L'albo pretorio on line della Camera di Commercio di Bergamo

A partire dal primo gennaio 2011 le pubblicazioni effettuate su carta non hanno più valore legale; come stabilito dall’art.32 della Legge n. 69/2009, le amministrazioni pubbliche sono obbligate a pubblicare sul proprio sito istituzionale (o su quello di altre amministrazioni affini o associazioni) tutte le notizie e gli atti amministrativi che necessitano di pubblicità legale.

Le amministrazioni hanno scelto soluzioni diverse per l’organizzazione e la gestione dell’albo pretorio on line, e hanno realizzato spazi web molto differenti tra loro. Alcuni enti hanno approfittato dell’obbligo legislativo per ripensare l’intera gestione documentale altri invece si sono limitatati a trasporre gli atti dalla versione cartacea a quella digitale. 

Abbiamo approfondito il tema con la Camera di Commercio di Bergamo, e con i responsabili degli uffici Protocollo, Gestione sito internet e del Servizio di comunicazione, Marco Prezioso, Parziale Marina e Giuseppe Cattaneo.

Come sono organizzati i documenti pubblicati nell’albo pretorio on line?Come si accede all’albo? 

Come previsto a livello normativo, l’albo camerale è online dal primo gennaio 2011. Vi si accede da un link presente nella barra dei “tasti caldi” della homepage, oppure direttamente dall’indirizzo www.bg.camcom.it/albocamerale.
Nella homepage della sottosezione dell’albo camerale informatico, sono pubblicati tutti gli atti e i provvedimenti per i quali è previsto per legge o da regolamento, l’obbligo di pubblicazione avente effetto di pubblicità legale. Gli atti sono pubblicati in formato Pdf non modificabile, e al fine di facilitare l’accessibilità, sono suddivisi per tipologia (concorsi determinazioni, delibere, ecc.): nella homepage è presente un indice delle categorie, ogni categoria rimanda ad un’altra pagina dove è possibile consultare i relativi atti. Per ogni atto sono disponibili le informazioni riguardanti l’oggetto, il periodo della durata della pubblicazione, l’ente o l’ufficio che ha emesso l’atto, e in formato pdf l’atto stesso.
Nella homepage è consultabile anche il regolamento dell’Albo Informatico approvato dall’ente camerale, e che contiene indicazioni sulle finalità, sulla struttura dell’albo, sulla modalità e durata delle pubblicazioni, sul rispetto della privacy, sulla responsabilità e la conservazione degli atti pubblicati, sull’accessibilità.
 Sono scaricabili anche il modulo per la richiesta di pubblicazione degli atti amministrativi, il regolamento e il modulo di domanda di accesso agli atti amministrativi. 

A livello organizzativo, come sono gestiti l’albo pretorio on line e il processo di pubblicazione degli atti?  

Dato che gli atti provengono da diversi uffici della Camera di commercio o anche dall’esterno (ai fini di pubblicità legale), è stato predisposto un modulo standard, scaricabile anche dal sito, che prevede l’inserimento degli elementi essenziali relativi all’atto da pubblicare, come la data, il tipo di atto, il titolo, la durata della pubblicazione. Le richieste di pubblicazione possono essere inviate solo utilizzando questo modulo, corredato da copia dell’atto amministrativo in formato pdf; le richieste devono essere inviate almeno 2 giorni prima della data di inizio pubblicazione prevista.
La pubblicazione on line è a cura dell’ufficio protocollo che riceve la richiesta e sulla base delle informazioni contenute nel modello di accompagnamento dell’atto, lo inserisce nel sito. L’ufficio protocollo non è responsabile del contenuto degli atti pubblicati ma vigila sulla regolarità della tenuta del registro. I provvedimenti e gli atti originali cartacei, con la relata di avvenuta pubblicazione, sono conservati presso l’Ufficio Segreteria in volumi rilegati, oppure presso l’ufficio che ha richiesto la pubblicazione.
Alla scadenza del periodo di pubblicazione il sistema gestionale provvede automaticamente a inviare al mittente (ufficio interno o enti esterni) una mail con la relata di pubblicazione.

L’ente camerale si è dovuto dotare di nuovi strumenti operativi e organizzativi per attivare l’albo online?

Bisogna suddividere l’aspetto tecnologico in tre fasi: la conversione degli atti da pubblicare in formato Pdf non modificabile, il caricamento e archiviazione nel database degli atti e, infine, l’interconnessione di quest’ultimo con il software gestionale (OpenCMS) del sito camerale. 
Per la produzione degli atti in formato Pdf non modificabile, gli uffici richiedenti la pubblicazione sono stati dotati del programma Adobe Acrobat 9 Pro. Come database relazionale è stato invece scelto PostgreSQL (programma opensource noto per la sua robustezza e affidabilità), da utilizzare tramite interfaccia web ad accesso autenticato. Infine è stata sviluppata ad hoc la connessione tra il suddetto database e il CMS (per l’erogazione in pagine web degli atti).

Quali aspetti si sono rivelati problematici nell’attivazione e gestione dell’albo pretorio on line?

Innanzitutto in fase di progettazione e sviluppo del database, si è dovuto affrontare la necessità di rendere definitivamente immodificabili i record degli atti, per la pubblicazione sul sito. 
Si è presentato poi il problema di progettare una versione “elettronica” dell’Albo delle affissioni, con tutti le informazioni presenti sull’analoga versione cartacea. Abbiamo dovuto infine prevedere la formazione per il personale sull’uso dell’albo informatico, sulla produzione dei documenti in formato Pdf con restrizioni e sul caricamento e all’indicizzazione degli atti amministrativi.