Tema: Comunicazione pubblica
Prima priorità |
Ruolo della comunicazione |
Attori responsabili |
Principali competenze |
Comunicazione esterna |
Qui la comunicazione esterna gioca un ruolo fondamentale:
1. nella gestione delle relazioni interpersonali;
2. nelluso adeguato di canali e mezzi di comunicazione;
3. nella pianificazione della comunicazione rivolta agli utenti e agli stakeholder
4. nellascolto.
La comunicazione esterna, infatti, è funzionale a far conoscere opportunità agli utenti ma anche a raccogliere dagli utenti stessi indicazioni sul miglioramento continuo dei servizi. Inoltre è lo strumento attraverso il quale vendere i propri servizi veicolando maggiore fiducia nellorganizzazione. |
-Il personale di front office (urp, sportelli dedicati, chioschi informativi, call center, altri sportelli) responsabili in particolare della relazione con lutente ;
-I responsabili/dirigenti della comunicazione/informazione la cui responsabilità è di tipo progettuale/strategico;
-I singoli responsabili di servizio/settore che hanno una grande responsabilità nel progettare e/o nel migliorare i servizi prevedendo quale debba essere il ruolo dellutente e il grado di partecipazione al servizio;
-Gestori del sito Internet (dal punto di vista dei contenuti, della tecnologia e della comunicazione);
-Addetti ai servizi che vengono a contatto con gli utenti (insegnanti, educatori, assistenti sociali, operatori del settore sanitario e/o sociale, ecc.);
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A seconda del ruolo che ogni attore gioca è necessario che sviluppi le seguenti competenze:
-Capacità di gestire le relazioni complesse;
-Empatia;
-Capacità di negoziazione;
-Capacità di gestire i linguaggi[3];
-Conoscenze legate allutilizzo strategico di mezzi di comunicazione diversi
-Competenze specifiche legate allattività professionale[4]
-Capacità di progettazione e gestione di servizi
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Comunicazione interna |
La comunicazione interna è funzionale a creare flussi informativi che facilitino laggiornamento di coloro che si occupano del front office ed è altresì utile a diffondere le informazioni che consentono ai decisori di definire obiettivi e strategie sulla base dei bisogni e di priorità individuate a partire dallutenza. |
-Responsabili della comunicazione interna
-Gestori di sistemi Intranet
-Dirigenti/responsabili di servi/settori
-Eventuali referenti interni di uffici-servizi-settori per laggiornamento delle informazioni del sito e/o dellurp
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-Capacità di lettura di contesti complessi
-Capacità di trovare soluzioni a problemi complessi
-Conoscenze relative al service management
-Competenze specifiche legate allattività professionale
-Leadership
-Autonomia decisionale
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Seconda priorità |
Ruolo della comunicazione |
Attori responsabili |
Principali competenze |
Comunicazione esterna |
La comunicazione esterna è rilevante in particolare come momento di ascolto dellutenza: le attività di front office; la raccolta dei suggerimenti e dei reclami; le interviste, i focus group realizzati con particolari categorie di utenti; ecc. sono attività funzionali alla comprensione delle priorità e dei bisogni.
Queste sono attività che diventano estremamente rilevanti anche in fase di valutazione dellimplementazione delle policy non solo ex post ma anche in itinere. |
-Policy maker che hanno il compito di ascoltare lutenza e definire politiche adeguate ai bisogni
-Il personale di front office (urp, sportelli dedicati, chioschi informativi, altri sportelli) responsabili in particolare della relazione con lutente ;
-I responsabili/dirigenti dei singoli servizi/settori che hanno la responsabilità nellimplementazione delle policy ;
-Addetti ai servizi che vengono a contatto con gli utenti (insegnanti, educatori, assistenti sociali, operatori del settore sanitario e/o sociale, ecc.) in quanto sensori delle attese e dei bisogni dellutenza
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A seconda del ruolo che ogni attore gioca è necessario che sviluppi le seguenti competenze:
-Capacità di lettura e analisi di contesti complessi
-Capacità di analisi dei bisogni e delle attese
-Capacità di definire strategie e programmi di cambiamento/miglioramento
-Capacità di progettazione
-Capacità di gestire le relazioni complesse;
-Capacità di negoziazione;
-Capacità di progettazione e gestione di servizi
-Capacità di definire sistema di valutazione ex ante, in itinere, ex post
-Leadership
-Autonomia decisionale
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Comunicazione interna |
La comunicazione interna assume la funzione di diffusione delle priorità rilevate dai diversi sensori dellorganizzazione (oltre agli urp, infatti, ci sono tanti altri momenti di contatto diretto con lutenza da parte di altri attori della stessa organizzazione).
Inoltre la comunicazione interna è funzionale alla circolazione/acquisizione di informazioni che non vanno ricercate allesterno ma che sono già patrimonio dellorganizzazione (il numero di utenti reali e potenziali, la tipologia di utenza, alcune caratteristiche dellutenza e del contesto in cui lorganizzazione si muove,
.); queste informazioni, infatti, sono estremamente rilevanti per la scelta delle politiche pubbliche da mettere in campo. |
-Decisori e vertici dellorganizzazione. La loro responsabilità sta anche nel far capire al resto dellorganizzazione su che cosa è utile concentrare lattenzione anche in termini di informazioni da raccogliere e sistematizzare;
-Dirigenti/responsabili di servi/settori. Anche nel caso di queste figure la responsabilità sta nel condividere gli obiettivi e le strategie per far capire agli altri colleghi quali siano le informazioni particolarmente rilevanti;
-Responsabili della comunicazione interna
-Gestori di sistemi Intranet
-Addetti ai servizi che vengono a contatto con gli utenti
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Terza priorità |
Ruolo della comunicazione |
Attori responsabili |
Principali competenze |
Comunicazione esterna |
Il ruolo della comunicazione esterna è rilevante soprattutto per far conoscere e per promuovere i cambiamenti in atto.
Per fare degli esempi:
-la scelta di esternalizzare certi servizi va comunicata ed, in alcuni casi, negoziata con alcune associazioni, con i sindacati, con gli utenti ecc.;
-lutilizzo di forme innovative di reperimento di risorse necessita di attività di sensibilizzazione e comunicazione; si pensi, per esempio, alle sponsorizzazioni dove è necessario che sia chiaro il do ut des;
-nuove scelte organizzative che, per esempio, rendono lorganizzazione più snella affidando maggiori responsabilità agli operatori di front office devono essere comunicate (in qualche modo) agli utenti che devono sviluppare maggiore fiducia nei confronti dei loro primi interlocutori (in molti casi, infatti, la sensazione che laddetto dellurp non possa prendere nessun tipo di decisione porta lutente a desiderare una interazione diretta con un decisore (Sindaco, Direttore generale, Assessore ecc.)
- ecc.
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-Il personale di front office (urp, sportelli dedicati, chioschi informativi, altri sportelli) responsabili in particolare della relazione con lutente ;
-I responsabili/dirigenti della comunicazione/informazione la cui responsabilità è di tipo progettuale/strategico in accordo con gli altri decisori dellamministrazione;
-I singoli responsabili di servizio/settore che hanno una grande responsabilità nel condividere e comunicare il cambiamento in atto;
-Addetti ai servizi che vengono a contatto con gli utenti (insegnanti, educatori, assistenti sociali, operatori del settore sanitario e/o sociale, ecc.);
-Policy maker che hanno il compito chiarire gli obiettivi |
A seconda del ruolo che ogni attore gioca è necessario che sviluppi le seguenti competenze:
-Capacità di gestire le relazioni complesse;
-Empatia;
-Capacità di negoziazione;
-Capacità di gestire i linguaggi[6];
-Conoscenze legate allutilizzo strategico di mezzi di comunicazione diversi
-Competenze specifiche legate allattività professionale |
Comunicazione interna |
La comunicazione interna è fondamentale affinché i cambiamenti organizzativi e le strategie di miglioramento della gestione dellorganizzazione, si tramutino da programmi a realtà praticate e modalità operative concrete.
In questo senso la comunicazione interna è anche lo strumento della comprensione del cambiamento nonché lo strumento di promozione del cambiamento in atto.
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-Responsabili della comunicazione interna
-Gestori di sistemi Intranet
-Responsabili della formazione
-Dirigenti/responsabili di servi/settori
-Operatori. Tutti gli operatori e dipendenti dellamministrazione, infatti, possono avere un ruolo rilevante nel cambiamento e nel miglioramento della gestione/organizzazione in quanto sono i principali conoscitori del lavoro che viene svolto dallamministrazione |
-Capacità di lettura di contesti complessi
-Conoscenze legate allorganizzazione e ai processi
-Conoscenze di economia e finanza
-Capacità di trovare soluzioni a problemi complessi
-Competenze specifiche legate allattività professionale
-Leadership
-Autonomia |
Quarta priorità |
Ruolo della comunicazione |
Attori responsabili |
Principali competenze |
Comunicazione esterna |
La comunicazione esterna ha un suo ruolo rilevante, in questo caso, soprattutto come veicolo dellimmagine dellente: una buona immagine (organizzazione dinamica, aperta ai cambiamenti, attenta alle necessità della propria utenza, bei luoghi di lavoro, ecc.) consentirà di avere, in fase di reclutamento, candidati preparati, motivati, ecc. e di poter scegliere fra più persone che abbiano diverse competenze.
Dallaltra parte, coloro che già sono impiegati allinterno dellamministrazione avranno il piacere di lavorare in un ambiente considerato positivo e ambìto. |
-Decisori (politici e gestionali);
-Policy maker;
-Responsabili risorse umane e organizzazione;
-Responsabili comunicazione e marketing |
-Leadership
-Conoscenze legate alle strategie di comunicazione;
-Conoscenze legate alluso degli strumenti di comunicazione con funzione promozionale |
Comunicazione interna |
Qui la comunicazione interna gioca un ruolo veramente rilevante come fattore facilitatore del cambiamento avendo, per altro, più funzioni: condividere una visione comune del valore del lavoro svolto allinterno dellente; diffondere il senso di appartenenza e la conoscenza degli obiettivi definiti dai decisori; partecipare attivamente al cambiamento; facilitare la diffusione di una cultura dellorganizzazione; valorizzare le persone motivandole; coordinare le attività non più in una logica solamente funzionale; ecc.
Oltre alla comunicazione assume un ruolo-chiave, per la realizzazione di questa terza priorità, anche la formazione
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-Responsabili della comunicazione interna
-Responsabili della formazione
-Dirigenti/responsabili di servizi/settori
-Gestori di sistemi Intranet |
-Leadership
-Capacità di gestire il lavoro di gruppo
-Conoscenze legate allo sviluppo delle competenze e alla formazione
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Quinta priorità |
Ruolo della comunicazione |
Attori responsabili |
Principali competenze |
Comunicazione esterna |
Il ruolo della comunicazione esterna è fondamentale per:
-coinvolgere gli utenti e gli stakeholder;
-negoziare le decisioni con utenti e stakeholder
-definire e promuovere forme di partecipazione ai servizi;
-presentare i risultati ottenuti;
-indicare in che modo sono state investite le risorse;
-realizzare attività di integrazione interistituzionale;
-realizzare attività di integrazione pubblico/privato;
-ecc.
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-Policy maker
-Decision maker
-I responsabili/dirigenti dei singoli servizi/settori che hanno la responsabilità nellimplementazione delle policy;
-Il personale di front office (urp, sportelli dedicati, chioschi informativi, altri sportelli) responsabili in particolare della relazione con lutente ;
-Addetti ai servizi che vengono a contatto con gli utenti (insegnanti, educatori, assistenti sociali, operatori del settore sanitario e/o sociale, ecc.) in quanto sensori delle attese e dei bisogni dellutenza
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A seconda del ruolo che ogni attore gioca è necessario che sviluppi le seguenti competenze:
-Capacità di lettura e analisi di contesti complessi
-Capacità di definire strategie e programmi di cambiamento/miglioramento
-Capacità di progettazione
-Capacità di gestire le relazioni complesse;
-Capacità di negoziazione;
-Capacità di progettazione e gestione di servizi
-Leadership
-Autonomia decisionale
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Comunicazione interna |
La comunicazione interna è funzionale a creare flussi informativi che siano funzionali alle strategie di coinvolgimento di soggetti esterni. |
-Responsabili della comunicazione interna
-Gestori di sistemi Intranet
-Dirigenti/responsabili di servi/settori
-Eventuali referenti interni di uffici-servizi-settori per laggiornamento delle informazioni del sito e/o dellurp
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-Capacità di lettura di contesti complessi
-Capacità di trovare soluzioni a problemi complessi
-Conoscenze relative al service management
-Competenze specifiche legate allattività professionale
-Leadership
-Autonomia decisionale
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