trattato della sperimentazione dell’ufficio del giudice con il reclutamento e l’affiancamento ai giudici civili di 42 giovani laureati come stagisti con mansioni di ricerca giurisprudenziale e dottrinale, di preparazione dell’udienza ed assistenza ad essa, di stesura di bozze di provvedimenti. Agli stagisti è stata corrisposta una borsa di studio di € 800 mensili per la durata annuale del progetto. Il risultato è stato ottimo sia sotto il profilo qualitativo che quello quantitativo: i giudici e i giovani laureati hanno infatti evidenziato un notevole grado di soddisfazione, i primi per l’incremento del volume e della qualità dei provvedimenti adottati; i secondi per la formazione qualificata e l’esperienza professionale conseguita. A conferma di ciò è da sottolineare come una considerevole quota dei giovani laureati impiegati nel progetto (circa il 30%) ha trovato lavoro durante lo stage e come la produttività dei giudici coinvolti sia stata superiore del 15% rispetto a quella degli altri giudici.
Milano sarà protagonista di un grande evento internazionale, l'Expo 2015 e il Tribunale di Milano avrà un ruolo centrale. Quali le sfide che attendono il Tribunale nel corso di questa occasione?
La prima sfida che abbiamo ritenuto di cogliere -e che speriamo di vincere- è la creazione del più grande Ufficio Relazione con il Pubblico mai realizzato in un palazzo di giustizia in Italia, che sarà pienamente operativo per Expo.
La prospettiva verso cui ci stiamo muovendo è quella di realizzare un sistema integrato di accoglienza, differenziando tra la normale utenza (il cittadino) e l’utenza qualificata (l’avvocatura, ma anche curatori, periti, interpreti etc.). Il primo livello di informazione, ivi compreso il rilascio di modulistica, si ha tramite il sito internet, in corso di rinnovamento. Il secondo livello, e finalizzato al rilascio di certificazioni e di informazioni generali per i cittadini, attiene alla creazione dell’URP del palazzo di Giustizia che dovrebbe essere operativo entro l’autunno del 2014. Il terzo livello, già realizzato e destinato agli avvocati ed altri utenti qualificati è rappresentato dai tre punti informativi (civile, penale e GIP), ai quali ci si può rivolgere per richiedere informazioni, dati e copie di atti relativi ai processi in corso. In questo modo le cancellerie vengono peraltro restituite in gran parte ad attività di back office. Questo rappresenta anche il risultato della riorganizzazione delle cancellerie avviata a causa di diversi fattori, apparentemente disomogenei, che vanno dalla costante perdita di personale amministrativo, che imponeva di mantenere livelli di servizio adeguati con sempre meno addetti, all'informatizzazione di alcuni settori e all'esigenza di realizzare una politica di accoglienza degli utenti fino ad allora ignorata, ottimizzando l'erogazione del servizio con gli occhi di chi ne beneficia.
Per quanto riguarda le altre sfide, abbiamo calcolato che Expo porterà, nel periodo precedente e susseguente all’evento, un aumento stimabile del 10 % del carico di lavoro, che, nel corso dell’evento vero e proprio, potrà raggiungere il 50% in relazione ad alcuni specifici settori. Se avremo una risposta adeguata da parte delle altre istituzioni preposte e competenti, in particolare per quanto concerne la presenza di personale e magistrati, saremo in grado di affrontare adeguatamente l’evento.
Per concludere. Lei afferma spesso che occorre liberarsi dall'immagine di una giustizia immobile ed inerte e bisogna evidenziare gli sforzi intrapresi e i risultati raggiunti, non soltanto in termini di vivacità di procedimenti attuati, ma anche di buone pratiche censite. Tenuto conto del Suo ruolo e del Suo vissuto all'interno di una realtà che è possibile definire di "eccellenza" nel panorama della giustizia italiana, cosa consiglierebbe agli uffici giudiziari che hanno resistenza ad avviare un vero processo di cambiamento organizzativo?
La prima consapevolezza che credo dovremmo tutti avere è che innovare non è una scelta, ma una necessità determinata dalle sempre più scarse risorse che ci vengono dal Ministero e da una cittadinanza sempre più esigente su qualità, tempi della giustizia e politica di accoglienza.
Nel nostro caso, nella ricerca di risorse siamo stati aiutati da due fattori: la credibilità che ci eravamo guadagnati con il successo di alcuni progetti e la programmazione nel 2015 dell’Expo che imponeva una modernizzazione anche degli uffici giudiziari. Questo ci ha consentito da un lato di creare partnership su singoli progetti con enti pubblici (Ordine avvocati, enti locali, Università) e privati (ABI, Pro Spera) e dall’altro di avere un finanziamento generale gestito in accordo con il Comune di Milano ed il Ministero della Giustizia per lo sviluppo delle infrastrutture e dell’informatizzazione degli uffici giudiziari milanesi in occasione di Expo 2015.
La seconda consapevolezza riguarda la necessità di saper coniugare la riorganizzazione degli uffici giudiziari, tesa all’efficienza e alla qualità dei servizi, con i principi di indipendenza della giurisdizione. Occorre riconoscere che non vi è contrasto tra efficienza del servizio e indipendenza della giurisdizione. A meno che non si confondano i termini e si creda che indipendenza della giurisdizione voglia dire svincolo del giudice da qualsiasi regola organizzativa dell’ufficio. L’indipendenza del giudizio è sacra, ma ciò non vuol dire anarchia nelle modalità di organizzazione, le cui scelte spettano all’ufficio. Si può anzi affermare che efficienza e indipendenza sono due aspetti potenzialmente complementari e non confliggenti e che possono essere gestiti in modo tale da esaltarsi reciprocamente. Occorre solo rifuggire da eccessive semplificazioni e tener conto che le norme stabiliscono alcuni caposaldi da cui non si può prescindere.
Il terzo consiglio è forse banale, ma fondamentale: non avere remore a copiare. Altri uffici hanno già portato avanti esperienze e raggiunto risultati significativi. Impariamo da loro. Anche noi abbiamo importato alcune pratiche di progetti nati altrove, magari perfezionandole ed adattandole meglio al nostro contesto (mi riferisco ad esempio all’impiego di Lavoratori Socialmente Utili sulla base di un Protocollo con la Provincia, idea nata a Monza; oppure alla targatura dei processi, sperimentata con grande successo nel foro torinese).
Partendo da altre esperienze si può mettere in moto un volano in grado di liberare energie nel proprio ufficio e che domani sarà in grado di far nascere esperienze originali che saranno utili ad altri in un’ottica di reciproco arricchimento.
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