L'URP on line del Ministero dell'Istruzione, dell'Universita' e della Ricerca
Favorire l’informazione on line e le relazioni con i cittadini, siano essi dirigenti scolastici, docenti, genitori o studenti. Questo l’obiettivo del nuovo sito del’URP del MIUR, Ministero dell’Istruzione, dell’Universita’ e della Ricerca, che con un restyling accurato, ha inserito il sito webURP in una posizione di rilievo nell’ambito del portale del Ministero. Con Anna Rita Fantacci, responsabile URP, approfondiamo la conoscenza del nuovo sito e delle sue caratteristiche.
Quali sono le caratteristiche e le novità del nuovo sito dell’URP del MIUR ?
Alla base della strategia comunicativa dell’URP va posto il sito WEB webURP, interfaccia con il mondo esterno. Detto sito è stato inserito in quello più generale del MIUR, e ha maggiore rilievo rispetto alla precedente posizione. WebURP è importante poiché rappresenta nell’era dei nativi digitali, il primo strumento di comunicazione interattivo del Ministero; ma anche il primo strumento di raccolta d’informazioni per il MIUR. Nella logica dell’innovazione e della semplificazione WebURP è lo strumento in cui i cittadini e le istituzioni possono trovare le prime risposte take-away a quesiti e informazioni generiche. Questo aspetto è molto importante poiché alleggerisce sia il lavoro di back end che quello di front end dell’intera struttura URP. Rendere il sito ricco di informazioni, di comunicazioni, di iniziative, trasmette l’immagine operativa del lavoro dell’intero MIUR. E’ stato pertanto predisposto un sito web veloce ed intuitivo nella consultazione, aggiornato costantemente, strutturato nella catalogazione delle comunicazioni. Riprendendo il concetto delle tre macro Aree di interesse dei fruitori ovvero: Scuole, Docenti e Famiglie, la sua grafica di home page ricalca quella di tre grandi chiazze di colore utilizzate nel sito Miur, una per ogni area. Questa distinzione iniziale sulla home page indirizza subito gli ambiti diversi di chi lo consulta per fasce di interesse e quindi per relativi contenuti. Ad esempio nell’Area studenti si sono previste due sottosezioni: Scuola e Università, oltre ad una serie di contenuti comuni alle due categorie, si deve immaginare la distinzione delle comunicazioni da dare alle due diverse tipologie di utenti intercettando le specifiche necessità. Se ad esempio si utilizza lo strumento dell’interazione multimediale con email e faq, certamente una serie di risposte più attuali e ricorrenti possono essere condivise in tempo reale.
La nuova homepage risulta organizzata in modo semplice e chiaro. Quali sono i criteri che avete seguito per raggiungere questo risultato?
Il layout grafico della nuova home page della pagina dell’URP del MIUR è stato ridisegnato al fine di snellire le procedure di accesso alle varie sezioni del sito, da parte dell’utenza sia interna che esterna.In primo piano sono state poste le tre macroaree nelle quali si immagina suddivisa l’utenza esterna, vale a dire
- Studenti;
- famiglie;
- scuola e università.
In corrispondenza di ogni macroarea è stato collocato un menu a tendina, con l’obiettivo di rendere immediatamente visibili gli argomenti principali ai quali sono dedicate le pagine di I e II livello. Tali argomenti rispecchiano la maggioranza delle richieste pervenute presso i nostri Uffici, a mezzo mail, fax, telefono.
In alto c’è la barra dei menu, pensata principalmente per individuare in modo rapido i riferimenti fisici (sede e contatti) e tornare velocemente alla home page dalle pagine di I e II livello.
Sulla destra è collocata la tag cloud , interfaccia che ha il fine di individuare in modo istantaneo gli argomenti più cliccati.
La parte posta in basso al centro è dedicata all’utenza interna (con un accesso all’area riservata) e include anche uno spazio per il materiale di comunicazione, che può essere scaricato, per l’utilizzo, sia dal personale scolastico che amministrativo. E’ stata pertanto pensata per personale scuola e amministrativi.
La parte posta in basso a destra è stata pensata per creare un’interazione immediata e diretta con tutti gli utenti, mediante:
- modulo “chiedi a un esperto”, per richiedere informazioni o assistenza in modo istantaneo e senza ricorrere necessariamente a una webmail o al mezzo telefonico;
- glossario (vedi punto 4);
- customer satisfaction, per verificare il gradimento dell’utenza non solo sulla nuova pagina web e i servizi resi dall’URP, ma anche relativamente al Ministero, in linea generale e per ciò che concerne la pagina web.
Nel nuovo sito ci sono spazi dedicati all’ascolto e alla partecipazione dei cittadini. Quali sono nello specifico e come funzionano?
Gli spazi dedicati all’ascolto e al dialogo con i cittadini presenti nella nuova pagina web dell’URP sono due:
- modulo “chiedi a un esperto”;
- modulo “la parola al cittadino”.
Il modulo “chiedi a un esperto” è stato pensato per semplificare la procedura di richiesta di informazioni e di invio di segnalazioni da parte dell’utenza; il cittadino, cliccando sull’icona, viene rinviato direttamente al format precompilato all’interno del quale può postare la propria segnalazione. I campi richiesti quali obbligatori sono età, provincia e regione di provenienza e area tematica; l’obligatorietà dei dati consentirà una più semplice analisi statistica. È stato inoltre previsto uno spazio facoltativo riservato al recapito telefonico, al fine di contattare direttamente l’utente ed evadere la pratica telefonicamente, anche con lo scopo di potenziare dialogo e ascolto, imprescindibili nella comunicazione.
Il modulo “la parola al cittadino” consente all’utente di esprimere il grado di soddisfazione di tutti i servizi resi, dai tempi di risposta alla professionalità, alle pagine web. L’analisi delle risposte consentirà di migliorare i servizi resi alla luce del feedback, dei suggerimenti e delle richieste dei cittadini
Come mai una sezione “Glossario” con enciclopedia dell’URP?
Spesso i cittadini, durante la navigazione su siti web istituzionali, si imbattono in una terminologia specifica e densa di tecnicismi. La sezione “glossario” (in aggiornamento) è stata pensata per consentire a qualsiasi utente di comprendere il significato delle pagine di I e II livello. Un ragazzo che frequenta la scuola secondaria di I grado, ad esempio, può non aver chiaro il significato di vocaboli quali “decreto legge” o “collegio dei docenti”; si è cercato, pertanto, di fornire definizioni elementari, semplici, ma al tempo stesso chiare e accessibili agli studenti di 14 anni, tanto quanto agli insegnanti adulti.
Quale sviluppo futuro si prevede per il sito?
Si prevede dicreare un archivio delle risposte con un motore di ricerca per argomenti, oltre che puntuale (parole chiavi), chepuò essere utile sia agli operatori dell’URP, sia ai soggetti che interagiscono nel lavoro col MIUR, sia ai diversi utilizzatori del web. Ad esempio, educare gli studenti con corsi e seminari online, alla consultazione ed all’utilizzo del primo web informativo sulle loro esigenze creato “dall’istituzione Ministero” può essere uno strumento oltre che didattico dell’informatica, anche un modo per essere più vicini alle loro esigenze informative. Analogamente, un’area riservatasezione dirigenti scolastici,può diventare quel punto di riferimento e di interazione per chi, pur lavorando nell’istituzione scuola/università non riesce a trovarle rapidamente, oltre la condivisione delle best-pratice.
Bisognerebbe anzi spingere ad un utilizzo frequente e sistematico di quell’aria dedicata alle loro necessità ed ai loro fabbisogni rispondendo magari anche a necessità di carattere tecnico/burocratico.
Si prevede di uniformare la pagina attuale del weburp Amministrazione centrale con le analoghe riferite agli Uffici relazioni con il Pubblico delle strutture periferiche del Miur (Uffici Scolastici Regionali e Provinciali) per una condivisione non solo progettuale ma anche di contenuti a supporto di un lavoro organico di servizio e comunicazione. Tale operazione consentirebbe un abbattimento dell’aggravio di lavoro nelle periferie e un utilizzo delle applicazioni per un’ azione comune.
