La scheda informativa del minore della Procura per i Minorenni di Salerno: intervista a Antonio Frasso
23 aprile 2015 - Antonio Frasso, Procuratore della Procura per i Minorenni di Salerno, illustra il nuovo sistema di informazione costruito per la gestione della "scheda informativa del minore", realizzato nell’ambito del Progetto Best practices.
Nell’ambito del Progetto transnazionale interregionale “Diffusione di best practices presso gli Uffici giudiziari italiani” (DBP), la Procura della Repubblica per i Minorenni di Salerno partendo dall’analisi delle procedure interne e delle relative criticità, ha avviato un’iniziativa di miglioramento delle performance gestionali. L’intervento ha riguardato la realizzazione di un nuovo sistema di informazione costruito per la gestione della "scheda informativa del minore", destinata a raccogliere i dati dei minori collocati nelle comunità educative del Distretto. La gestione di tale processo è stata completamente informatizzata mediante la realizzazione di un applicativo in grado di importare e archiviare automaticamente e in tempo reale le informazioni contenute nelle schede informative trasmesse dalle comunità. Per approfondire questa esperienza abbiamo intervistato Antonio Frasso, Procuratore della Procura per i Minorenni di Salerno
Come è nata l’idea di intervenire sul sistema di informazione costruito per la gestione della scheda informativa del minore attraverso il Progetto transnazionale interregionale “Diffusione di best practices presso gli Uffici giudiziari italiani” (DBP)?
L’idea è stata quella di utilizzare l’occasione offerta dal Progetto DBP per ottimizzare i processi interni di gestione e trattamento delle pratiche giudiziarie e per migliorare il rapporto con l’utenza. Dall’analisi organizzativa di tutte le attività della Procura per i Minorenni di Salerno, condivisa dal gruppo di guida del cantiere (Procuratore della Repubblica, responsabile del Progetto e direttore amministrativo), è emerso che il settore che più di altri necessitava di un intervento - perché fondato su una gestione esclusivamente cartacea delle pratiche - riguardava il monitoraggio dei minori collocati nelle comunità educative del Distretto. L’obiettivo minimo è stato quello di dotare finalmente la Procura di una anagrafe dei minori collocati fuori delle famiglie di origine e poi di realizzare un sistema informativo che consentisse al Procuratore di esercitare al meglio il potere di controllo su possibili situazioni di abbandono.
Quali sono gli obiettivi e i passi più significativi di questo progetto?
L’art. 9 della Legge n.184/83 attribuisce al Procuratore della Repubblica per i Minorenni il controllo sulle situazioni di rischio e abbandono che riguardano minori e prevede l’obbligo per le comunità educative di trasmettere semestralmente alla Procura l’elenco di tutti i minori collocati presso di loro, con indicazione per ciascuno di essi delle condizioni familiari e psico-fisiche.
E’ evidente che per controllare efficacemente è necessario conoscere: è stato, pertanto, predisposto un modello omogeneo di scheda informativa contenente quegli indicatori che più di altri potessero mettere in evidenza possibili situazioni di abbandono quali gli anni di permanenza del minore in comunità, i rapporti con le famiglie di origine, i programmi elaborati per ridurre al minimo la permanenza del minore nella struttura, la qualità del rapporto tra il servizio sociale inviante e la comunità.
Quali sono le principali caratteristiche dell’applicativo sviluppato per la gestione della scheda informativa del minore?
Sia l’applicativo che le schede “Schede Informative dei Minori” (SIM)e le Schede Dimissioni (SD) sono basate su sistema open source che supporta il formato “.xls”. Il sistema operativo realizzato, in grado di importare e archiviare automaticamente i dati e le informazioni contenute nelle schede trasmesse per posta elettronica dalle comunità, consentirà di sapere, in tempo reale, quante sono le comunità attive sul territorio, quanti i minori collocati distinti per genere, età, nazionalità, numero di visite ricevute, giorni trascorsi fuori dalle comunità e garantirà un controllo sicuramente più efficace perché tempestivo delle situazioni di abbandono.
Attraverso il cruscotto di monitoraggio dell’applicativo è possibile interrogare i dati e le informazioni delle SIM e SD salvate ed archiviate. Il cruscotto è composto da diverse tabelle dinamiche che consentono in tempo reale il monitoraggio e il presidio, dal punto di vista sia micro che macro, delle informazioni basilari sui minori collocati. L’applicativo è gratuito e la società realizzatrice dell’intervento ha accolto a pieno la richiesta di strutturarlo come applicativo “autosufficiente”, nel senso che l’ufficio sarà in grado di gestire il sistema ed aggiornarlo anche quando non ci sarà più il supporto esterno.
Quali azioni sono state poste in essere per coinvolgere il personale e gli stakeholders?
Il personale dell’Ufficio è stato sistematicamente coinvolto in tutte le linee di attività previste dal progetto. Nella fase iniziale di analisi organizzativa, attraverso l’utilizzo di interviste strutturate e workshop di approfondimento, il personale ha contribuito fortemente alla ricostruzione dei processi organizzativi e delle interrelazioni tra le segreterie, nonché all’individuazione degli ambiti di miglioramento del livello di efficacia e di efficienza delle attività interne e dei servizi. Inoltre, ha sempre rappresentato un punto di vista privilegiato nelle operazioni di fine tuning degli interventi in corso d’opera, consentendo in questo modo una ottimizzazione dei tempi e delle attività operative previste per l’attuazione del progetto
Per quanto riguarda gli stakeholders, lo scorso 18 febbraio la Procura ha organizzato un convegno di presentazione del Progetto “Gestione minori nelle comunità” ,coinvolgendo soggetti istituzionali che a vario titolo intervengono nella gestione del delicato settore della tutela dei minori: autorità giudiziarie minorili e ordinarie, forze di polizia, servizi sociali, terzo settore. Sono stati poi convocati in Procura i responsabili delle circa 40 comunità per minori attualmente attive nel distretto di Salerno al fine di illustrare loro le modalità operative per l’avvio del nuovo sistema di invio delle schede informative e rispondere ad eventuali loro quesiti. Già dalla prossima scadenza semestrale le nuove schede informative costituiranno l’unico mezzo con cui le comunità potranno comunicare, ai sensi di legge, le informazioni sui minori collocati presso di loro; per testare il sistema si è richiesto di inviare nuovamente, a mezzo mail, le schede informative del secondo semestre 2014 già trasmesse, adottando il nuovo modello.
Quali saranno i futuri sviluppi del progetto?
Un progetto ambizioso prevede di completare il sistema di monitoraggio dei minori in comunità con un sistema rivolto alla verifica delle attività che si svolgono nelle comunità e che sono oggetto delle ispezioni periodiche disposte dalla Procura, per far sì che il servizio offerto sia sempre più finalizzato a realizzare la missione istituzionale di tutti i soggetti a vario titolo coinvolti nella tutela del minore. Il primo passo in questa direzione è stato la creazione di un fascicolo elettronico per ciascuna comunità, un repository virtuale di tutta la documentazione più rilevante (autorizzazioni, revoche, verbali di visite ispettive), nella logica di dematerializzazione e digitalizzazione degli archivi.
Quali sono le altre attività che state realizzando nell’ambito del Progetto DBP all’interno della Procura per i Minorenni di Salerno?
Le principali attività attualmente in corso nell’ambito del Progetto DBP, e delle quali si prevede il completamento entro il prossimo mese di maggio, sono essenzialmente dirette a promuovere la cultura della comunicazione, del confronto e della informazione verso l’esterno.
Per questa finalità, i progetti in cantiere riguardano la reingegnerizzazione del sito web, la redazione della carta dei servizi e l’approvazione del bilancio sociale, in quanto strumenti in grado di garantire il diritto all’informazione sui servizi e sugli standard qualitativi e quantitativi della Procura all’utenza professionale e non, ai cittadini e agli stakeholders.
L’obiettivo è quello di superare una visione autoreferenziale per guardare all’esterno verso tutti i possibili interlocutori pubblici e privati che possono avere interesse all’attività della Procura. Tutto ciò riveste particolare importanza in una realtà come quella della Procura per i Minorenni di Salerno, in quanto avendo competenza su un vastissimo territorio e su situazioni che impongono interventi tempestivi, la fruibilità delle informazioni e dei servizi attraverso nuovi strumenti e canali di comunicazione riveste un ruolo centrale.
Per saperne di più
Consulta la scheda informativa del Cantiere delle Procura per i Minorenni di Salerno
