La semplificazione dei processi autorizzativi in campo ambientale: l’esperienza della provincia di Mantova

La provincia di Mantova ha inteso, attraverso un lavoro di semplificazione e miglioramento dei processi, recuperare efficienza interna, accrescere la qualità del servizio e ridurre i tempi di risposta ai cittadini per il rilascio delle autorizzazioni in campo ambientale, nello specifico per la concessione delle autorizzazioni all’emissione in atmosfera. Si tratta del provvedimento che autorizza all'esercizio qualsiasi impianto produttivo, garantendo il rispetto degli standard ambientali previsti dalla legge (febbraio 2012)

Sono stati così applicati, da un team di lavoro dell’ufficio ambiente della provincia, i principi dell’organizzazione snella, ed in particolare lo strumento della “settimana di miglioramento rapido”, per aumentare la qualità dei servizi. Tale strumento si basa sull’applicazione del lean government ai processi lavorativi: lavorare a flusso continuo, individuare le attività che generano valore per il cittadino ed eliminare gli sprechi.

Innanzitutto si è partiti dalla rappresentazione delle fasi che una pratica attraversa: dal momento in cui viene presentata fino al rilascio dell’autorizzazione, individuando così il frazionamento del ciclo, gli sprechi e le attività che non generano valore per l’utenza. L’obiettivo da raggiungere è quello di eliminare queste criticità, con il conseguente recupero di efficienza interna ed la riduzione dei tempi necessari per il rilascio dell’autorizzazione.
Nei cinque giorni della settimana di miglioramento ci si è perciò impegnati a raggiungere tali obiettivi, lavorando esclusivamente su dati e fatti: si è osservato il lavoro dei tecnici, si sono analizzate le pratiche chiuse e quelle in giacenza per capire i tempi effettivi di rilascio o i motivi per cui si sono arrestate, in quale fase, le criticità in fase di chiusura della pratica e di rilascio dell’autorizzazione.

Individuati sprechi ed attività a non valore, si è passati a mettere a punto le “soluzioni snelle”: per esempio, si è rafforzato il sistema di comunicazione con i consulenti delle imprese, fornendo loro strumenti che gli permettano di redigere relazioni tecniche complete di tutti gli elementi necessari all’istruttoria.

Inoltre, sono stati introdotti accorgimenti operativi legati alle fasi di presentazione del progetto: una volta redatto il progetto in versione definitiva, si prende appuntamento con il tecnico della provincia con il quale si effettua in tempo reale una prima istruttoria per verificare non solo che sia completo di tutti i documenti necessari, ma anche di quei dati di base minimi necessari alla prosecuzione dell’esame tecnico (evitando quindi di dover interrompere i termini per richiedere integrazioni al consulente).

Questa soluzione si è rivelata utile soprattutto per la fase di istruttoria, svolta dall’agenzia per l’ambiente. Durante la settimana, infatti, è stato concordato con l’ARPA che i tecnici della provincia avrebbero potuto utilizzare le stesse linee guida di cui l’agenzia dispone per la propria parte di istruttoria, per dare la possibilità ai funzionari provinciali di verificare da subito la presenza degli elementi necessari all’agenzia per esprimere il proprio parere.
In tal modo si riduce il numero di doppie o triple conferenze di servizi, a causa di richieste di integrazione o modifiche del progetto.

Al termine della settimana di miglioramento, il gruppo di lavoro è stato pertanto in grado di raggiungere i seguenti risultati:

riduzione dell’88% dei tempi di rilascio delle autorizzazioni alle imprese (da 398 giorno a circa 40);
eliminazione della seconda conferenza di servizi per il 75% delle pratiche, grazie anche alla possibilità di utilizzare con più frequenza lo strumento della “prescrizione” nei casi di richieste di integrazione o modifiche aventi uno scarso impatto sul progetto generale (la terza conferenza viene invece eliminata completamente). Questo perché la provincia – con l’istruttoria in tempo reale alla presenza del consulente dell’azienda - riesce a “bloccare” prima della protocollazione le pratiche incomplete o palesemente carenti degli elementi di base necessari all’esame tecnico da parte di ARPA;
programmazione dello smaltimento delle giacenze entro la fine dell’anno;
recupero del 40% di efficienza interna dall’eliminazione delle attività a non valore (si pensi solo al tempo legato alle seconde e terze conferenze di servizi, tra convocazione, presenza ecc…);
sgravio – grazie al lavoro di istruttoria fatto a monte dai tecnici della provincia - di parte delle attività burocratiche dell’agenzia regionale per l’ambiente, che potrà così dedicarsi maggiormente al controllo del territorio (attività oggi penalizzata a causa della carenza di personale).

Durante l’incontro di follow up, in cui si è verificato il mantenimento dei risultati ottenuti, si è inoltre potuto constatare come i professionisti siano soddisfatti del nuovo sistema di presentazione delle pratiche, che permette loro di redigere relazioni tecniche formalmente complete (grazie alle linee guida ed alla modulistica presente sul sito), evitando quindi le tante richieste di integrazione e soprattutto la necessità di dover presenziare a più conferenze di servizi.

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