Gli obiettivi raggiunti. Riduzione dei tempi di attesa, diminuzione degli errori contenuti nell’istanza del cittadino, semplificazione e velocizzazione dei riscontri forniti dalla provincia di Macerata, contenimento degli sprechi (in particolare nella produzione di carta), con un positivo effetto sul versante della collaborazione tra la cittadinanza e l’ente provinciale marchigiano: questi gli obiettivi primari raggiunti grazie all’applicazione della “settimana di miglioramento rapido”, che consente di mettere in pratica con semplicità ed immediatezza i principi del “lean government” o “organizzazione snella”: lavorare a flusso continuo, individuare le attività che generano valore per il cittadino ed eliminare gli sprechi.

Come funziona. In un primo momento il gruppo di lavoro ha individuato l’ambito di intervento, ed in seguito, dopo una fase di formazione per condividere con il personale interessato le conoscenze e gli strumenti  utili all’applicazione del metodo, è iniziata la vera e propria settimana di miglioramento.

Questa prevede innanzitutto la costruzione di una “mappa del flusso del valore”, strumento che rappresenta graficamente il “percorso” della pratica, allo scopo di evidenziare gli spezzettamenti e le conseguenze negative sui tempi di attesa per il cittadino. Il punto di partenza della caccia alla spreco è, infatti, l'identificazione “di ciò che davvero serve”; in tal senso il consumo di risorse è giustificato solo per produrre valore, altrimenti deve essere considerato spreco. Il gruppo di lavoro ha quindi avviato una rilevazione dei volumi gestiti dall’ufficio, valutando e confrontando i vari prodotti-servizi generati nell’anno in corso con le richieste dell’anno precedente.

Successivamente sono stati fissati gli obiettivi da perseguire durante la settimana: eliminazione degli sprechi, recupero di efficienza interna e taglio dei tempi di rilascio dell’autorizzazione.

Punto di arrivo è la logica del “flusso continuo”, uno dei principi base dell’organizzazione snella, che si ottiene operando un bilanciamento dei carichi di lavoro attorno al takt time (il “battito” dell’organizzazione), ovvero individuando la proporzione corretta del  rapporto tra le richieste giornaliere pervenute all’ufficio e le ore lavorative disponibili.

Grazie all’approccio fortemente pragmatico della settimana di miglioramento, basato sull’osservazione e sull’analisi di dati e fatti, si è rapidamente giunti ad individuare sprechi, attività inutili ed a definire gli interventi di miglioramento – le cosiddette “soluzioni snelle” – da sperimentare nei giorni successivi. Per esempio, l’istruttoria da parte dei tecnici della provincia viene effettuata in tempo reale – previo appuntamento - con il professionista esterno, in modo da bloccare subito eventuali pratiche incomplete (evitando quindi di interrompere i termini e dover richiedere le integrazioni al professionista). Altri aspetti innovativi sono stati la spinta alla dematerializzazione della pratica, attraverso l’uso della PEC nelle comunicazioni tra provincia ed enti coinvolti nel processo autorizzativo (per esempio con i comuni in cui ricade la parte di strada cui si richiede di accedere).

Testato il nuovo procedimento ed apportate le eventuali ritarature, viene redatta la cosiddetta “agenda del miglioramento”, con indicazione degli ulteriori  interventi di miglioramento individuati dal gruppo di lavoro ma che non è stato possibile mettere in opera durante i 5 giorni della settimana. In agenda sono poi riportati i nominativi delle persone che hanno la responsabilità di realizzare attuare tali  interventi  nonché i relativi tempi di attuazione. 
Al termine della settimana, i risultati conseguiti dal gruppo di lavoro sono stati altamente soddisfacenti:

• riduzione del 50% dei tempi di rilascio della concessione per l’accesso sulle strade provinciali (da 149 giorni a circa 100)
• Diminuzione del 40% dei tempi di richiesta del professionista in un'unica fase istruttoria  grazie un diverso procedimento standardizzato
• Riduzione dell’80% delle spedizioni postali e del 60% di produzione copie cartacee
• Creazione di un sistema per la riduzione del 40% dell’arretrato
• Incremento del 30% dell’efficienza del flusso di informazioni con sinergia dell’ufficio ambiente.

A distanza di un mese dalla chiusura della settimana, è stata realizzata una giornata di follow up per monitorare il  mantenimento dei risultati ottenuti  o ritarare gli interventi, nel caso la sperimentazione del nuovo sistema di gestione delle autorizzazioni abbia fatto emergere nuove criticità.

E’ stata inoltre l’occasione per valutare l’opportunità di estendere il modello adottato anche ad altri uffici della provincia.

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