Intervista ad Alexander Heichlinger, responsabile del premio EPSA - European Public Sector Awards

Il premio EPSA è dedicato alle migliori amministrazioni pubbliche europee ed è promosso dallo European Institute of Public Administration (EIPA). La terza edizione, che si concluderà con la cerimonia di premiazione tra il 15 e il 17 novembre prossimi, si fonda su tre temi e ha visto la presentazione di 274 progetti. Alexander Heichlinger, Responsabile del premio, ci racconta qualcosa in più sull’iniziativa (novembre 2011)

D.  La terza edizione del premio EPSA ha avuto un significativo successo in termini di progetti ricevuti e livello di partecipazione dei diversi stati membri.
Può illustrarci il contesto generale di questa edizione, anche rispetto  a quella del 2009?

R. I progetti presentati nell’edizione 2011 sono, in totale, 274, provenienti da 32 paesi e istituzioni europee. Rispetto al 2009 abbiamo registrato un leggero calo in termini di candidature (nella precedente edizione i progetti ricevuti erano 300), riconducibile a fattori diversi. Ad esempio, solo per citarne alcuni, la complessità della situazione economica attuale, un numero più limitato di ambiti tematici, un termine più ridotto per la presentazione dei progetti.
In questo contesto comunque, l’aspetto più significativo e di maggior successo registrato in questa edizione è la crescita del numero di paesi che hanno riconosciuto EPSA come modello “proprio”, per tendere verso l’eccellenza nel pubblico, per la valutazione della propria realtà e per utilizzarlo come strumento di scambio con altri. Infatti, dai 28 paesi da cui provenivano i progetti nel 2009, siamo passati a 32 in questa edizione;  inoltre è da sottolineare il fatto che, in questa occasione, le candidature presentate dalla Commissione Europea sono 7 (rispetto alle 2 del 2009).

Rispetto agli ambiti, in questa edizione abbiamo individuato 3 temi: distribuzione efficiente dei servizi pubblici, governance collaborativa, soluzioni per il risparmio energetico. 103 sono i progetti presentati nel primo tema, 115 nel secondo ambito e 56 nel terzo.

Dal punto di vista dei partecipanti, la maggior parte delle 274 proposte progettuali è stata presentata da amministrazioni locali,  che hanno inviato 128 progetti. Questo dato è percentualmente maggiore rispetto a quello registrato nel 2009.
Nonostante la maggior parte dei progetti sia stata presentata da organizzazioni di grandi dimensioni (con più di 100 dipendenti), l’edizione 2011 ha comunque visto un incremento nella partecipazione delle organizzazioni di piccole dimensioni. Sono infatti 31 i progetti presentati da enti con un numero di dipendenti compresi tra 1 e 24, e 22 le proposte di amministrazioni con un numero di dipendenti compresi tra 25 e 49.
Nel complesso, siamo molto soddisfatti per il numero e la varietà dei progetti ricevuti in occasione di questa terza edizione del European Public Sector Awards. A questo stadio, consideriamo “vincitori” tutti i partecipanti, perché ogni singolo lavoro è in grado di indirizzare i bisogni della società e proporre soluzioni innovative, efficienti ed efficaci per dare una forma al futuro dell’Europa per il prossimo decennio.

D. Il processo di selezione ha individuato 15 finalisti a fronte degli oltre 270 progetti ricevuti. Quali le caratteristiche principali di questo processo di selezione e gli elementi più significativi che sono emersi?

R. La metodologia di valutazione e selezione sviluppata e utilizzata da EIPA per l’edizione EPSA 2011 in merito alla selezione delle best practices e dei  vincitori segue un processo a più fasi, indipendente e imparziale:

• una valutazione on line svolta, per ogni progetto, da un minimo di tre esperti;
• un incontro con tutti i valutatori per giungere ad una lista condivisa dei progetti classificati per ogni area tematica, che confluiranno poi nell’elenco ristretto dei top selezionati;
• una verifica on site dei progetti della lista ristretta (21 per i  tre temi) con un obiettivo di  convalida e verifica;
• la selezione finale, da parte di una giuria di esperti di alto livello, dei 5 “nominati” per tema e dei vincitori assoluti del premio.

Oltre alle tre aree tematiche che costituiscono il punto di partenza per la selezione, tutti i progetti vengono esaminati sulla base di ulteriori 5 criteri:

• Innovazione,
• Interesse pubblico,
• Sostenibilità,
• Impatto
• Trasferibilità.

In sostanza, si può sintetizzare dicendo che, se il progetto ha raggiunto l’ultimo livello di riconoscimento (nominato e/o vincitore) vuol dire che almeno 5 persone hanno visto, letto, e commentato l’esperienza in questione.

Dal punto di vista degli elementi più significativi di questa edizione 2011 rimando al quarto rapporto di prossima pubblicazione, dal titolo EPSA Trends in Practice: Driving Public Sector Excellence to Shape Europe for 2020. Il rapporto di analisi verrà presentato alla vigilia della conferenza di premiazione e sarà disponibile e scaricabile on line sul sito EPSA.

D. Cosa ci può dire sulla partecipazione italiana, in particolare in temini di progetti presentati nell’ambito del premio?

R. Sono 23 in totale i progetti presentati dall’Italia, che è così tra i paesi con il maggior numero di candidature proposte. Scendendo un po’ più nel dettaglio, 8 progetti riguardano il primo tema (distribuzione efficiente dei servizi pubblici), 11 il  secondo (governance collaborativa), e 4 il terzo (soluzioni per il risparmio energetico). 

Nell’ambito di queste candidature, 2 progetti sono stati selezionati come Best Practices, e tra questi, uno come ”nominato” per il tema 1. I progetti arrivano da diverse tipologie di amministrazioni: 6 da amministrazioni centrali, 8 da amministrazioni regionali e 9 da amministrazioni locali. Significativa anche la varietà degli ambiti tematici a cui afferiscono i progetti italiani presentati, tra cui la giustizia, la salute, la sanità, il mondo del lavoro, la mobilità, la disabilità e l’istruzione.
 
Il progetto Best Practice “WEB SECTION ‘MOBILITY & DISABLED PEOPLE” presentato dall’ACI mette a disposizione dei cittadini disabili un portale completo, offrendo un quadro generale sui servizi, agevolazioni, notizie ed eventi che riguardano la mobilità e la disabilità delle persone, sia a livello nazionale che locale. Gli utenti finali sono le persone disabili e i loro familiari, le associazioni di disabili, altre associazioni sociali; amministrazioni pubbliche, agenzie nazionali e altre autorità pubbliche locali. Il progetto ha coinvolto tutte le istituzioni pubbliche e le autorità nazionali che lavorano insieme per strutturare e definire un approccio complessivo ai servizi per la disabilità e per facilitare l’accessibilità alle persone disabili e/o ai loro familiari.

Il progetto nominato “EFFECTIVENESS IN HEALTHCARE. COMPUTER SYSTEM TO MANAGE THE SURGICAL PROCESS” presentato dall’ospedale Morgagni-Pierantoni di Forlì, ha un triplo scopo: aumentare la sicurezza dei pazienti, pianificare e organizzare al meglio il processo chirurgico e mantenere un livello alto di servizio con una riduzione al tempo stesso dei costi, il che, nel settore sanitario rappresenta attualmente un aspetto cruciale. Per questo motivo l’ospedale ha sviluppato, attraverso nuove funzionalità ICT, un sistema innovativo in grado di offrire informazioni obiettive che non dipendono dall’operatore. Ciò consente di avere traccia in tempo reale di tutti i movimenti del paziente, partendo dal reparto fino alla sala operatoria ed anche all’identificazione dello staff. Questo sistema di analisi ha portato ad un aumentato del livello di attività chirurgica (tasso di occupazione in sala operatoria) dal 71% nel 2009 fino al 79% nel 2010. Nel frattempo, il numero delle procedure di emergenza eseguite è stato ridotto dal 25% a un 16%, mantenendo al tempo stesso il medesimo livello di complessità nelle operazioni eseguite.

Grazie a questo sistema tutte le fasi del processo chirurgico sono state rese trasparenti e analizzate in maniera obiettiva, consentendo all’unità chirurgica di attuare azioni di miglioramento delle performance. Il progetto è stato sviluppato internamente con il contributo di  personale locale ed ha riscosso una grossa soddisfazione da parte di medici e infermieri. Inoltre, poiché i costi dei servizi sanitari stanno aumentando in tutta Europa, la raccolta di dati in tempo reale e la comparazione con altre istituzioni è importante per un utilizzo efficace ed efficiente delle risorse. Questo spiega il motivo della loro nomina.

D. Secondo lei qual può essere il valore aggiunto, per un’amministrazione, nel partecipare al premio EPSA?

R. EPSA offre ai suoi partecipanti una serie di benefici, in particolare in termini di reti progettuali, trasferimento di conoscenza, riconoscimento nazionale e internazionale, motivazione e validazione, nonché feedback sulla valutazione e indicazioni per il miglioramento.
I progetti ricevono, a seguito del processo di valutazione, dei feedback sugli aspetti che necessitano di ulteriori approfondimenti e indicazioni su come rafforzare tali elementi in futuro. EPSA lavora con un gruppo di esperti riconosciuti a livello internazionale nei propri settori di competenza e fornisce ai partecipanti una significativa rete di eccellenza. Tutti i progetti possono inoltre avere una maggiore visibilità nel panorama europeo, in quanto inseriti nei cataloghi di progetto EPSA e nel rapporto di ricerca. In particolare, i progetti selezionati come Best Practice come quello italiano appena descritto, oltre alle opportunità di action learning e alla condivisione della conoscenza con le amministrazioni di tutta Europa, beneficiano di una maggiore visibilità attraverso la partecipazione diretta al convegno di premiazione finale.

Dirigenti e amministratori dei paesi partecipanti hanno, da una lato l’opportunità di apprendere dai casi di successo altamente innovativi che potrebbero trovare applicazione nelle loro realtà locali, e dall’altro la possibilità di stabilire relazioni transfrontaliere in grado di generare azionicooperative e trasferimento di idee. Inoltre, il riconoscimento esterno ricevuto da un progetto accresce il senso di motivazione all’interno delle amministrazioni e valida il lavoro duro e le idee innovative, magari catalizzando ulteriori proposte per il settore pubblico. In sintesi, dopo che nelle tre edizioni sono pervenuti più di 1000 progetti non possiamo che osservare i soli effetti positivi in considerazione degli sforzi compiuti da ciascuna organizzazione proponente.

D. Dopo la cerimonia di premiazione EPSA, che si terrà il 15-17 Novembre 2011, avete già previsto e programmato delle attività per diffondere ulteriormente i risultati e coinvolgere il maggior numero di amministrazioni in tutta Europa?

R. Questa è un’ottima domanda, tuttavia, dal momento che ad oggi i nomi dei vincitori non sono ancora ufficialmente noti, non siamo in grado di fare delle previsioni specifiche sulle prossime attività. In ogni caso, esempi di attività realizzate o ancora in corso, possono darci un’idea su quello che potrebbe accadere in futuro.

EIPA ha delineato un quadro attività di apprendimento che derivano dall’esperienza EPSA – conosciute come “EPSA Transfer by EIPA”.  Tale quadro offre un mix di strumenti tradizionali e metodologie avanzate (learning role), come ad esempio presentazioni e pubblicazioni su forum EIPA sia esterni che interni, conferenze, workshop e/o seminari.
Diversi esempi di cooperazione sono stati portati avanti ed alcuni sono tuttora in corso con pubbliche amministrazioni di Spagna, Francia e Grecia che hanno partecipato o beneficiato indirettamente della partecipazione al premio . Inoltre ci si avvale anche di alcune piattaforme di social media, come si è potuto vedere per ciò che riguarda le collaborazioni realizzate con le organizzazioni austriache e inglesi. L’elenco EPSATransfer  non è esaustivo e può essere alimentato ulteriormente: ad esempio attraverso gemellaggi tra città o partnership regionali   coinvolgendo le organizzazioni “best practice” o definendo e descrivendo la formula di successo, o ancora, attraverso forme esterne di revisione e/o “accreditamento”.

Grazie alla collaborazione costruttiva con diversi partner, è stata creata una comunità di “amici EPSA” che si impegna nel promuovere e assistere le istituzioni nei processi di riforma.  Dovrebbero nascere altre collaborazioni di questo genere per utilizzare i dati e le informazioni messe a disposizione da EPSA per tutte le pubbliche amministrazione europee. Approfitto di questa occasione per invitare ed incoraggiare le organizzazioni italiane a giocare un ruolo attivo e ad unirsi a noi in questo processo di disseminazione e condivisione di conoscenza.

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