Il piano di reingegnerizzazione del sistema informativo del CSM

23 ottobre 2015- Il CSM ha adottato un piano di reingegnerizzazione del proprio sistema informativo. Il focus intende ripercorrere brevemente in cosa consiste tale piano e quali saranno i vantaggi per l’organo di autogoverno della magistratura nel supportare l’attività degli uffici giudiziari ed i loro processi di innovazione.

Le principali tappe del progetto

Nel 2010 è stata avviata un’interlocuzione con il Dipartimento della Funzione Pubblica - Ministero per l’Innovazione della P.A. finalizzata alla stipula di un accordo quadro per il reperimento dei fondi e del know-how organizzativo e gestionale per avviare l’attività di autoanalisi interna e reingegnerizzazione del sistema informativo consiliare.  Il Ministro per la Pubblica Amministrazione e l'Innovazione ed il Consiglio Superiore della Magistratura hanno infatti ritenuto opportuno sviluppare azioni sinergiche per favorire lo sviluppo qualitativo e quantitativo dei servizi della giustizia italiana stipulando un’intesa con l’obiettivo di aggiornare e potenziare le capacità del C.S.M. di monitorare e governare il sistema tabellare e la mobilità del personale della magistratura, la magistratura onoraria e la formazione professionale, nonché di valutare i dirigenti degli uffici, i quadri semi-direttivi e i singoli magistrati in servizio, realizzando il nuovo sistema informativo ed informatico dell’organo di autogoverno della magistratura. In questa prospettiva, con l’obiettivo primario di “accrescere la cultura della valutazione delle performance ed il miglioramento qualitativo dei servizi della giustizia italiana” negli Uffici Giudiziari e nei Magistrati, è stato stipulato, nel gennaio 2011, il Protocollo tra il CSM e il Ministero dell’Innovazione Pubblica e il Dipartimento della Funzione Pubblica, reperendo finanziamenti pubblici per un ammontare complessivo di 1.5 mln di euro. Nel 2012, mediante appalto di servizi al Dipartimento di Informatica dell’Università La Sapienza di Roma, è stata effettuata l’analisi dei processi e la scrittura del nuovo sistema informativo. Nel 2013 ha preso avvio la fase realizzativa tuttora in corso.

Le opportunità offerte dalla stipula di un protocollo di collaborazione

Le opportunità derivanti da tale protocollo tra il CSM e il Ministero dell’Innovazione Pubblica e il Dipartimento della Funzione Pubblica sono state individuate in sintesi nella triplice esigenza di:

• aggiornare e rendere maggiormente efficiente il sistema di lavoro interno\esterno del C.S.M.
• aggiornare e potenziare le capacità del CSM di governare, monitorare e  valutare le performance della giustizia attraverso il sistema tabellare e le prestazioni dei capi degli uffici, dei semi-direttivi e dei singoli magistrati in servizio (art. 1 del Protocollo)
• favorire lo sviluppo di competenze di management ed azioni volte al miglioramento della qualità e dell'efficienza dell'organizzazione giudiziaria.

Gli obiettivi-funzione del nuovo sistema informativo

In dettaglio nella delibera di autorizzazione alla stipula del Protocollo vengono individuati gli obiettivi-funzione del nuovo sistema informativo che, in particolar modo, dovrebbe:

• permettere il governo e monitoraggio dell'organizzazione tabellare degli uffici giudiziari (predisposizione delle tabelle di composizione dell'ufficio, variazioni tabellari, gestione delle situazioni di incompatibilità e dei trasferimenti, delle assenze e degli incarichi extragiudiziali) con opportuni sistemi di regole ed allarmi connessi all'evoluzione della normativa primaria e di quella secondaria  continuamente aggiornata dal C.S.M.
• realizzare un sistema centrale di raccolta dei dati informatizzati, utile per ampliare il patrimonio informativo del CSM
• analizzare, anche in funzione prospettica, l'evoluzione dell'applicazione del sistema tabellare presso ogni singolo ufficio giudiziario, permettendo anche analisi comparative fra uffici
• gestire e connettere al sistema informativo ed ai processi decisionali e di analisi, il flusso documentale inerente l'attività di progettazione, realizzazione e modifica dell'organizzazione di ogni singolo ufficio giudiziario
• gestire ed analizzare il percorso professionale di ogni singolo magistrato di ruolo compreso il suo percorso formativo e di aggiornamento professionale
• gestire ed analizzare i progetti di gestione dell'ufficio, gli obiettivi posti ed i risultati raggiunti
• gestire un processo di valutazione quali-quantitativo delle attività di ogni singolo magistrato
• sviluppare un sistema di monitoraggio delle performance dell'organizzazione e delle capacità gestionali dei dirigenti dei dirigenti degli uffici e dei semi-direttivi anche in rapporto agli indicatori dell'attitudine direttiva individuati di concerto con il Ministero della Giustizia.

L’intervento di analisi

Con la prima delibera sul protocollo, in sintesi, si sono poste le basi per l’intervento di analisi e i successivi passi  per l’avvio della processo di vera e propria reingegnerizzazione. L’idea di fondo perseguita è stata quella di avviare per la prima volta nella storia del CSM una vera e propria (auto)analisi organizzativa con l’ausilio di competenze scientifiche esterne, analisi funzionale alla reingegnerizzazione del sistema informatico.  L’obiettivo intermedio è stato quindi quello di mappare le funzioni e la dimensione quantitativa e qualitativa delle competenze quotidianamente esercitate, di analizzare in dettaglio l’organizzazione interna del Consiglio e l’allocazione e l’utilizzo delle risorse umane, strumentali e tecnologiche disponibili, individuando criticità e ridondanze. L’obiettivo finale è quello della integrale, sebbene progressiva, reingegnerizzazione del sistema informatico e informativo consiliare al servizio delle commissioni e del plenum e degli uffici giudiziari italiani.
Oggetto dell’analisi sono quindi state le strutture consiliari, i processi lavorativi, i flussi di attività e il sistema informatico consiliare. In particolare quanto all’attività delle commissioni consiliari il focus dell’analisi si è incentrato sui procedimenti tipologicamente e statisticamente più significativi.
Va segnalato come sia stato definito un modello generale di funzionamento dei procedimenti del CSM (workflow tipologico) che è nelle sue forme generali è risultato applicabile alla quasi totalità dei procedimenti del CSM. Sono stati analizzati gli applicativi software e l’infrastruttura tecnologica dell’attuale sistema informativo del CSM, ad esempio analizzando la complessità del sistema informativo, l’interconnessione tra le basi di dati, la qualità delle tecnologie in uso, i meccanismi di accesso alle applicazioni.

Le principali criticità emerse

Così come riferito nelle relazioni sui lavori (al Comitato di Presidenza e ai Consiglieri del 18 maggio e del 20 giugno 2012), le criticità emerse nella fase di analisi della situazione attuale del sistema informativo sono di seguito riepilogate secondo i tre “ambiti” di intervento precedentemente definiti:

Sistema informativo di governo dell’organizzazione tabellare

• strumenti limitati a supporto degli uffici e del CSM per l’inserimento e la gestione dei dati della Proposta Tabellare
• scarsa affidabilità qualitativa delle Basi di Dati sui Flussi (originati dai diversi Registri operanti) ed assenza sul territorio di una metodologia omogenea di lettura/interpretazione di tali dati volti alla valutazione della produttività degli UG
• elevata eterogeneità dei Registri (REGE nelle sue diverse versioni, SICID, SICP, SIECIC, SIES etc)
• scarsa qualità dei dati per il calcolo degli indicatori di “Standard di rendimento”, volti alla valutazione della produttività individuale dei magistrati, operanti nei diversi settori

Sistema informativo del CSM relativo alla carriera del magistrato

• Eccessivamente onerosa e scarsamente affidabile modalità di trasmissione della documentazione che attiva i flussi in entrata dei procedimenti del CSM
• Documenti e informazioni rilevanti per le attività del CSM non strutturati e di difficile ed onerosa fruizione per tutte le articolazioni del CSM stesso
• Presenza di incongruenze ed inaffidabilità dei flussi procedimentali
• Assenza di meccanismi di allarme per evitare errori e ritardi
• Difficile gestione dei casi particolari e delle eccezioni
• Assenza di un sistema di reporting flessibile

Aspetti infrastrutturali e funzionali dei servizi informatici nel CSM

• Presenza di applicativi sviluppati in linguaggi molto datati e difficili da sviluppare
• Memorizzazione duplicata dei dati in due formati diversi (DBF e INFORMIX), con informazioni chiave ancora oggi memorizzate solo su un vecchio database ANAGRAFICA, e aggiornamento delle informazioni rilevanti sul magistrato solo periodicamente e non contestualmente alla immissione degli aggiornamenti
• rigidità del sistema informativo utilizzato dalla struttura
• meccanismi di autentificazione degli utenti diversi da applicativo ad applicativo e conseguente difficoltà generali di gestione unitaria degli accessi alle informazioni del CSM

Le cause delle criticità

Si ritiene che gran parte delle criticità rilevate siano riconducibili ad uno o più dei seguenti problemi:

• Instabilità dell’architettura software attuale sviluppata nel tempo con tecnologie diverse;
• Eterogeneità delle basi di dati e assenza di un modello unificato di accesso ai dati indipendente dalle applicazioni;
• Assenza di meccanismi di gestione esplicita del flusso di lavoro dei procedimenti;
• Documentazione informatizzata di corredo alle pratiche non sempre in formato elaborabile;
• Dipendenza da soluzioni tecnologiche proprietarie, sia in termini di sistema, sia in termini di linguaggi, che mettono a rischio di obsolescenza e di vincolo verso fornitori l’intero sistema informativo;
• Non adeguatezza dell’attuale livello di dematerializzazione delle informazioni e dei documenti;
• Mancanza o insufficienza di documentazione tecnica per gli applicativi esistenti;
• Diversi meccanismi di autenticazione in relazione a specifiche applicazioni.

Il nuovo sistema informativo del C.S.M. e i miglioramenti attesi

Il nuovo sistema informativo del CSM si baserà su una soluzione caratterizzata da elevata riusabilità e modularità, che assicuri interoperabilità e cooperazione applicativa e che dovrà dare priorità allo sviluppo di software a codice aperto, come è previsto dalla Convenzione tra il CSM e il Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l’innovazione tecnologica (v. punto 3 dell’art. 2). Relativamente ai miglioramenti attesi, l’analisi in conclusione ha evidenziato la necessità di attivare, ancorché in maniera progressiva e incrementale, una integrale reingegnerizzazione del sistema informativo del CSM per aumentare l’usabilità del sistema da parte degli utenti, per ridurre i costi di gestione delle procedure e dei flussi di lavoro eliminando nel contempo i tempi morti, i colli di bottiglia (cartacei), per adottare tecnologie aggiornate e consolidate che permettano nel medio lungo periodo l’evoluzione del sistema in maniera coerente ed integrata; per permettere, in sintesi, il governo del sistema da parte del CSM.

La progressiva realizzazione di un “nuovo” sistema informatico, adeguato alle esigenze del Consiglio ha, dunque, come obiettivo e come risultato atteso, un’implementazione dell’efficienza dell’azione amministrativa, con esternalità positive sulla complessiva azione del CSM stesso, ma anche degli uffici giudiziari. Innanzitutto è previsto lo snellimento delle procedure consiliari, che consentirà un notevole risparmio nei tempi tecnici di istruzione delle pratiche, con conseguente possibilità di ridurre i tempi di decisione e, in definitiva, di garantire che – a mero titolo esemplificativo - la copertura degli uffici direttivi, semi-direttivi o ordinari o le valutazioni sulla professionalità del magistrato possano avvenire in tempi contenuti, con evidente beneficio per gli organici dei diversi uffici. La riorganizzazione del sistema di gestione tabellare, attraverso un sistema informativo in grado di adeguarsi all’evolversi da una parte del sistema tabellare e dall’altra dell’evoluzione delle soluzioni organizzative favorirà maggiore capacità di monitoraggio e assistenza agli uffici giudiziari. La reimpostazione del sistema di acquisizione ed elaborazione dei dati del lavoro giudiziario consentirà, infine, al Consiglio di valutare in maniera più oggettiva anche la professionalità del singolo magistrato, onde intervenire sul caso concreto e promuovere azioni positive di più ampio respiro volte a creare le condizioni idonee ad incidere positivamente sulla laboriosità del magistrato. Lo snellimento delle procedure e la creazione di banche dati inerenti i flussi di lavoro ed il fascicolo personale di ciascun magistrato consentirà infine un notevole recupero di efficienza, in quanto la base documentale potrà essere validamente utilizzata per ogni delibera inerente il magistrato o l’ufficio con conseguente recupero di tempo e risorse umane sia per il CSM, sia per i Consigli giudiziari (in fase di istruzione delle pratiche e di trasmissione delle stesse al CSM), sia per gli uffici giudiziari (in relazione alla trasmissione al Consiglio della documentazione inerente gli uffici o i singoli magistrati), sia per i singoli magistrati (in termini di reperimento e trasmissione della documentazione al CSM).

Attualmente è in corso la fase conclusiva di esecuzione del progetto, in esito all’aggiudicazione dei due appalti di servizi previsti con una società di informatica e un società di monitoraggio contrattuale e di analisi organizzativa.