SpazioComune

SpazioComune. Situato nel cuore della città, vuole essere un punto di riferimento e di informazione sui servizi al cittadino. Non solo un punto di accesso unico all’informazione dell’amministrazione comunale, ma anche di altri enti, come l’Agenzia dell’Entrate, Regione, Provincia, Polizia, associazioni, ecc.. SpazioComune gestisce e rende accessibile un vasto panorama di informazioni che non riguardano solo il Comune, ma tutta la vita cittadina, attraverso una  comunicazione incentrata su mezzi di comunicazione sia fisici sia virtuali - servizi di informazione di primo livello, telefono con linea e numero dedicato, internet, mail, prodotti stampati, periodici, ecc..
La sfida per il futuro è quella di integrare informazione ed erogazione dei servizi.
 

Perchè nasce SpazioComune? Cosa cambia rispetto al “vecchio” URP?

I servizi d’informazione e l’Ufficio Relazioni con il Pubblico rappresentano un importante passo per l’effettivo riconoscimento dei diritti democratici e di partecipazione.
Da questo presupposto si è sviluppato il progetto per la ristrutturazione del piano terra di Palazzo comunale, posto nel cuore della città, per ospitare un servizio di informazione al cittadino, con un effetto al contempo simbolico e reale di apertura di un “accesso”, un “gate” fisico e ideale del Palazzo che ospita il potere amministrativo. 
Quando si ha un bisogno, una necessità, si vogliono avere le risposte corrette e adatte a soddisfare e risolvere il proprio problema. SpazioComune ha proprio come obiettivo di favorire l’incontro rapido tra necessità e risposte, chiarendo le possibilità e le opportunità, facendosi garante della correttezza delle informazioni e delle fonti. Il luogo simbolo dell’ascolto e della certezza della risposta, dove la relazione tra cittadino e amministrazione è resa possibile e paritaria.
"Spazio comune" è il punto centrale di coordinamento e organizzazione del sistema informativo, comunicativo e relazionale del Comune di Cremona.
Gestisce e rende accessibile un vasto panorama di informazioni che non riguardano solo il Comune, ma tutta la vita cittadina, tramite una  comunicazione incentrata su mezzi di comunicazione sia fisici sia virtuali: servizi di informazione di primo livello, telefono con linea e numero dedicato, internet, mail, prodotti stampati, periodici, ecc..
Rispetto al vecchio URP, è cambiata la posizione fisica. Il vecchio URP era all’interno del Palazzo comunale, piuttosto nascosto e difficilmente raggiungibile, collocato in uno spazio angusto. SpazioComune si affaccia invece direttamente sulla piazza principale della città, con vetrine visibili e spazi attrezzati ed ampi. Le vetrine sono pensate come spazi informativi 24 ore su 24, grazie a locandine e notizie flash che girano su due monitor.
É cambiata anche la tipologia di servizi e di informazione. Il cittadino, oltre ad avere informazioni su diversi ambiti, che non riguardano solo l’attività del Comune, ma tutta la città. Il cittadino può usufruire di servizi, quali accesso internet gratuito, grazie alle 6 postazioni informatiche che permettono la navigazione veloce in internet, la possibilità di navigare in internet con il proprio pc, grazie alla connessione wireless, che copre l’intera piazza. E’ possibile consultare in una saletta dedicata, quotidiani, pubblicazioni e materiale informativo.
Ed abbiamo anche ampliato l’orario di apertura del servizio, dalle 30h e 30 min. del vecchio URP alle 34 h di SpazioComune.

Quali innovazioni sono state introdotte per facilitare e semplificare i rapporti tra il cittadino e l’Amministrazione?

Come dicevo prima, SpazioComune è immediatamente individuabile ed accessibile ai cittadini dalla piazza principale della città.  Le sue vetrine funzionano da spazio informativo 24 ore su 24, grazie a locandine e manifesti e a notizie flash sui video.
Ha una sala attrezzata per consultazione internet, una sala eventi da 40 posti, per convegni, incontri, corsi, conferenze stampa etc….. ed una sala consultazione giornali e materiale informativo e navigazione wireless in tutti i locali.
Inoltre, abbiamo avviato collaborazioni con altri Enti per organizzare nella sale eventi incontri informativi a tema. Ad esempio, con l’Agenzia dell’Entrate sulle agevolazioni fiscali e bonus; con la Polizia per incontri sulle truffe, con alcune associazioni sul risparmio energetico…ecc..
Ci sono poi le collaborazioni con i principali Enti cittadini: Provincia, SpazioRegione, Azienda Sanitaria Locale e Azienda Municipale energetica per uno scambio informativo, ufficializzato attraverso lettere e protocolli d’intesa.

La rete di collaborazioni con altri enti permetterà di costruire una banca dati unificata, che raccoglierà informazioni sui diversi servizi offerti al cittadino. Come procederete per la sua realizzazione?

Questo è proprio il nostro obiettivo, costruire una banca dati cittadina. Per questo scopo abbiamo incontrato gli operatori di alcuni enti cittadini per verificare la possibilità di condividere questi obiettivi comuni. L’intenzione è quella di informare il cittadino, ovunque esso sia, in forma corretta, chiara e precisa, rispetto alle risorse ed offerte disponibili sul territorio; e sviluppare un sistema informativo online che si traduce in comodità per il cittadino - accesso alle informazioni di primo livello senza doversi presentare ad uno sportello - e in risparmio di risorse per gli sportelli che possono dedicarsi a migliorare l’ efficienza dell’erogazione dei servizi.
Abbiamo predisposto un database integrato al nostro sito che prevede la possibilità di gestione documentale (ricerca e documentazione) centralizzata. In questa ipotesi l’attività viene gestita dal back-office del Comune oppure l’Ente  può incaricare un proprio referente informativo che si impegna a collaborare per la costruzione ed il mantenimento delle schede informative. L’attività di documentazione delle schede è svolta dal back-office del Comune. La scelta di questa gestione documentale prevede anche la possibilità di poter amministrare direttamente le proprie schede.
Gli enti coinvolti - Provincia, Regione sede territoriale, Azienda sociosanitaria e  Azienda energetica municipalizzata, Agenzia delle Entrate - hanno optato per soluzioni miste, che sono state ufficializzate attraverso protocolli d’intesa o lettere tra i due enti.          
Il modulo della banca dati è stato progettato per permette la gestione operativa strutturata dei contenuti. Il modulo è, infatti, destinato a contenere informazioni che rimangono nel tempo  -   uffici e servizi – e che necessitano allo stesso tempo di aggiornamenti periodici costanti e sicuri.
Esso consente, inoltre, l’integrazione grafica e strutturale con gli altri moduli che costituiscono il portale dell’Ente. Le schede informative sono, infatti, perfettamente integrate con lo stile grafico del sito garantendo all’utente continuità ed omogeneità. Le schede di banca dati sono anche raggiungibili attraverso il motore di ricerca del sito, strumento identificato come il più utilizzato dall’utente internet per cercare le informazioni. L’integrazione del modulo nel CMS ci permette quindi di gestire in modo uniforme l’obiettivo dell’accessibilità delle nostre pagine web.
La sua struttura è stata anche pensata per l’utilizzo da parte di operatori non necessariamente formati per gestire pagine web, e per l’accesso  via web da qualsiasi postazione che accede alla rete telematica.
Rispetto, poi, alla interrogazione del sistema la banca dati consente una navigazione per aree tematiche e per schema organizzativo dell’ente. Il modulo permette di assegnare le schede informative a più forme di categorizzazione: per aree tematiche e per schema organizzativo. In questo modo le informazioni sono raggiungibili, oltre che con il motore di ricerca, anche attraverso percorsi guidati. La navigazione nelle informazioni è resa così più facile, flessibile e dinamica.
Il sistema si mostra, quindi, suscettibile di molteplici evoluzioni progettuali.

Quali saranno gli sviluppi futuri?

L’idea è di estendere la collaborazione ad altri enti cittadini, come Prefettura, Questura, Inps ecc…perché il cittadino possa avere in un  unico contenitore un panorama ampio e vasto di informazioni, senza necessariamente sapere a quale Ente si deve rivolgere per ottenere l’informazione.
Poi, sarebbe interessante sviluppare, insieme alla parte informativa del progetto anche la parte relativa all’erogazione dei servizi. In parte lo stiamo già facendo. Ad esempio distribuiremo a  SpazioComune, per conto dell’Asl, i codici Pin e Puk della Carta Regionale dei servizi.

Grazie per la collaborazione
 

Ultimo aggiornamento: 29/05/09