Comunicazione interna - Formalizzare incarico di chi fornisce informazioni

URP DEL COMUNE DI JESI (AN) - Paola Mazzarini 27/04/01

---

  
"Sono un'operatrice dell'URP del comune di Jesi (An), faccio parte di un gruppo di lavoro che si sta impegnando per cercare di ufficializzare il ruolo del referente all'interno dei vari uffici. Fino a questo momento abbiamo sempre confidato nell'impegno e nella buona volontà dei nostri referenti, al fine di poter dare  un servizio migliore alla cittadinanza ci stiamo organizzando per istituzionalizzare tale figura.

Saremo grati a chiunque potrà fornirci suggerimenti ed esperienze in merito, particolarmente su modalità e tempi di aggiornamenti dei dati."
 

  
27/04/01. Primiana Leonardini

"(...) Spero che fin'ora abbiate fatto un pò di 'campagna interna' circa il vostro gruppo, il lavoro che state svolgendo, ecc.

In caso contrario, credo sia il momento di cominciare. Il gruppo propone alla Giunta, o al Segretario o al Direttore Generale, di formalizzare l'incarico di fornitura di informazioni a un soggetto in ciascun ufficio. La proposta deve essere brillante e incisiva. Se la cosa va bene, il gioco è fatto: viene convocata una riunione con tutti i potenziali 'referenti formali' di ciascun ufficio e dei rispettivi 'capi', gli si illustra il progetto, evidenziandone le esigenze, i vantaggi, ecc. e si procede alla richiesta di individuare le persone.

Al Comune di Castagneto Carducci abbiamo fatto più o meno così. E ci è andata bene.
Il gruppo di lavoro (responsabile e addetto urp, gestore sito, addetto servizi demografici ed io) ha fatto la sua proposta alla Giunta tramite la presentazione di un progetto. Precedentemente aveva informato tutti gli uffici della sua costituzione e degli obiettivi che si era proposto, chiedendo anche suggerimenti, che sono arrivati e che sono stati accolti e discussi. La Giunta ha accolto favorevolmente l'idea e abbiamo convocato una riunione con tutti i capisettore e le persone che fino a quel momento si erano occupate di informare urp e sito internet. Nella lettera presentavamo il progetto, rendendolo accattivante, citando il benestare della Giunta e sottolineando che le funzioni che avrebbero svolto i 'referenti ufficiali' non erano un peso, ma un opportunità in più per l'ente e per il funzionamento degli uffici e per la trasparenza. Gli incaricati non dovevano far altro che continuare a fare quello che facevano, ma con un riconoscimento in più.

Alla riunione c'erano tutti. Abbiamo illustrato il progetto e gli incaricati sono...venuti fuori, e hanno accettato di formalizzare il loro ruolo. Qualcuno è molto assiduo nel suo compito, qualcuno meno, ma avendo lavorato sul consenso dei vari responsabili di settore, l'urp e il sito possono contare anche sul loro sostegno nell'incoraggiare la circolazione delle informazioni.

Credo che la maggior parte del lavoro si sia realizzato grazie alle...competenze relazionali che si sono sviluppate nel gruppo stesso: diplomazia, ascolto e delicatezza ci hanno permesso di comprendere i motivi di diffidenza e superarli, veicolando la comprensione e allontanando le paure. (...)

02/05/01. Urp della Camera di Commercio di Treviso - Marisa Bratovich

"(...) Nella nostra attività quotidiana e, fin dall'inizio del nostro operare, la questione del "come" far circolare le informazioni all'interno dell'Ente verso l'URP - al fine di garantire una comunicazione tempestiva - si è posta con tutti i suoi elementi di difficoltà, quale sintomo di una sostanziale sottovalutazione del fattore principale di qualità dell'informazione verso l'utenza: la tempestività, appunto.

Sono nati così Progetti Finalizzati che prevedevano al proprio interno una sorta di "Gruppo di lavoro permanente", formato da referenti delle diverse Aree organizzative ufficialmente indicati dalla Dirigenza, con il ruolo di interfaccia tra i diversi Servizi camerali ed il Centro di comunicazione/informazione dell'URP. Esauriti i Progetti Finalizzati, oggi, il Gruppo di Lavoro Permanente è stato formalmente costituito e viene coordinato dall'URP. In questo modo si è data una risposta formale ed organica al "bisogno" di mappare le informazioni, di raccogliere quelle significative e di renderle così fruibile all'esterno, con le caratteristiche che ne determino efficacia. Ora contiamo di far diventare il Gruppo di Lavoro anche una specie di "Comitato di Redazione" per il futuro Foglio NEWS interno che, proposto, contiamo possa trovare il consenso della Direzione Generale.(...)"