Piano di Comunicazione 2011 della Regione Puglia
In occasione dell’adozione del Piano di Comunicazione della Regione Puglia per l’anno 2011, abbiamo rivolto al Dirigente Servizio Comunicazione Istituzionale Regione Puglia Area Politiche per lo Sviluppo, il Lavoro e l’Innovazione Eugenio Iorio alcune domande di approfondimento sui contenuti del Piano.
In che modo il nuovo Piano di comunicazione della Regione Puglia per l’anno 2011 intende avvicinare l’istituzione alle esigenze degli utenti?
L’azione propulsiva della comunicazione accompagna e non segue semplicemente le scelte dell’amministrazione: la comunicazione istituzionale è uno strumento strategico anche e soprattutto nell’ottica del miglioramento organizzativo, perché se utilizzato bene aiuta a semplificare le procedure e a costruire un dialogo efficace con tutti gli interlocutori. Se ben pianificata, infatti, la comunicazione è una risorsa determinante in grado di stimolare la razionalizzazione dell’attività degli uffici, portandoli ad operare in modo più coordinato ed efficiente.
In Puglia abbiamo realizzato un sistema integrato di comunicazione che è divenuto patrimonio culturale di tutto l’Ente: ogni Servizio amministrativo partecipa alla sua costruzione ed al suo sviluppo, utilizzando un linguaggio condiviso, con elementi di “information design” anche visivo, comprensibile e, ove possibile, univoco nei confronti dei cittadini, degli stakeholders e delle altre istituzioni. Il Centro media regionale è un esempio di come la Pubblica Amministrazione può essere efficace ed efficiente come e quanto il “privato”, elevando significativamente gli standard di qualità dei servizi all’utenza.
Quali sono, a suo giudizio, gli elementi che caratterizzano in maniera innovativa il Piano di Comunicazione della Regione Puglia?
Ci interessa in via prioritaria innovare le metodologie di processo e metterle a disposizione dell’intero Ente: il Piano 2011 è finalizzato proprio a promuovere e potenziare le strategie e le dinamiche per la comunicazione a tutti i livelli rompendo i vecchi schemi della burocrazia. Solo semplificando le procedure di interazione fra le diversi componenti della macchina regionale è possibile, infatti, mettere le basi per costruire un dialogo efficace con i cittadini e rafforzare l’immagine della Regione.
Per questo viene adottato un modello amministrativo regionale orientato allo sviluppo di una “comunicazione circolare” - condivisa, paritaria e partecipata - in cui tutti gli attori, attraverso uno scambio continuo di dati, sviluppano un flusso informativo dinamico, flessibile e multiforme. Gli elementi innovativi si focalizzano, quindi, nell’implementazione scientifica di un sistema neutrale di comunicazione interna finalizzato sia a migliorare l’efficienza organizzativa ma anche a creare negli operatori un senso di appartenenza e pieno coinvolgimento nella funzione svolta (human network).
Un punto nodale del Piano è comunque rappresentato dalla gestione professionale e sistematica dei rapporti con tutti gli organi di informazione (media regionali e nazionali) nell’ottica di portare avanti una politica di comunicazione coerente e orientata alla massima partecipazione di cittadini e operatori economici.
Considerato il grado di trasversalità delle azioni di comunicazione da realizzare, il Piano necessita di una Governance di sistema adeguata agli obiettivi prefissati. La responsabilità amministrativa è funzionalmente affidata al Servizio Comunicazione Istituzionale ma l’attivazione degli step operativi e la realizzazione degli interventi vengono stabilite all’interno di una Cabina di Regia “interservizi” che coinvolge il management regionale e naturalmente gli Assessori. Infatti, sebbene il Piano di Comunicazione 2011 programmi dettagliatamente attività e strumenti da mettere in campo, resta tuttavia un documento dinamico e flessibile in grado di assorbire modifiche in corso d’opera sulla base dei feedback ricevuti dall’attività di valutazione on going e da quanti, a vario titolo, sono coinvolti nella sua realizzazione.
Largo spazio è dedicato al tema attualissimo della “Razionalizzazione dei portali web”. Quali criteri, azioni e strumenti vengono individuati nel Piano per raggiungere l’obiettivo di migliorare i siti pubblici in Puglia, in coerenza con la recente direttiva Brunetta?
La facilità di arrivare alle informazioni e la necessità di rendere leggibile ed identificabile, a tutti i livelli, il codice comunicativo tra cittadino e istituzione: queste le due priorità che individuano, di per sé, le parole chiave da utilizzare nella nuova strategia di comunicazione della Regione Puglia, anche in relazione a quanto disposto dal Ministero della Pubblica Amministrazione ed Innovazione: Accesso, Trasparenza, Partecipazione. L’obiettivo principale è quello di assicurare la rappresentazione omogenea e coerente dell’immagine della Regione attraverso la più ampia divulgazione delle proprie attività, dei proprio servizi e delle proprie policy. Distinguiamo due macro tipologie di siti: Siti Istituzionali che si pongono come obiettivo prioritario quello di presentare l’Istituzione descrivendone l’organizzazione, i compiti, i servizi relativi ad atti e procedimenti amministrativi di competenza; Siti tematici che vengono realizzati, anche in collaborazione con più aree, con una specifica finalità quale, a titolo esemplificativo la presentazione di un progetto e/o di un evento, l’erogazione di un particolare servizio, la focalizzazione di un area di interesse. Per entrambe le tipologie di siti, l’impegno è cercare di raggiungere il massimo livello di funzionalità dei servizi offerti all’utenza.
Come ogni attività, anche la comunicazione può e deve essere sottoposta a valutazione. Quali sono gli ambiti e gli strumenti della valutazione previsti dal Piano?
L’attività di valutazione è un’esigenza! Assumere informazioni sullo stato di attuazione dei processi e delle attività è indispensabile per misurare ed eventualmente rimodulare le azioni programmate al fine di raggiungere gli obiettivi fissati durante la fase di pianificazione. Per quanto riguarda il Piano di Comunicazione Regione Puglia 2011, le informazioni vengono raccolte attraverso uno studio d’analisi che si rivolge tanto agli sviluppi previsti quanto a quelli non prevedibili durante la programmazione. La misurazione dei risultati contempla la valutazione di alcuni indicatori:
- Out-put, si verifica se le azioni di comunicazione hanno raggiunto il pubblico desiderato;
- Out-take, si verifica se il messaggio è stato compreso dai destinatari;
- Out-come, si verifica se la comunicazione ha modificato le percezioni e i comportamenti dei potenziali destinatari inducendoli al feedback desiderato.
La valutazione sarà condotta analizzando gli indicatori di realizzazione e di risultato delle singole attività.Per i Sistemi informativi saranno considerate il numero di pagine realizzate, visitate ed il numero dei siti correlati in riferimento al portale; i beneficiari potenziali, effettivi, il grande pubblico e i destinatari specifici per le Newsletters.
Per l’attività di Contact Center del punto informativo URP regionale e delle reti esterne si considererà il numero dei punti attivati ed il numero di contatti pervenuti.
Le azioni di animazione territoriale saranno monitorate attraverso il numero di partecipanti e/o il numero di edizioni delle singole iniziative (Convegni e Seminari, Forum della Comunicazione, Sponsorizzazioni, etc.). Per la Comunicazione di Policy e Campagne di comunicazione e di informazione così come per i format televisivi, radiofonici e di stampa si valuteranno rispettivamente il numero di campagne e mezzi utilizzati ed il numero di format, di puntate, di inserzioni e di testate.
Per quel che concerne le relazioni con i Media si osserverà il numero di comunicati e/o video comunicati, gli articoli in rassegna stampa, il numero dei servizi andati in onda e le interviste. Il Sistema di controllo, tramite gli strumenti di Indagini di mercato e di Mediascreening guarderà attentamente al numero di rassegne stampa e video.
