Costruire un sistema di comunicazione interna

La comunicazione interna � un processo complesso che mira a costituire una rete di canali di comunicazione per agevolare la circolazione di informazioni di qualsiasi natura, indirizzati al pubblico interno, ovvero dipendenti e collaboratori. Costruire un sistema di comunicazione interna risulta funzionale sia all’attivit� produttiva dell’organizzazione, sia alla dimensione del clima interno, che tendenzialmente tandono a migliorare grazie ad un flusso di informazioni di qualit� comunicato capillarmente. Inoltre, la comunicazione interna ha un peso considerevole nell’immagine che l’ente offre di s� all’esterno: i dipendenti sono i primi promotori dell’ente, aspetto spesso sottovalutato o addirittura dimenticato.

Nell’avviare un sistema di comunicazione interna si deve porre particolare attenzione ad alcuni passaggi nevralgici. Per esempio, nel momento in cui si prende la decisione di avviare un programma di comunicazione interna bisogna prevedere un’iniziale resistenza, fisiologica, legata alla novit�. � per� importante non sottostimare quest’aspetto, perch� potrebbe compromettere tutto il resto dell’implementazione del processo e creare ancora pi� scontento e disagio all’interno del personale.

 

Risulta fondamentale quindi affrontare l’avvio di una rete di comunicazione interna senza prescindere da un costante sforzo di informazione. � decisamente importare condividere fin da subito con tutto il personale ‘‘cosa’’ si sta avviando, in modo da sviluppare un diffusa grado di sensibilit� al progetto; l’effetto sar� di ottenere una pi� estesa partecipazione alla nuova avventura. Allo sforzo informativo deve associarsi il messaggio che la comunicazione interna sar� un’ulteriore opportunit� per i singoli dipendenti e per la struttura stessa. Il servizio di comunicazione interna non deve essere in alcun modo percepito come un’incombenza in pi�. Oltre alla costante informazione sull’avanzamento del progetto, al coinvolgimento e all’idea della comunicazione interna come opportunit� � importante lavorare anche sulla legittimazione. Questa deve raggiungere un grado di legittimazione sufficiente ad avviare la costituzione della rete interna con la minor conflittualit� possibile. Per legittimazione qui si intende sia l’avvallo ufficiale, che pu� venire da un organo politico come la giunta o dai vertici tecnici dell’organizzazione, sia il consenso costruito sul campo. Al raggiungimento di tale obiettivo concorrono gli sforzi di informazione e partecipazione esposti in precedenza. La legittimazione di un organo politico o tecnico non si pongono problemi quando questi siano stati il soggetto promotore del progetto. Nel caso in cui non siano gli ideatori originari, i promotori si preoccuperanno di coinvolgere i soggetti politici o tecnici sottoponendo loro il progetto.

 

Dal punto di vista dell’implementazione, risultano importanti i passaggi individuati dalla costituzione di un gruppo di lavoro dedicato al progetto di avvio della rete di informatori interni, la sua approvazione data da un organo ufficiale dell’ente. A questo primi due vanno aggiunti l’individuazione del soggetto (persona/ufficio) che si occuper� materialmente della gestione del servizio unita alla creazione di una rete di collaboratori che copra l’intera struttura dell’ente, vero passaggio di snodo per poter ottenere una rete informativa attendibile e tempestiva. Infine, si tratta di attivare e regolamentare i canali dedicati alla comunicazione interna.

Dopo aver indicato alcuni dei passaggi pi� importanti nel processo di costituzione della comunicazione interna, � necessario segnalare uno strumento fondamentale per al gestione del processo una volta che questo � avviato: il piano di comunicazione interna.

Grazie al piano, risulta pi� facile razionalizzare la struttura sottostante alla rete di comunicazione interna. Anche calibrare nel modo pi� opportuno il coordinamento con le altre attivit� di comunicazione dell’ente, specialmente quella esterna, risulta pi� efficace, specialmente quando questi due processi usano gli stessi canali comunicativi. Ricordiamo che una buona circolazione d’informazione all’interno dell’organizzazione risulta funzionale alla produttivit� interna e al clima, ma anche all’organizzazione delle informazioni da veicolare verso l’esterno.

Il piano di comunicazione interno risulta utile anche nel momento della definizione dei parametri di valutazione dell’efficacia. � in questo strumento che possono essere individuati i livelli di soddisfazione per misurare l’efficacia della comunicazione. Presidiare l’attivit�, quantunque l’impegno sia laborioso, si rivela sempre molto utile.

Una delle parti del processo di costituzione riguarda l’attivazione o l’utilizzo di canali gi� presenti da riconvertire o adeguare al nuovo uso. Vi sono vari strumenti di comunicazione che possono essere usati per la comunicazione interna, alcuni di questi possono appartenere a queste tipologie:

- scritti���������������lettere, circolari, questionari, house organ, interviste, vademecum

- parlati� ����������� incontri, riunioni, focus group, interviste

- visivi��� ����������� cartellonistica, bacheche

- tecnologici�������telefono, posta elettronica, intranet/sito intranet, portale pubblico, newsletter.

Risulta importante non perdere di vista il fatto che si ha a che fare con un pubblico, anche se composto da persone che lavorano e operano all’interno dell’ente. Quindi, sar� opportuno affiancare ad alcuni canali di comunicazione generalisti come bacheche o cartellonistica, altri canali espressamente dedicati a tipologie specifiche dei destinatari.