Il sistema di misurazione e valutazione della performance. Il processo e soggetti nell’unione dei comuni della Bassa Romagna.
Il sistema di misurazione e valutazione della performance e la costruzione del ciclo di gestione della performance rappresentano nel caso dell’unione dei comuni della Bassa Romagna una discontinuità con il passato, come pure il massiccio conferimento di servizi all’Unione tra la seconda metà del 2010 e la prima metà del 2011. L’impostazione di tali servizi, la logica utilizzata per la definizione della performance richiesta a tali servizi e le modalità con cui tale performance è monitorata rappresentano una novità assoluta rispetto al passato (gennaio 2012).
Per gli obiettivi strategici, ma anche per decidere una semplificazione del processo di lavoro (come il controllo delle presenze da unificare) si svolgono valutazioni di fattibilità e simulazioni. Il sistema traduce in termini quantitativi gli obiettivi di gestione definiti e li collega al quadro di risorse definite dal sistema contabile. Il quadro degli obiettivi è definito con indicatori relativi alle condizioni di contesto ambientale in cui si colloca l’attività dell’Amministrazione. Il livello di analisi del contesto è generale e viene approfondito negli studi di fattibilità più che nel PdP-PEG-PDO. I target associati a ciascun indicatore tengono conto delle condizioni del contesto, anche se non viene esplicitato direttamente il collegamento in un documento formale. Il sistema specifica, nella sequenza Piano della Performance – Piano Esecutivo di Gestione – Piano degli Obiettivi, il legame logico esistente tra indicatori selezionati, obiettivi e target definiti.
Il sistema rileva periodicamente il valore assunto dagli indicatori selezionati, secondo le modalità definite in fase di programmazione. Nel passato la rilevazione veniva effettuata con cadenza quadrimestrale. Con il nuovo applicativo di cui l’amministrazione si è dotata sarà possibile svolgere la rilevazione trimestralmente. Per alcuni tipi di dato sarà inoltre possibile ottenere una rilevazione continua e sarà quindi possibile avere un quadro della situazione aggiornato in qualsiasi momento. È importante evidenziare nel caso dell’Unione il peculiare lavoro di unificazione dei sistemi informativi effettuato a livello codifica per integrare le informazioni periodiche. Questa unificazione si traduce nella presenza di un unico piano dei centri di spesa per i 9 comuni.
In relazione alla fase di analisi, il sistema in uso presso l’unione dei comuni della Bassa Romagna, rileva le interazioni tra indicatori ed evidenzia possibili cause dello scostamento rispetto ai valori obiettivo. Sono effettuate sia analisi per fattori produttivi, attraverso dei focus per identificare le determinanti degli scostamenti, sia analisi per obiettivi, attraverso l’identificazione delle possibili cause di scostamento, che poi viene inserita nella Relazione sulla performance. È importante evidenziare che nei documenti di programmazione dell’amministrazione, proprio al fine di supportare l’analisi, è inserito anche un valore di benchmark se disponibile con citazione della fonte ufficiale (es. standard regionale).
In merito all’aggiornamento del sistema stesso vi è un dichiarato obiettivo di sviluppo. L’intenzione dell’amministrazione è di creare un sistema che sia quanto più dinamico e capace di aggiornarsi. L’OIV svolge in tal senso un ruolo importante perché fornisce indicazioni utili all’integrazione ed al miglioramento del sistema che ha contribuito a definire.
Il consiglio utilizza il sistema ai fini della predisposizione e dell’esercizio delle funzioni di indirizzo e monitoraggio. In passato si utilizzavano relazioni descrittive sui programmi e nella RPP erano presenti solo pochi indicatori. Ora sono resi disponibili gli indicatori contenti nei documenti di programmazione dell’Unione. I Sindaci, come da regolamento, adottano il sistema sulla base della proposta presentata dall’OIV. Le informazioni presenti nel sistema sono rese immediatamente disponibili alle Giunte che le impiegano, ma non è stata effettuata una verifica, per informare i propri processi decisionali.
Il direttore generale, promotore dell’iniziativa, si sta impegnando per lo sviluppo del sistema in linea con le indicazioni fornite dall’OIV e sollecita comportamenti collaborativi da parte di tutta l’Amministrazione. Gli uffici di staff svolgono l’attività di alimentazione e manutenzione del sistema coordinati dal direttore generale, recepiscono le osservazioni e gli indirizzi dell’OIV, gestiscono la componente informatica del sistema e predispongono report di sintesi per la misurazione e la valutazione delle performance, delle sue articolazioni organizzative, dei responsabili di Unità Organizzativa e dei dipendenti. I dirigenti e funzionari con posizione di responsabilità impiegano il sistema nell’ambito dei propri processi decisionali, entrano nel merito del sistema e del piano, negoziando obiettivi, indicatori e target, verificano la coerenza tra gli indicatori selezionati per misurare la performance e le attività effettivamente svolte, suggeriscono integrazioni e miglioramenti rispetto agli indicatori selezionati e riferiscono di eventuali anomalie derivanti dal processo di rilevazione.
Gli stakeholder (utenti, imprese, associazioni, aziende controllate, partner istituzionali) possono ottengono accesso al sistema tramite i documenti presenti sul sito e possono su richiesta o per specifiche esigenze chiedere integrazioni o suggerire modifiche. In fase di elaborazione del piano strategico alcuni stakeholder hanno richiesto ed ottenuto l’introduzione di standard di servizio (ad esempio, per il SUAP), fornendo indicazioni significative nella costruzione del sistema. Gli attori più attivi sono i sindacati entrati talvolta in modo anche molto approfondito nel merito della misurazione e valutazione di alcuni indicatori a valenza sociale (misure anticrisi, servizi alla persona etc.).
per approfondire:
il piano della performance dell'unione di comuni della Bassa Romagna
