I comuni sono le pubbliche amministrazioni più vicine al territorio e ai cittadini, per i quali gestiscono servizi essenziali per la qualità della vita attraverso l'operato delle proprie strutture e dei singoli dipendenti. Il Progetto Valutazione delle Performance ha raccolto dal comune di Reggio Emilia una testimonianza rappresentativa in tema di sistemi di collegamento tra valutazione della performance individuale e organizzativa dei Comuni.
A questo scopo il comune di Reggio Emilia racconta la sua esperienza e spiega come l'applicazione del circolo virtuoso della misurazione, valutazione ed incentivazione delle risorse umane e dell'organizzazione garantisca la qualità dell'azione amministrativa e un valido supporto per ogni Comune che voglia perseguire con responsabilità i propri obiettivi.
L'esperienza del collegamento tra valutazione della performance individuale e organizzativa nel comune di Reggio Emilia
Il Comune di Reggio Emilia ha impostato e potenziato un sistema di misurazione e valutazione della performance organizzativa e individuale capace di tendere al miglioramento continuo della qualità del servizio pubblico offerto dall’Ente, della valorizzazione delle competenze professionali, della responsabilità per risultati, dell’integrità e della trasparenza dell’azione amministrativa.
La misurazione e valutazione della performance organizzativa è orientata principalmente ai seguenti ambiti:
- Misurazione del grado di attuazione della strategia
- Misurazione degli impatti
- Misurazione del portafoglio delle attività e dei servizi
- Misurazione dello stato di salute organizzativa.
Ogni ambito è integrato e supportato da strumenti di pianificazione, programmazione e controllo che nel corso degli anni sono stati perfezionati al fine di raccordare la pianificazione strategica e la programmazione operativa.
La misurazione del grado di attuazione della strategia si realizza attraverso la definizione delle politiche e degli obiettivi strategici che si concretizzano nel Documento Unico di Programmazione. All’inizio del mandato amministrativo, e all’inizio di ogni anno, vengono definiti e revisionati per ogni politica pubblica obiettivi strategici misurabili attraverso indicatori di “impatto” rappresentati da target di riferimento.
Ogni obiettivo target è legato ad azioni strategiche che l’amministrazione intende mettere in campo al fine di raggiungere i risultati previsti.
La misurazione degli impatti è strettamente connessa alla misurazione della strategia. La principale finalità è quella di analizzare la capacità dell’amministrazione di dare risposta ai bisogni della collettività e di valutare lo stato di attuazione ed i risultati conseguiti dalle politiche pubbliche dell’Ente.
Lo strumento a supporto di tale rilevazione è l’Osservatorio delle politiche pubbliche alle dirette dipendenze del Servizio programmazione e controllo del Comune di Reggio Emilia.
L’Osservatorio rappresenta il centro principale di raccolta ed elaborazione delle informazioni relative alle politiche dell’Ente. E’ concepito come strumento di monitoraggio dei fenomeni sociali/territoriali/economici, di elaborazione e di diffusione delle informazioni affinché l’Ente ed i diversi attori dispongano di efficaci strumenti di programmazione, atti ad orientare la destinazione degli interventi, migliorare la distribuzione delle risorse e verificare la congruità tra bisogni espressi, latenti ed emergenti favorendo l’integrazione dei servizi.
L’Osservatorio basa la sua attività su un sistema di monitoraggio e valutazione che raccoglie i dati in trend storico e li restituisce, dopo le opportune elaborazioni, nella forma di indicatori di performance capaci di supportare i processi decisionali da parte dei vertici dell’amministrazione.
Le principali attività dell’Osservatorio delle politiche pubbliche sono:
- analisi della domanda potenziale e analisi dei bisogni espressi dalla cittadinanza,
- valutazione dell’impatto delle politiche pubbliche sul territorio, in grado di guidare la programmazione e il disegno delle scelte strategiche dell’Ente,
- monitoraggio dello stato di attuazione degli obiettivi strategici in termini di congruenza tra risultati e obiettivi programmati.
Attraverso la pianificazione operativa si realizza la misurazione del portafoglio delle attività e dei servizi. Il principale strumento di misurazione è rappresentato del Piano esecutivo di gestione che coincide con il Piano delle Performance.
La programmazione operativa viene articolata sulla base dei contenuti e delle finalità del Documento Unico di Programmazione.
Le azioni strategiche sono articolate in prodotti e progetti per ognuno dei quali sono definiti obiettivi gestionali ordinari e di miglioramento e obiettivi prioritari.
Per ogni prodotto/progetto sono definiti obiettivi, fasi progettuali e risultati attesi, da monitorare per mezzo di indicatori predefiniti per misurare efficienza, efficacia ed economicità.
L’analisi dei fabbisogni finanziari e la definizione dei budget viene effettuata partendo dai prodotti e progetti del PEG in modo tale da formulare il bilancio per politiche e favorire una lettura coerente con le linee strategiche.
Gli obiettivi della gestione sono affidati ai responsabili dei servizi unitamente alle relative dotazioni umane e strumentali, dando concreta attuazione al principio di autonomia dirigenziale. In tal modo i responsabili dei servizi ne assumono la responsabilità sia in termini di gestione, che di raggiungimento dei risultati attesi.
La fase di valutazione è preceduta da fasi specifiche di monitoraggio e di rendicontazione.
Il ciclo delle performance del Comune di Reggio Emilia prevede infatti nel corso dell’anno tre fasi di monitoraggio delle azioni intraprese, al fine di verificare l’effettiva attuazione delle strategie e lo stato di attuazione dei prodotti/progetti previsti nel PEG. Nel corso del monitoraggio possono essere individuate azioni correttive in caso di scostamento rispetto ai risultati attesi.
Il processo di programmazione si interseca così in modo sistematico con il processo di valutazione delle posizioni dirigenziali ed il risultato della gestione costituisce uno degli elementi rilevanti per la valutazione delle prestazioni individuali.
Il sistema di valutazione della performance individuale si sviluppa attraverso il sistema di valutazione dei Dirigenti, il sistema di valutazione delle Posizioni Organizzative e il sistema di sviluppo professionale.
Centrale è la valutazione delle posizioni dirigenziali. La valutazione della prestazione si basa sul grado di raggiungimento degli obiettivi/risultati che la posizione deve conseguire, individuabili dal PEG, e dalle competenze organizzative effettivamente agite dal titolare della posizione. Ogni obiettivo previsto nel PEG e conseguentemente nel Piano delle Performance viene misurato sulla base dello stato di avanzamento del valore degli indicatori collegati. Per la valutazione della prestazione è stato attribuito un peso diverso ai due elementi che la compongono: obiettivi/risultati e competenze (70% e 30% rispettivamente).
Gli obiettivi sono suddivisi in obiettivi prioritari, attribuiti dai Direttori d’area di riferimento (punteggio max 35%) e obiettivi ordinari e/o di miglioramento (punteggio max 35%).
Le competenze sono articolate in lavoro di gruppo e integrazione (punteggio max 10%), capacità decisionale (punteggio max 10%) e consapevolezza organizzativa (punteggio max 10%).
La valutazione dei capi area viene calcolata sulla base della media del raggiungimento degli obiettivi prioritari della propria area per il 70%. Per il 30% dal punteggio attribuito dal Direttore Generale sulla base delle competenze manageriali.
La valutazione del personale viene effettuata dal Dirigente del servizio di riferimento, è collegata alla qualità del contributo assicurato alla performance dell’unità organizzativa di appartenenza, alle competenze dimostrate ed ai comportamenti professionali e organizzativi ed è diretta a promuovere il miglioramento organizzativo delle attività gestionale e progettuale dell’Ente, lo sviluppo professionale, nonché a riconoscere attraverso il sistema premiante il merito per la qualità del servizio reso secondo principi di imparzialità e trasparenza.