Piano di comunicazione

Primiana Leonardini 21/04/01
 
"Cari amici buongiorno!Vi scrivo per rivolgervi un dubbio squisitamente organizzativo che ha per oggetto le attività di comunicazione all'interno degli Enti Pubblici.
Mi spiego: alcuni comuni medio piccoli, nella consapevolezza che lo sviluppo delle proprie funzioni comunicative sia un importante fattore di crescita e nel tentativo di dare attuazione alla 150/2000 e al regolamento, stanno mettendo a punto dei piani di comunicazione.
In questi processi, mi trovo ad assistere a dinamiche di ruoli che mi lasciano perplessa. In pratica, vedo che è più spesso dalle Segreterie del Sindaco, o addirittura dai diretti Servizi di Staff del Sindaco che nascono e vengono gestiti questi progetti, con buona pace degli Urpisti.
Ora, io mi dico: passi per chi un Urp o para-urp non ce l'ha ancora (ma nemmeno così, perchè anzi, la volontà di un comune di realizzare dei Piani di Comunicazione dovrebbe fargli venire voglia proprio di istituirlo, questo benedetto Urp!), ma per chi l'Urp già ce l'ha, magari come servizio autonomo all'interno di un Settore (quindi con un suo Responsabile di Servizio che rende conto a un Responsabile di Settore/Funzionario che a sua volta rende conto alla Giunta e/o al Direttore Generale e/o al Segretario Generale), come si spiega la faccenda???
E' legittimo che anche in questi casi sia l'ufficio Staff del Sindaco o la sua Segreteria a ideare, pianificare, organizzare un Piano della Comunicazione?
Se così fosse, il ruolo degli Urp si dovrebbe limitare a mansioni meramente esecutive e di sportello.
Mi rendo conto che sollevo una questione complessa, e che, accanto alle indicazioni da manuale, sono sempre i fattori empirici e contingenti a determinare il "come" una certa iniziativa può trovare la sua realizzazione, ma ho assoluta necessità di chiarirmi le idee su entrambe questi aspetti, e chiedo il vostro aiuto.
Chi di voi avesse attuato (o stesse attuando) un piano o una campagna di comunicazione, può dirmi come, dal punto di vista delle gerarchie, dei ruoli e delle funzioni coinvolte, ha operato? Cioè: da chi è nata l'idea? Chi si è occupato della trasformazione dell'idea in progetto? Sotto la coordinazione di chi? Chi ha realizzato il progetto?
Vi sarei davvero grata!"
 
 
23/04/01. Urp del Comune di Massa - Rosanna Scarpecci
"Colgo l'occasione offertami da Primiana Leonardini, che ho conosciuto durante un convegno e che saluto volentieri, per manifestare la mia indignazione per come troppo spesso questi uffici sono soggetti ad assumersi i più disparati carichi di lavoro solo per il fatto di avere un contatto diretto con tutta la città.
Nel mio caso posso dire che lavoro da 11 anni presso un Ufficio Informazioni (così è nato) trasformato poi in URP; dispongo dell'aiuto di una collega, attualmente anche di una persona assunta come LSU il cui rapporto di lavoro, purtroppo, scadrà a giugno. Per quanto riguarda piani di comunicazione, a parte qualche sporadica necessità di elaborare comunicati stampa, l'unica occasione che mi si è presentata eè stata quella di organizzare una camapagna informativa proprio per l'Urp; inoltre, però, faccio parte della redazione del giornale istituzionale del Comune di Massa, per cui molto spesso mi trovo ad elaborare articoli su vari argomenti.
Al di là di questo, l'Urp non viene coinvolto in molto...si preferisce affidarsi magari all'esterno per campagne per le quali poi sono direttamente investita come servizio: ad esempio a novembre il nostro Comune ha dato l'avvio alla campagna per la dichiarazione ed il controllo degli impianti termici mediante collaboratori esterni: poi, di fatto, si sono appoggiati all'Urp per tutta la parte informativa e per la distribuzione di modulistica. Il lavoro è stato gravoso perchè l'opuscolo distribuito non rispondeva pienamente a quelle che potevano essere le domande più banali, domande che ben potevano essere previste se solo l'Urp, con l'esperienza viva del contato diretto quotidiano con le persone, fosse stato coinvolto prima.
Adesso di nuovo sta "piovendo" sull'Ufficio un'altra iniziativa: distribuzione di tessere autobus gratuite!!! Per far ciò sono stati diffusi manifesti reclamizzanti l'azione in cui si dice che ci si può rivolgere all'Urp per avere questa stramaledetta tessera senza specificare da quando e come. Potete ben immaginare cosa sta succedendo in questi giorni al nostro Ufficio.
Non voglio annoiarvi oltre...ho solo voluto far sentire la mia voce sperando che il fatto di parlare del ruolo degli Urp oggi possa gettare le basi per qualcosa di concreto un domani e spero che almeno l'eco di quanto si sta muovendo raggiunga anche Massa, capoluogo di provincia con ben 68.000 abitanti. (...)"
 
 
23/04/01. Urp della Camera di Commercio di Bergamo - Giuseppe Cattaneo
"Alla Camera di Commercio di Bergamo sono responsabile, dal 1995, di un servizio che comprende Ufficio Relazioni con il Pubblico, Ufficio Stampa e Relazioni esterne. Il servizio e collocato in staff al Segretario Generale. Questo accorpamento di funzioni e in parte dovuto alla dimensione media della Camera di Commercio di Bergamo (120 dipendenti) ma e anche stata una felice intuizione che ha consentito, in anticipo sulla legge 150/2000, di poter svolgere in modo coordinato funzioni di comunicazione, relazione e informazione all'utenza.
La collocazione in staff alla Direzione consente all'URP di svolgere trasversalmente sull'intera organizzazione i compiti di rapporto con l'utenza, di monitoraggio della soddisfazione, di gestione dei reclami. Il nostro ente ha ottenuto nel 1999 la certificazione ISO 9001 e tutta la procedura di comunicazione e sostanzialmente stata ricompresa sotto manuale di qualita.
Non ti invio la documentazione relativa (lo faro solo se di effettivo interesse) ma questa procedura prevede che per ogni attivita di informazione e comunicazione esterna i singoli uffici segnalano al Servizio URP/Stampa le proprie esigenze di comunicazione relativamente a iniziative, scadenze, normative, apertura di nuovi servizi, fiere, ecc. Il nostro servizio predispone quindi il testo della comunicazione esterna e la relativa campagna di comunicazione. Mi spiego meglio. La comunicazione esterna puo esaurirsi in un comunicato stampa ai quotidiani e radio-TV locali oppure, tenuto conto dei tempi, degli utenti coinvolti, dell'argomento, possiamo anche decidere di attivare altri canali di comunicazione (ad esempio: numero verde e sito internet dell'ente, spazi acquistati su televideo, volantini agli sportelli dell'ente, pannelli informativi presenti in alcuni uffici, comunicazioni mirate ad associazioni di categoria e ordini professionali, conferenza stampa, ecc.). Spetta al nostro Servizio proporre la campagna di comunicazione che si ritiene piu appropriata per ogni singola comunicazione o evento; la proposta viene poi sottoposta alla approvazione del Segretario Generale dell'ente. Per talune competenze non disponibili nell'ente (grafico, pubblicitario, ecc.) ci avvaliamo della consulenza esterna di uno studio di comunicazione che ha vinto una specifica gara.
Spero, per il momento, di averti fornito utili indicazioni. (...)"
 
 
24/04/01. Urp del Comune di Piombino - Laura Pasquinucci
"In merito all'interessante ed attuale dibattito sollevato da Primiana Leonardini, circa il ruolo dell'URP nel sistema di comunicazione dei Comuni, intervengo per condividere con i colleghi della lista l'esperienza di Piombino.
Qui, da circa un anno, esiste ed opera l'ormai nota triade prevista dalla Legge 150: URP, Ufficio Stampa e Portavoce del Sindaco, che costituiscono (insieme alla Segreteria particolare) il Servizio Gabinetto del Sindaco e Comunicazione. Devo dire che questa organizzazione, che fa capo al Segretario Generale con funzione di Dirigente e dipende in staff dal Sindaco, ci permette di superare (o aggirare) il problema evidenziato da Primiana, relativo ad una certa supremazia della Segreteria o dell'entourage del Sindaco rispetto all'URP nel gestire la comunicazione, in quanto tutti questi uffici fanno parte del medesimo Servizio.
Non solo: il duplice incarico di responsabile dell'URP e dell'Ufficio Stampa, che attualmente rivesto, se da una parte risulta faticosissimo, dall'altra garantisce la comunicazione tra i due uffici (che negli ultimi tempi per qualcuno sembrano addirittura in competizione: avete seguito le recenti polemiche tra giornalisti e comunicatori?), consentendo di sperimentare possibili forme di collaborazione e sinergie tra i servizi di informazione diretta al cittadino e quelli dell'informazione mediata e istituzionale.
Nel complesso, le esperienze acquisite dalle strutture della comunicazione nei vari settori specifici (informazione istituzionale, partecipazione e diritto di accesso, informazione ai media, attività di ascolto e reclami) sono state estremamente utili nell' elaborazione del primo Programma di Comunicazione del Comune, predisposto da questo Servizio e presentato alla Giunta per essere discusso e infine adottato. L'iter che abbiamo scelto rispecchia la filosofia deI nostro PDC, che rappresenta al tempo stesso un atto di indirizzo, di organizzazione e di governo dell'ente: la sua attuazione, infatti, spetta in via principale agli uffici indicati dalla Legge 150, ciascuna per le proprie funzioni prevalenti e per le singole attività programmate per l'anno in corso (finanziariamente previste nel PEG), ma presuppone la collaborazione e la partecipazione attiva sia dell'Amministrazione, sia di tutta la restante macchina comunale (dirigenti e colleghi).
Non vorrei abusare della vostra attenzione, quindi limito qui il mio intervento. Allego il Programma di Comunicazione: mi piacerebbe ricevere opinioni e conoscere eventuali altre esperienze di organizzazione e programmazione attuate da altri Comuni"
 
 
23/04/01. Servizio Comunicazione del Comune di Carpi - Rita Tirelli
"Cari colleghi della lista, intervengo in questo interessantissimo scambio di esperienze ed opinioni per raccontarvi come ci siamo organizzati qui a Carpi.
Dal mese di luglio 1999 esiste un Servizio comunicazione, in staff alla Direzione generale, che racchiude al suo interno, in un'ottica di comunicazione integrata, tutti quegli uffici che si occupano, a seconda delle loro specifiche competenze, di comunicazione, ovvero Ufficio stampa (1 addetto), Ufficio Rete civica (4 addetti), Quicittà (servizio integrato URP, Informagiovani, Punto Europa, Informaturismo) (7 addetti), Ufficio grafica (1 addetto), Stamperia comunale (5 addetti), giornale del Comune (1 giornalista a contratto).
Io sono la Responsabile del Servizio, che annovera anche una Segreteria e un amministrativo.
Nostro compito è quello di progettare e realizzare la comunicazione dell'Ente, declinandola attraverso tutti gli strumenti che abbiamo a disposizione.
In particolare io mi occupo di coordinare l'attività dei vari uffici del Servizio comunicazione, e di progettare e realizzare le campagne di comunicazione di maggior rilievo del nostro Comune, supportando i colleghi dei vari Assessorati per le iniziative di comunicazione più circoscritte ad un singolo evento o lasso temporale. Per farvi un esempio concreto il Servizio comunicazione progetta, finanzia e realizza una campagna di comunicazione sul bilancio, o sul Piano Regolatore, oppure sul nuovo trasporto pubblico, supporta i Settori (dal punto di vista delle strategie di comunicazione, della redazione dei testi e della scelta dell'immagine grafica) per campagne di promozione di eventi culturali, conferenze ecc.
Questo assetto organizzativo è stato approvato tramite delibera dalla Giunta nel 1999. Questo è stato di fatto l'atto costitutivo del Servizio comunicazione.
Ogni anno, dopo una ricognizione con Assessori, Dirigenti e funzionari, prepariamo un piano di lavoro che viene presentato in Giunta per l'approvazione e soprattutto perché è la Giunta che stabilisce quali sono le priorità di comunicazione dell'Ente (ovviamente con il nostro contributo).
A noi sta poi declinare questi input attraverso tutti i canali di comunicazione che abbiamo a disposizione, in una logica di comunicazione integrata e di circolarità dell'informazione, che per me è un elemento fondamentale del lavoro di un comunicatore.
Il rapporto con i colleghi degli altri Settori è buono, anche se ci sono ovviamente casi di scarsa collaborazione. Abbiamo individuato uno o più referenti del servizio comunicazione all'interno dei vari uffici: questi referenti, che tra breve verranno "istituzionalizzati", hanno tra i loro compiti quello di lavorare insieme a noi.
Dato che la mail sta diventando chilometrica mi fermo qui e vi allego una presentazione in Power Point che ho utilizzato per il convegno tenutosi a Cologno Monzese."
 

URP DEL COMUNE DI CASCINA - Michela Cecchetti 10/05/01

"Quanto prima dovrò presentare una bozza di Piano della Comunicazione, specialmente rivolta a quella interna.
Chiedo se possibile di aiutarmi, inviando materiale anche se è in fase di preparazione e non ancora definitivo"

 
11/05/01. URP del Centro Regionale di Programmazione della Regione Sardegna - Elena Catte
"Buongiorno a tutti voi, urpisti convinti!
Sono Elena Catte del nascendo URP del Centro Regionale di Programmazione della Regione Sardegna...
Qui in Regione si è deciso per una organizzazione che "rispecchiasse le diverse specificità" così ogni assessorato e ufficio speciale avrà il proprio URP e tutti noi poi saremmo coordinati dall'"URPone"  della Presidenza. La nascita è seguita dal Formez con attività di formazione e sostegno alla creatività. Ognuno di noi ha redatto un progetto ma nessuno ha un Piano di Comunicazione ancora ben definito. Fra le attività che il "mio" URP seguirà rientra però il Piano di Comunicazione dei Fondi Strutturali: si tratta di una attività di comunicazione  specifica, (i fondi strutturali appunto) che riguarda l'uso e la disponibilità in Sardegna di queste specifiche risorse comunitarie. Il piano è avviato già da due anni e "tutto ciò che avreste voluto sapere ma non avete avuto mai il coraggio di chiedere" è disponibile sul sito http://www.regione.sardegna.it/europa/ nella parte sulla comunicazione. Suggerimenti, critiche, considerazioni sono accettatissimi! A questo riguardo infatti mi farebbe piacere vedere come voi avete impostato i vs, quindi vi segnalo i miei indirizzi di posta per riceverli: elena.catte@posta.regione.sardena.it e elenacatte@tisclinet.it.  Usateli entrambi perchè il primo è ancora in fase sperimentale! 1000 grazie e buon lavoro a tutti noi!
 

SERVIZIO COMUNICAZIONE DEL COMUNE DI CARPI - Rita Tirelli  24/05/02

"Cari colleghi, spesso, leggendo le vostre e-mail mi imbatto in questa espressione: piano di comunicazione, che molti di voi, da quel che ho
dedotto, stanno approntando, anche in base alle indicazioni della legge 150.
E allora mi e vi chiedo? C'è chiarezza rispetto a cos'è un piano di comunicazione, a come si struttura, a cosa è necessario fare operativamente per progettarlo e soprattutto per realizzarlo?
Temo infatti che, a volte, si faccia un po' di confusione tra un progetto di organizzazione della comunicazione, con la definizione dei ruoli, del chi fa cosa, che stabilisca le modalità dei flussi di comunicazione (base irrinunciabile per iniziare a lavorare sulla comunicazione, a mio parere), la stesura di un piano di lavoro sulla comunicazione e la progettazione di un piano di comunicazione: ritengo che questi siano tre step diversi, anche se consequenziali e indispensabili l'uno all'alltro.
Mi piacerebbe che su questa mailing-list, così ricca di spunti, si aprisse un dibattito su questi temi, con scambio di esperienze, idee, suggerimenti."
 
 
24/05/02. Servizio Comunicazione della Regione Toscana - Marcello Ferreri
"Il Servizio Comunicazione e pubblicità di Regione Toscana proprio da quest'anno ha ricevuto il compito di organizzare le campagne informative e pubblicitarie commissionate dai vari Dipartimenti sulla base di progetti di comunicazione integrata redatti assieme ai colleghi dell' Ufficio stampa, del Centro stampa regionale, del Servizio Editoria e del Gruppo Web, con il supporto del Servizio statistica.
Per ogni intervento di comunicazione è prevista la stesura di un progetto con descrizione di contesto, target, obiettivi, media, timing dell'intervento e, quando è il caso, verifica ex-post del livello di redemption ottenuta. Si tratta di progetti che costruiscono le singole campagne info/pubblicitarie, mentre il chi fa cosa, cioè il progetto generale di organizzazione della comunicazione dell'Ente, è stato sintetizzato in un documento approvato da una delibera di Giunta."

 
28/05/02. Servizio Informazione, Comunicazione e Marketing dell'ASL 8 di Arezzo - Pier Luigi Amorini
"La Regione Toscana, forse, ci può dire anche qualche cosa in più in merito al Piano di Comunicazione, perlomeno in ambito sanitario. Infatti, il Piano Sanitario Regionale 99/2001, rendeva obbligatorio per ogni Azienda Sanitaria e/o Ospedaliera l'adozione di un Piano di Comunicazione Annuale.
La definizione, seppur nozionistica, che in questo contesto veniva data del Piano è la seguente: "il piano di comunicazione è lo strumento con il quale le Aziende definiscono - con modalità personalizzate rispetto ai vari interlocutori - obiettivi, contenuti, strumenti, tempi, costi e modalità di verifica dell'attività di comunicazione". In altri termini, la regione toscana ha voluto sottolineare la necessità che la "comunicazione", al pari di ogni altra attività, deve essere progettata, pianificata e verificata.
Successivamente, per aiutare i vari uffici (urp/uffici stampa) nella costruzione del piano, la Regione ha emanato anche un documento di indirizzo (linee guida) (delibera G.R. n.22 del 11.01.2000), all'interno del quale, tra l'altro, vengono individuate sia le fasi di redazione, sia gli attori del processo, chi fa che cosa.
Da parte mia, sperando che possa esservi utile, allego il Piano di Comunicazione 2002 della mia azienda."
 
 
28/05/02 Servizio Comunicazione del Comune di Carpi - Rita Tirelli
"Da non urpista cerco anch'io di spiegarvi meglio come funziona la comunicazione qui a Carpi e cosa intendevo dire distinguendo le tre fasi di lavoro e progettazione della comunicazione di un ente locale.
Progetto di organizzazione della comunicazione. Dal 1999, esiste a Carpi il Servizio comunicazione, che è formato da Rete civica, URP, Informagiovani, Punto Europa, Informaturismo, Ufficio stampa, Ufficio grafica e stamperia comunale. Il Servizio comunicazione, oltre a coordinare l'attività di questi uffici, progetta e realizza tutte le campagne di comunicazione dell'ente, in un'ottica di comunicazione integrata, che vede anche questi uffici che vi ho elencato come tanti strumenti di comunicazione tra cittadino e Amministrazione.
Alla base della creazione del Servizio comunicazione c'è un documento che detta le linee guida da un punto di vista organizzativo, della collocazione all'interno dell'organigramma comunale, dei compiti e degli ambiti di attività del Servizio comunicazione stesso, sottolineando la trasversalità del Servizio, e l'importanza della funzione del referente per la comunicazione. Il progetto è nato dopo un'attenta analisi delle situazione esistente, dei bisogni e degli obietiivi di comunicazione dell'Ente.
Questo progetto è diventato una delibera di Giunta, che lo ha ratificato e "ufficializzato".
Piano di lavoro
Ogni anno a settembre /ottobre il Servizio comunicazione predispone un piano di lavoro per l'anno successivo. Il piano di lavoro comprende l'attività ei singoli uffici che compongo il Servizio comunicazione e le priorità e gli obiettivi di comunicazione di ogni Settore dell'Ente, verificati durante incontri con Assessori e Dirigenti. Il piano di lavoro ha una duplice valenza:

1. di programmazione dell'attività del Servizio comunicazione ogni tema da affrontare, sia esso una mostra, una campagna di sensibilizzazione su temi ambientali ecc, è corredato di una scadenza temporale entro la quale il lavoro deve esere ultimato

2. di previsione di spesa per l'anno succcessivo il bilancio del Servizio comunicazione viene costruito in base al piano di lavoro. Avendo una visione complessiva dell'attività di comunicazione è possibile razionalizzare la spesa, ad esempio acquistando "pacchetti" di spazi pubblicitari sui media, appaltando ad una tipografia esterna la stampa dei materiali di comunicazione, ecc..Il piano di lavoro viene approvato dalla Giunta che, in fase di definizione del bilancio, stabilisce collegialmente quali siano i progetti più importanti, ovvero quali debbano essere finanziati

3. Il piano di comunicazione

Per ogni tema indicato prioritario dalla Giunta (ad esempio il Piano Regolatore, la qualità dell'aria, l'apertura di un nuovo servizio, ecc..) viene redatto un piano di comunicazione ad hoc che prevede la definizione di:

 - obiettivi
 - pubblici di riferimento
 - strategie di comunicazione/stile della comunicazione
 - azioni e strumenti
 - tempi
 - compiti
 - budget
 
 
 PROVINCIA DI PADOVA - Irene Zaino 03/01/03

Sto cercando del materiale per stendere un piano di comunicazione. Avete qualche materiale di esempio da mandarmi o siti da segnalarmi?
Ringrazio tutti!

 
20 febbraio 2003 - URP Comune di San Marzano - Stefania Riso 02/10/02
Se hai bisogno di materiale, ti consiglio di visitare il sito http://www.legge150.it/.
Con l'augurio che diventi un punto di riferimento.
 
 
20 febbraio 2003 - URP Centro Programmazione Regione Sardegna - Elena Catte'
puoi trovare il nostro su http://www.regione.sardegna.it/europa sezione informazione e pubblicità. troverai i piani riferiti al periodo 1994/9 e
2000/2006. per tutto quello che vuoi sapere in più puoi chiamarmi e/o scrivermi in lista o fuori lista direttamente agli indirizzi che trovi nella
firma... ciao e buon viaggio per questa magnifica avventura che è scrivere e realizzare un piano di comunicazione!
 
 
21 febbraio 2003 - URP - Ufficio stampa Camera di commercio di Bergamo - Giuseppe Cattaneo, Chiara Sassi
Mettiamo a disposizione il nostro Piano di Comunicazione per l'anno 2003.
 

24 febbraio 2003 - URP Comune di Capannori (LU) - Arturo Marsili

 
25 febbraio 2003 - Comune di Galliate - Laura Gazzola
Metto a disposizione il Piano di Comunicazione per l'anno 2003, approvato con deliberazione dalla Giunta Comunale del mio comune. Specifico che il
Piano e' volutamente ridotto nelle attivita' che vengono prospettate per il 2003 e, al di la' della progettazionne e realizzazione del sito interno, e' stato previsto solo il mantenimento delle attivita' gia' in atto, perche' da febbraio il personale dell'URP sara' dimezzato, a causa di una maternita', che l'Amministrazione non intende sostituire, complice anche la finanziaria

 

 



Ultimo aggiornamento: 12/11/04