Riunione

Come trasformare le riunioni in uno strumento utile di comunicazione interna

Come organizzare e gestire una riunione
La riunione è uno degli strumenti di comunicazione interna maggiormente utilizzati in tutti gli ambienti e i contesti di lavoro, ma spesso viene utilizzata in maniera errata e risulta poco produttiva.

Le riunioni possono avere scopi differenti:
  • possono essere realizzate per informare o comunicare qualcosa;
  • per condividere decisioni prese;
  • per discutere un argomento al fine di arrivare ad una scelta comune.
 
Per rendere efficace una riunione è importante tenere presente le sue diverse fasi e organizzare al meglio e in modo puntuale ognuna di esse. 
 

Fase di preparazione
Nel momento in cui si decide di convocare una riunione è necessario che il conduttore: 
  • definisca in maniera chiara quali obiettivi ci si prefigge con quell’incontro e quindi, sulla base di questi, identifichi i partecipanti e i rispettivi ruoli;
  • prepari un elenco degli argomenti da discutere e li ordini, individuando la maniera logica e sequenziale in cui affrontarli in modo da poter stilare l’ordine del giorno;
  • stabilisca i tempi, sia la durata massima, che non dovrebbe comunque mai superare le due ore, sia i tempi da dedicare ad ogni argomento;
  • predisponga tutto il materiale e le informazioni necessarie;
  • convochi i partecipanti, consegnando loro l’ordine del giorno ed eventuali materiali che è necessario leggere prima dell’incontro.  


Fase di gestione
Anche in questa fase risulta fondamentale il ruolo del conduttore: è suo il compito di coordinare e controllare la situazione in maniera complessiva, monitorando i tempi e mantenendo la discussione coerente con l’obiettivo dell’incontro. 

A questo proposito è necessario:
  • iniziare e concludere l’incontro nei tempi prestabiliti;
  • definire, in fase di apertura, l’obiettivo o gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere e, conseguentemente, illustrare l’ordine del giorno e le persone che, coerentemente con gli scopi dell’incontro, sono state coinvolte;
  • se la riunione è legata a progetti sviluppati anche nel corso di precedenti riunioni, è utile fare un breve riassunto degli elementi emersi, dai quali eventualmente ripartire;
  • il conduttore ha anche il compito di guidare la discussione e di fare spesso il punto della situazione per non perdere le fila del discorso e mantenere lo scambio verbale centrato sull’obiettivo;
  • il conduttore deve moderare gli interventi degli altri partecipanti, facendo attenzione a limitare chi interviene troppo o parla troppo a lungo e cercando di stimolare chi invece non partecipa in modo attivo. 


Fase di chiusura
Nonostante spesso ne sia sottovalutata l’importanza, la chiusura della riunione è un passaggio fondamentale per non perdere il senso della stessa e delle considerazioni emerse nel corso dell’incontro.

E’ quindi necessario:
  • fare una sintesi di quello che è emerso dallo scambio tra i partecipanti;
  • definire le conclusioni e le soluzioni a cui si è giunti e che sono state condivise, anche se ancora parziali e non definitive;
  • menzionare e rimandare come elementi di ulteriori approfondimenti futuri eventuali pareri discordanti emersi;
  • assicurarsi che tutti gli argomenti trattati e le decisioni prese siano chiari per tutti.
 
 
 
 

Bibliografia

  • C. Bezzi , I. Baldini  Il Brainstorming. Pratica e Teoria  FrancoAngeli  2006 
  • Barker Alan   Saper creare idee con il brainstorming  EdiCart  Milano  2001 
  • a cura di Annalisa Gramigna e Stefania Stecca   Comunicare dentro l'Amministrazione  Collana Strumenti di URPdegliURP, vol. 6  Dipartimento della Funzione Pubblica, Roma  2010 


Ultimo aggiornamento: 07/06/10