La diffusione di Best Practices nella Regione Lombardia: intervista a Adriana Cheber, referente della Regione Lombardia del Progetto DBP
13 aprile 2015 - Abbiamo intervistato il Referente operativo del Progetto DBP della Regione Lombardia, Adriana Cheber per un contributo sul ruolo e l'impegno complessivo della Regione Lombardia nel Progetto, sugli obiettivi specifici della Regione, sulle eventuali criticità riscontrate, sul modello di governance del Progetto e sulle prospettive future
La Regione Lombardia ha partecipato al Progetto interregionale transnazionale "Diffusione di Best Practices presso gli Uffici giudiziari italiani" (DBP) supportando - dal 2010 ad oggi - con attività di assistenza 31 Uffici Giudiziari. I progetti operativi in corso di realizzazione o già realizzati negli Uffici Giudiziari sono 385.
La Lombardia è la Regione del nord Italia che ha investito di più nel Progetto Best Practices, finanziando in due tempi le attività di assistenza a quasi tutti gli Uffici Giudiziari regionali. Quali sono state le motivazioni di questa scelta e quali i principali obiettivi?
L’adesione al Progetto Best Practices da parte di Regione Lombardia nasce dalla crescente esigenza di contribuire attivamente al buon funzionamento del sistema giustizia inteso come elemento imprescindibile per lo sviluppo economico regionale e, in un’ottica più ampia, nazionale. La scelta di finanziare le attività di assistenza coinvolgendo quasi tutti gli Uffici Giudiziari della Regione rappresenta il segnale del contributo attivo che Regione Lombardia vuole dare nel partecipare al miglioramento della performance degli uffici giudiziari lombardi e dei servizi offerti ai cittadini.
Gli Uffici Giudiziari coinvolti sono stati complessivamente 31 finanziati in due tranche, nel dettaglio:
- Il primo finanziamento ha visto la partecipazione di 12 uffici: il Tribunale e la Corte d’Appello di Milano, il Tribunale e la Procura della Repubblica di Monza, il Tribunale e la Procura della Repubblica di Crema, il Tribunale di Cremona, il Tribunale di Varese ed il Tribunale di Brescia;
- Il secondo finanziamento ha consentito la partecipazione di 19 uffici giudiziari: la Procura Generale di Milano, il Tribunale e la Procura della Repubblica di Busto Arsizio, il Tribunale di Lodi, il Tribunale e la Procura della Repubblica di Sondrio, la Procura della Repubblica di Varese, la Procura della Repubblica di Pavia, il Tribunale e la Procura per i Minorenni di Milano, il Tribunale e l’Ufficio di Sorveglianza di Milano e l’ Ufficio di Sorveglianza di Varese, la Corte d’Appello di Brescia, il Tribunale e l’Ufficio di Sorveglianza di Brescia, la Procura Generale di Brescia, il Tribunale e la Procura della Repubblica di Mantova, la Procura della Repubblica di Brescia, il Tribunale per i Minorenni di Brescia ed il Tribunale di Bergamo.
Il Progetto DBP è stato lo strumento che ha consentito la diffusione negli Uffici Giudiziari del territorio lombardo dell’esperienza positiva realizzata nella Procura della Repubblica di Bolzano sia dal punto di vista dell’innovazione organizzativa che di potenziamento della qualità dei servizi.
L’obiettivo principale che Regione Lombardia ha voluto perseguire è stato quello di offrire agli Uffici Giudiziari partecipanti la possibilità concreta di intraprendere un percorso di miglioramento organizzativo ed efficienza operativa, nonché di innovazione e maggiore trasparenza.
Quali sono stati negli Uffici coinvolti i principali risultati che la Regione ha ravvisato e quali invece le criticità alle quali il Progetto DPB non ha fornito adeguata risoluzione?
Le attività sono state svolte adeguatamente e nel rispetto dei tempi e delle aspettative progettuali in tutti gli Uffici Giudiziari coinvolti dal Progetto. La partecipazione da parte di magistrati e del personale amministrativo operante nei diversi Uffici è stata attiva e determinante nella realizzazione degli interventi organizzativi previsti e nella revisione dei processi di lavoro e di innovazione proposti, al fine di raggiungere obiettivi condivisi. Si può dunque affermare che sono stati raggiunti ottimi risultati per quanto concerne la riorganizzazione e lo snellimento delle procedure interne, attraverso ad esempio la razionalizzazione ed omogeneizzazione di modulistica e l’implementazione di strumenti volti a semplificare ed efficientare l’operatività dei singoli Uffici.
Il Progetto ha, inoltre, consentito di migliorare i servizi offerti alla cittadinanza e all’utenza professionale grazie ad interventi volti a potenziare i canali di comunicazione verso l’esterno e a migliorare l’accessibilità ai servizi offerti: creazione dei siti web degli Uffici Giudiziari arricchiti da una maggiore offerta di servizi online, realizzazione di Punti Informativi e sportelli di front office, redazione di Carte dei Servizi e di Bilanci Sociali oltre alla realizzazione del più grande ufficio di relazioni con il pubblico per la giustizia attivo in Italia.
Le criticità emerse alle quali non è stato possibile fornire una adeguata risoluzione sono quelle proprie del sistema giustizia italiano e riscontrabili e comuni a tutti gli Uffici Giudiziari italiani e non solo lombardi. Si tratta in particolare del deficit crescente di personale amministrativo e giurisdizionale, per il quale si registrano in alcuni casi tassi di scopertura elevati (a volte superiori al 45%), e delle carenze inerenti le tecnologie informative che risultano non sempre adeguate al percorso di innovazione e digitalizzazione previsto dal Ministero della Giustizia. Le iniziative di cambiamento e riorganizzazione proposte sono dunque state in alcuni casi non sempre adeguatamente supportate a causa della scarsa disponibilità di risorse e strumenti informatici presenti all’interno di singoli Uffici Giudiziari.
Best Practices è un progetto nazionale che ha sperimentato anche una governance multilivello impostando una nuova collaborazione inter-istituzionale tra regioni finanziatrici del Progetto, Ministero Giustizia e DFP per le attività di monitoraggio e valutazione. Come giudica oggi questa soluzione di governance? Cosa ha funzionato e cosa andrebbe migliorato?
Un progetto di così ampia portata sia per quanto riguarda le risorse finanziarie investite che per la numerosità dei diversi attori coinvolti ha richiesto una adeguata organizzazione all’interno di Regione Lombardia per garantire non solo il coordinamento tra l’Amministrazione regionale e le altre istituzioni ma anche la corretta attuazione dei piani operativi delle attività dei singoli Uffici Giudiziari partecipanti. Il ruolo del Ministero della Giustizia e del Dipartimento della Funzione Pubblica e delle Regioni italiane, tra i cui referenti si è instaurato un rapporto di piena collaborazione e confronto, è stato fondamentale sia nella fase di progettazione e realizzazione del Progetto, sia in fase di monitoraggio e risoluzione di possibili problematiche e criticità emerse nella fase di esecuzione progettuale.
I monitoraggi periodici sullo stato di avanzamento delle attività nelle diverse realtà regionali, così come tutte le iniziative di diffusione, presso tutti gli Uffici Giudiziari, delle buone pratiche rilevate è stato un aspetto di fondamentale importanza per la riuscita di un progetto nazionale così ambizioso.
Credo che questi momenti di confronto siano stati di sicura utilità per migliorare una eventuale replica del progetto da parte dei soggetti istituzionali coinvolti. Personalmente ritengo che la governance attuata da parte di tutti gli attori nazionali e regionali del progetto summenzionati sia stata di qualità.
Senza dubbio rappresenta un modello di coordinamento e di integrazione multilivello innovativo e riproducibile in analoghe esperienze complesse.
Considerata la numerosità e, in taluni casi, l’alta qualità delle innovazioni realizzate in Lombardia, la Regione ha realizzato o ha intenzione di realizzare interventi per facilitare la trasmissione delle esperienze di cambiamento realizzate tra gli Uffici Giudiziari? In che modo, a suo parere, il DFP potrebbe facilitare questa attività?
Momenti di condivisione e diffusione sono stati e saranno sicuramente i convegni di Progetto, organizzati da Regione Lombardia, in cui i protagonisti assoluti sono gli Uffici Giudiziari e gli interventi di innovazione e riorganizzazione di cui sono stati contestualmente beneficiari e promotori.
Inoltre, un ulteriore canale per trasferire buone prassi, è rappresentato dai siti web realizzati per entrambi i progetti (www.giustiziainrete.com e www.innovagiustizia.it) in cui, oltre ad essere presentato il Progetto, è possibile consultare gli interventi realizzati presso i singoli Uffici Giudiziari coinvolti, gli obiettivi prefissati e, in particolare, i risultati raggiunti. Tali siti, particolarmente apprezzati dagli Uffici interessati, hanno contribuito al processo di condivisione e diffusione di esperienze e buone pratiche, non solo tra gli Uffici Giudiziari lombardi ma anche a livello nazionale, essendo tali esperienze consultabili in maniera aperta.
Ritengo che il supporto di un soggetto esperto in tematiche di diffusione e condivisione delle buone pratiche, quale il DFP, può essere sicuramente un importante promotore in tal senso e mi auspico che continui a svolgere questa attività non solo implementando ulteriormente il portale RisorsePerLaGiustizia.it che già rappresenta un ottimo strumento per gli Uffici, ma anche attraverso la realizzazione di incontri di confronto tra i vari Uffici coinvolti nel progetto a livello nazionale.
In prospettiva, ritiene che l’esperienza di supporto regionale al sistema della giustizia possa essere replicato? Se sì, rispetto all’esperienza di Best Practices quali cambiamenti si dovrebbero attuare ed in particolar modo a quali problemi dovrebbe rispondere?
Sicuramente la positiva esperienza maturata grazie alla partecipazione al Progetto Best Practices mi consente di affermare che tale iniziativa potrebbe essere replicata, in particolare per gli Uffici che ancora non hanno avuto l’opportunità di parteciparvi, ed è auspicabile che sia inserita all’interno di un progetto di più ampio respiro che coinvolga non solo gli Uffici Giudiziari presenti nei vari territori regionali, ma anche l’amministrazione centrale nell’ottica di un miglioramento complessivo del sistema giustizia in Italia o in un progetto allargato che coinvolga altre Amministrazioni Pubbliche ed Enti territoriali, al fine di creare una rete tra tutti gli Enti coinvolti in un’ottica di miglioramento complessivo dei servizi resi ai cittadini.
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