Benchmarking QClub, intervista a Sergio Goretti – Dirigente Servizio Pianificazione Controllo e Qualità del Comune di Firenze

18 ottobre 2012. Il Comune di Firenze ha aderito nel 2011 al Benchmarking Q-Club, il network dei comuni di grandi dimensioni finalizzato allo scambio di migliori prassi in tema di miglioramento della qualità dei servizi offerti. Tra le esperienze di maggior successo realizzate dal Comune di Firenze vi è quella relativa all’innovazione nei sistemi di pianificazione e programmazione delle performance, anche grazie al progetto ELI4U. Nell’intervista, Sergio Goretti illustra le caratteristiche del sistema adottato da Firenze e i possibili sviluppi dello stesso

Il Comune di Firenze ha sviluppato un originale e interessante sistema di panificazione e controllo e misurazione delle performance nell'ambito di un progetto di scambio e benchmarking con altre realtà locali. Quali sono le caratteristiche e le peculiarità?

Lo sviluppo del nuovo sistema di pianificazione del Comune di Firenze nasce nell'ambito del progetto ELI4U (Enti Locali Innovazione for User). Tale sistema è articolato in tre fasi: individuazione degli obiettivi strategici, costruzione di un adeguato sistema di indicatori, sviluppo produzione di report per il  monitoraggio.

Riguardo alla prima fase, è stata è associata ad ogni programma o linea di mandato una serie limitata di obiettivi strategici, caratterizzati da chiarezza, specificità, misurabilità.

Gli indicatori proposti, associati agli obiettivi strategici, sono riconducibili a due categorie: quella degli indicatori di risultato e quella degli indicatori di performance. I primi misurano le quantità prodotte e  permettono di valutare se si sta andando nella giusta direzione rispetto a quanto ci si è prefissati; in questo ambito la scelta degli indicatori chiave di risultato è dettata dalle strategie politiche ossia da ciò che gli organi politici intendono ottenere prioritariamente. I secondi misurano il modo in cui ci si propone di raggiungere il risultato in termini di efficienza, produttività, qualità, nel cui ambito gli  indicatori chiave di performance sono utilizzati per monitorare i mezzi attraverso i quali ci si propone di realizzare l’obiettivo.

Infine la reportistica è stata pensata con l’obiettivo di dare una immediata visione d’insieme, contenendo in un unico elemento, foglio o schermata del computer, tutte quelle informazioni necessarie per il monitoraggio di un obiettivo strategico.

Un’altra caratteristica del metodo è la sua facile implementabilità anche in realtà meno avvezze a valutazione della performance o che per la prima volta dispongono di un modello di pianificazione strategica.

E' possibile rappresentare sinteticamente il percorso effettuato anche in relazione all'ampiezza della realtà in cui il sistema viene applicato  e della complessità organizzativa gestita?

In primo luogo sono stati individuati gli obiettivi strategici attraverso interviste ai singoli coordinatori di area (i vertici della struttura amministrativa) e la successiva condivisione degli stessi da parte del Collegio dei coordinatori. Il piano, illustrato dallo staff della pianificazione a tutte le direzioni, è stato poi inserito nella Relazione previsionale e programmatica e approvato dal Consiglio comunale.

Nel contempo, la struttura preposta alla pianificazione  ha formulato una proposta ampia di indicatori che i coordinatori hanno utilizzato per selezionare gli indicatori chiave da associare agli obiettivi di performance organizzativa.
Ciascun coordinatore ha selezionato almeno tre obiettivi e per ciascuno di questi più indicatori (da 2 a 4), utili per la valutazione della loro performance.
Da tutte le altre articolazioni organizzative (direttori, dirigenti, posizioni organizzative), al momento della costruzione del Piano esecutivo di gestione, gli obiettivi strategici sono stati declinati in obiettivi operativi i cui indicatori (di risultato e/o di performance) costituiscono i parametri di riferimento per il monitoraggio.

Quali sono i collegamenti con il sistema di Pianificazione e Controllo in atto e la valutazione delle performance dell'organizzazione e individuali?

Il nuovo sistema di valutazione della performance, di recente adottato, prevede il collegamento stretto tra pianificazione e valutazione attraverso l’associazione degli obiettivi strategici alla performance organizzativa e quelli operativi alla performance individuale e valorizza il sistema degli indicatori. Oltre a quanto già descritto nel punto precedente per i coordinatore di area, dopo l’approvazione del PEG ciascun direttore ha selezionato fino a tre obiettivi di performance organizzativa e tre di performance individuale oggetto di successiva valutazione e così, a cascata, hanno operato i dirigenti nei riguardi delle posizioni organizzative e del personale del comparto. Si è venuto  così a configurare un sistema omogeneo e integrato di gestione della performance in luogo delle preesistenti  frastagliate modalità di valutazione.

Come è possibile diffondere l'esperienza ad altri enti e all'interno del BQC? Quali prospettive di sviluppo del sistema di Firenze si possono prevedere?

L’elaborazione del sistema di pianificazione descritto è avvenuta, come già detto, nell’ambito del progetto ELI4U effettuando in primis  l’analisi interna ed una mappatura dettagliata del processo in essere. Alla luce di questa mappatura sono state individuate e descritte le criticità  e le ipotesi di miglioramento. In secondo luogo, al fine di confrontarsi con altre realtà comunali, è stata progettata e condotta un’indagine di benchmarking basata sulla somministrazione di un questionario agli enti dispiegatori del progetto. Nell’ottica di una riprogettazione oculata del processo, si è infatti  ritenuto utile investigare le esperienze di altre realtà comunali, individuando criticità comuni e buone pratiche. Questa metodologia di lavoro può essere seguita e sviluppata anche in altri contesti.

Abbiamo cercato di utilizzare le occasioni di benchmarking (ELI4U – BQClub)  per far conoscere il nostro progetto che è in corso di applicazione ed i cui risultati finali potranno essere ulteriormente diffusi nelle attività di rete. Prossimi sviluppi si prevedono nella gestione del monitoraggio strategico mediante applicativo internamente prodotto, al momento in fase di sperimentazione.

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