Verso lo sportello multi ente: il sito dell'Unione dei Comuni della Bassa Romagna

Favorire la progressiva integrazione tra i Comuni, gestire in maniera associata i servizi, mantenere il rapporto diretto con i cittadini. Perseguendo questi obiettivi è nata l’Unione dei Comuni della Bassa Romagna e si è sviluppato un progetto d’interazione tra diversi attori istituzionali, riprendendo parzialmente la formula strutturata in diverse realtà italiane dello sportello multiente.

La contiguità territoriale dei Comuni della Bassa Romagna ha spinto infatti i front-office fisici delle singole amministrazioni alla realizzazione di un unico punto di accesso virtuale alle informazioni: il sito dell’Unione dei Comuni.

Ne parliamo con Mariangela Baroni  che si occupa del Servizio comunicazione e della gestione del sito internet.

Come nascono l’Unione dei Comuni della Bassa Romagna e il sito istituzionale?

I Comuni di Alfonsine, Bagnacavallo, Bagnara di Romagna, Conselice, Cotignola, Fusignano, Lugo, Massa Lombarda e Santa Agata sul Santerno hanno istituito dal 1° gennaio 2008 l’Unione dei Comuni della Bassa Romagna. Si tratta dell’Unione di Comuni più grande in Emilia Romagna e capace quindi di produrre sinergie rilevanti nella programmazione della qualità dei servizi a beneficio dei cittadini e delle imprese.
L’Associazione intercomunale si è trasformata in Unione dei Comuni perché i tempi erano maturi per creare un Ente che si facesse portavoce dei bisogni del territorio e unisse le energie dei singoli per avere più potere contrattuale nei confronti della Regione e del Governo per richiedere  finanziamenti europei, tenendo conto che l’Unione rappresenta Comuni di diversa grandezza da quello di Lugo con 32.000 abitanti a quelli più piccoli come  Bagnara di  2.500 abitanti circa.
Il sito dell’Unione dei Comuni che inizialmente nasce per promuovere le attività imprenditoriali del territorio, nel 2005 realizza un restyling grafico e strutturale.
La sua iniziale mission di promozione ed immagine si trasforma gradualmente in una successiva mission di comunicazione  dell’istituzione pubblica, normativa, sociale e di servizio al cittadino.

Quali sono le caratteristiche più innovative della ristrutturazione del sito?

Negli ultimi due anni c’è stato un aumento delle informazioni ed un’evoluzione dei servizi che hanno richiesto una nuova gestione delle fonti dell’informazione ed un ripensamento del sito.
E’ stata così pensata una suddivisione del sito in tre grandi macroaree per tematica, promozione del territorio ed istituzionale che consenta al cittadino di orientarsi in maniera efficace fra le informazioni.
L’obiettivo del restyling è stato innanzi tutto uniformare il layout fra il sito dell’ Unione e quelli dei Comuni: alcuni dei siti sono già on line  come Bagnara di Romagna,Lugo e Massa Lombarda gli altri si avviano ad esserlo a breve.
La home page di tutti i siti prevede la seguente tripartizione: la sezione Comune: dedicata agli aspetti amministrativi e normativi; la sezione Guida ai servizi, che contiene le materie d’interesse del cittadino raggruppate per tematiche (come ambiente, attività produttive, comunicazione, ecc.) e la sezione Città e Territorio, contenitore dedicato al territorio, il turismo e la cultura.
Il portale di informazione e di servizio è stato realizzato coinvolgendo tutti i Comuni del territorio.
L’obiettivo del sito è di fare da hub, da collettore e rimandare l’utente direttamente ai siti che producono le informazioni pubblicate e i servizi erogati in questo modo non c’è dispersione d’informazione nella navigazione e da qualsiasi parte l’utente accede è in grado  di reperire con facilità le informazioni.

Come viene gestita la redazione del sito? 

La redazione centrale è composta da 3 persone del servizio comunicazione dell’Unione che si interscambiano nella pubblicazione delle news coordinate  dalla responsabile. I flussi principali che alimentano la pubblicazione delle notizie sono 2 reti di informazioni:i Referenti dei servizi dell’ Unione, che programmano riunioni con una cadenza mensile; e la rete degli Urp dei Comuni,  nata 2007 nell’ambito di un progetto di comunicazione coordinato dall’Associazione italiana della Comunicazione Pubblica ed Istituzionale, con lo scopo di individuare, condividere e attuare degli standard di funzionamento degli uffici per le relazioni con il pubblico.
Nel lungo periodo per alcune sezioni è prevista una collaborazione con redazioni decentrate, gestita direttamente dai referenti dei servizi come già avviene per la Pianificazione del territorio con la pubblicazione del piano strutturale associato,in seguito potrà avvenire per altre sezioni come quella dei Concorsi, per ogni uscita di un nuovo bando, al fine di gestire in maniera più diretta l’aggiornamento.

Quali sono i possibili sviluppi futuri?

Negli ultimi due anni c’è stato un aumento progressivo del numero di accessi al sito dell’Unione, ed un proporzionale calo di quello dei Comuni.
Vogliamo creare una “ragnatela”, in maniera tale che tutte le informazioni siano facilmente raggiungibili dal cittadino sia tramite un unico punto d’accesso multiente, che tramite i siti dei singoli Comuni, grazie a nuovi sistemi di linkaggio. Per ora i riscontri sui nuovi siti  sono stati positivi e  ci riserviamo di  condurre un’analisi di customer satisfaction tramite questionari  una volta che tutti i siti saranno on line.Sui nuovi strumenti web 2.0 come i social network la riflessione è aperta, attualmente stiamo puntando ad una buona comunicazione su cui poter introdurre in futuro strumenti di partecipazione.
Vista la dinamicità del territorio produttivo è in cantiere uno Sportello Unico per l’imprese, i  servizi saranno erogati direttamente on line, l’utente avrà così la possibilità di scegliere tra lo sportello fisico e quello virtuale.