Le amministrazioni italiane alla conferenza europea sulla qualità nella pubblica amministrazione

Sono due le amministrazioni italiane selezionate per partecipare all’evento europeo, organizzato nell'ambito della presidenza polacca dell'UE con il supporto di EUPAN, che si terrà a Varsavia il 29 e 30 settembre prossimi e presenterà una serie di pratiche ed esperienze europee di gestione efficace ed efficiente della pubblica amministrazione (luglio 2011)

Nel corso dell'evento  saranno affrontate tematiche inerenti i diversi ambiti del management e della leadership, la cooperazione, l'apertura sociale e soprattutto il necessario cambiamento culturale all'interno delle organizzazioni, in un'ottica che privilegia il confronto e lo scambio delle esperienze tra paesi europei. In particolare, verranno presentate 42  best practices da 25 paesi membri suddivise in quattro ambiti differenti:

• dal micro- management al meta management
• efficacia per il cittadino/utente
• verso una leadership orientata ai risultati nelle organizzazioni
• instaurare una cultura orientata ai risultati nelle organizzazioni pubbliche.

Per L'Italia, a seguito di un procedura di selezione, sia a livello nazionale che europeo, saranno due le amministrazioni che presenteranno la propria esperienza alla conferenza:

L'istituto comprensivo statale "Bruno Ciari" di Padova  porterà il suo caso  di scuola che mette al centro lo studente in quanto cittadino, cercando di indagarne le necessità e di garantirne il benessere con strategie a lungo termine ed azioni personalizzate sia per gli alunni con difficoltà specifiche e riconosciute che per quelli più brillanti e particolarmente dotati.

Nell’ottica di un complessivo miglioramento della qualità e dell’efficacia dell’istruzione e appunto  con un’attenzione particolare pergli studenti che rivelano maggiori difficoltà di apprendimento, il progetto dell’Istituto Bruno Ciari si è posto alcuni obiettivi ben definiti:

• individuare strumenti adatti alla ricognizione dei bisogni educativi degli alunni;
• reperire ed organizzare le risorse disponibili all’interno e all’esterno dell’Istituto, tramite convenzioni ed accordi con Enti pubblici e privati;
• attivare in orario extrascolastico dei laboratori per la valorizzazione delle eccellenze;
• incrementare del 5% i corsi di recupero delle abilità di base, definite nell’ambito degli obiettivi essenziali previsti dai saperi e indicati a livello europeo (obiettivi di Lisbona);
• strutturare i progetti  già in essere e quelli di nuova istituzione in un quadro unitario, che diventi un  Processo- chiave dell’Istituto, comprendente al suo interno anche la formazione del personale e la diffusione dei principi della Qualità.

Le azioni messe in campo hanno prodotto risultati importanti:

• l’incremento delle potenzialità di apprendimento degli alunni (180 partecipanti ai corsi di recupero, con un incremento delle competenze superiore all’80%; 151 partecipanti ai 5 corsi di potenziamento, con soddisfazione superiore al 90%);
• incremento del 20% della rimotivazione allo studio e dell’autostima degli alunni;
• standardizzazione e sistematizzazione delle procedure per la rilevazione dei bisogni educativi degli alunni e degli strumenti di indagine specifici. Il valore aggiunto è stata la predisposizione di un progetto sperimentale di intervento con alunni con disturbi specifici dell’apprendimento, vincitore del premio Gold 2009;
• diffusione delle competenze docimologiche e didattiche dei docenti (incremento del 30% dell’utilizzo di prove standardizzate);
• partecipazione del 70% dei docenti coinvolti nei corsi di formazione specifici.

L’output finale e complessivo di questo percorso di miglioramento è stata l’individuazione e la realizzazione del processo- chiave "Didattiche dei bisogni educativi speciali e del potenziamento", che prevede  un responsabile e una unità permanente di docenti che ne gestiscono la governance, con un miglioramento anche strategico dell’organizzazione. I risultati ottenuti hanno inoltre migliorato l’alleanza educativa con le famiglie e potenziato i legami con i portatori di interesse del territorio.

La camera di commercio di Campobasso, invece, presenterà il progetto “Camera Total Click”, realizzato nel corso del 2009 per la gestione digitale dei flussi documentali e che ha portato ad una riduzione dei costi, al miglioramento dell’efficienza dei servizi e della gestione delle risorse umane.

In particolare, è statomesso a punto un sistema di gestione del flusso documentale caratterizzato da un elevato grado di informatizzazione e con le seguenti caratteristiche:

• per i documenti in entrata in formato digitale non si procede più alla stampa per l’assegnazione all’ufficio competente. I documenti in formato cartaceo vengono protocollati e trattenuti nell’archivio centralizzato. Una volta digitalizzati vengono recapitati sulla scrivania virtuale del responsabile che vi accede tramite la intranet camerale;
• per i documenti in uscita, si procede direttamente alla creazione, protocollazione, trasmissione e archiviazione in formato digitale;
• le determinazioni dei dirigenti e le deliberazioni di Giunta e Consiglio  vengono redatte e conservate in formato elettronico e firmate digitalmente. Ancor prima, in modalità telematica vengono convocate le riunioni della Giunta e Consiglio, firmate digitalmente e trasmesse dalla PEC camerale alle PEC attivate per gli amministratori dall’Ente. Il 28 ottobre 2009 la Camera di Commercio ha tenuto la prima riunione di Giunta in modalità completamente telematica. L’assegnazione dei provvedimenti dirigenziali e deliberativi ai dipendenti viene notificata con una email;
• gli ordinativi di incasso e pagamento vengono redatti in formato elettronico, con firma digitale e inviati per posta elettronica agli istituti di credito;
• i dirigenti e i responsabili dei servizi possono accedere da remoto all’archivio documentale digitale tramite un collegamento via web alla piattaforma telematica con la possibilità di visionare i documenti, lavorarli e firmarli digitalmente anche senza essere presenti in ufficio. Tutto questo  con evidenti riflessi sulla produttività del lavoro e sulla gestione delle procedure;
• i tempi di lavorazione delle pratiche amministrative sono stati ridotti del 50%, ossia sono passati dai 10  ai 5 giorni. 

Questo complesso processo ha consentito un risparmio del 20% di carta, toner, stampanti, buste,  che si traduce in un beneficio non solo per la stessa amministrazione, ma per l’intera comunità. Nel caso dei costi di spedizione (posta ordinaria, raccomandate A.R.,…), questi sono stati abbattuti del 44%, mentre le spese di facchinaggio per gli spostamenti dei documenti sono state ridotte del 58%, anche grazie all’uso della e-mail e della PEC che hanno sostituito la posta ordinaria e raccomandata.

Il progetto ha anche consentito di ottimizzare l’utilizzo delle risorse umane, poiché il personale ausiliario, addetto precedentemente  alla gestione cartacea dei flussi documentali, è stato impegnato al 100% in altre attività. Gli stessi dipendenti, infine, ne hanno guadagnato in termine di tempi,  ridotti del 60% per la ricerca dei documenti,  e di spazi lavorativi , sgombri da invadenti fascicoli cartacei,  più liberi da armadi e scaffali con il risultato di lavorare in ambienti più sereni.

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