La seconda fase dell’Indagine nazionale sulle funzioni di comunicazione nelle pubbliche amministrazioni oltre che effettuare un approfondimento sugli assetti organizzativi prevalenti e il loro funzionamento, ha inteso focalizzare l’attenzione su un aspetto in particolare, ovvero sugli strumenti e i meccanismi di coordinamento, partendo da una riflessione preliminare circa gli esiti della prima fase di indagine.

A questo proposito, da una prima lettura dei risultati dell’indagine quantitativa era sembrato interessante, oltre che il dato sul 40% delle amministrazioni che avevano istituito una propria struttura di coordinamento delle funzioni di informazione e comunicazione, anche il fatto che dal punto di vista della collocazione organizzativa e delle attività e delle funzioni assegnate l’indagine restituiva un quadro piuttosto disomogeneo, come si evidenzierà nella lettura dei dati proposta in questo volume. Anche per quanto riguarda le competenze assegnate, l’indagine metteva in evidenza una realtà variegata: sulla struttura di coordinamento, infatti, possono ricadere sia funzioni dirette di programmazione e controllo, e/o gestione complessiva dei processi di comunicazione dell’ente; sia attività di supporto indiretto mediante attività di consulenza agli altri uffici dell?ente, e/o formulazione di nome e codici di comportamento.

In sintesi, dunque, la diffusione di strutture dedicate a garanzia del raccordo tra le funzioni di comunicazione e di una gestione efficace delle relative interdipendenze, complessivamente appare un fenomeno statisticamente rilevante ma non omogeneo e per questo giustifica la presenza di spazi per approfondimenti successivi. L’ulteriore evidenza che documenta l’eterogeneità delle scelte organizzative effettuate in tal senso dalle amministrazioni motivava ulteriormente la "necessità" di andare più a fondo e sondare sul campo elementi conoscitivi in grado di documentare e spiegare tali eterogeneità, nonché i relativi impatti sulle modalità di esercizio della funzione.

A fianco di tali considerazioni preliminari, un ulteriore elemento suscettibile di approfondimenti ulteriori, in quanto anch’esso statisticamente rilevante, era costituito dall’ampia diffusione di meccanismi e soluzioni alternative ad una vera e propria struttura di coordinamento, aventi comunque la funzione di presidiare il raccordo e l’interdipendenza tra le diverse attività e funzioni di comunicazione dell’ente. 

Ciò in sintesi significa che, indipendentemente dalla presenza di soluzioni "strutturali", il coordinamento e il raccordo tra le funzioni di comunicazione dell’ente costituiscono un aspetto rilevante e centrale ai fini di una maggiore comprensione circa le modalità attraverso cui sono organizzate le attività di comunicazione pubblica.

Partendo da queste prime considerazioni, la seconda fase d’indagine non aveva dunque lo scopo di effettuare modelizzazioni, bensì quella di studiare gli eventi nel loro contesto di vita reale , proponendosi ad integrazione e approfondimento della prima fase di ricerca, i cui esiti costituiscono peraltro il background "quantitativo" in base al quale i casi sono stati selezionati e contestualizzati.

Obiettivi specifici della ricerca qualitativa
Gli studi di caso oggetto di questa seconda fase di indagine, avevano principalmente scopi  descrittivi e di documentazione. Ciononostante, oltre a scopi descrittivi, comunque prevalenti, questa seconda fase dell’Indagine intendeva assumere, attraverso attività di autodiagnosi da parte degli attori organizzativi direttamente coinvolti nei processi, anche una prospettiva valutativa che, seppure senza volontà di generalizzazione, consentisse di far emergere criticità e punti di forza delle diverse soluzioni adottate, sia rispetto alle modalità di reingegnerizzazione dei processi prescelte, sia rispetto al efficienza e all’efficacia degli attuali processi di lavoro.
Attraverso questo duplice approccio, l’obiettivo dell’indagine consisteva in particolare nel fornire elementi di riflessione e approfondimento relativamente alle modalità operative attraverso cui si esplica concretamente il coordinamento delle funzioni di programmazione, gestione e controllo delle attività di comunicazione, sia nel caso in cui fosse presente una struttura di coordinamento dedicata, cosi come indicato dalle relative direttive, sia nel caso in cui non fosse presente una struttura dedicata, ma comunque strumenti e procedure decodificate e condivise ed, in particolare, la presenza di un piano di comunicazione dell’ente, quale strumento cardine a garanzia delle interdipendenze.

Metodologie di lavoro
Dalle considerazioni emerse dall’indagine quantitativa si è scelto di selezionare i contesti organizzativi entro cui costruire gli studi di caso prendendo in considerazione due tipologie di casi ed in particolare:

1a tipologia: presenza di una struttura di coordinamento: analisi dell'assetto organizzativo che caratterizza la struttura di coordinamento (attori, ruoli, procedure, prodotti), dei meccanismi di interfaccia tra "centro" (struttura di coordinamento) e "periferia" (servizi interni) e delle conseguenze in termini di gestione dei processi di lavoro.
In questo caso il focus dello studio sarà posto principalmente sulla struttura organizzativa dell’unità operativa preposta al coordinamento delle funzioni di comunicazione dell’ente e, in misura secondaria, anche sul funzionamento dei processi di lavoro.

2a tipologia: presenza di un piano di comunicazione dell'ente, come elemento principale di raccordo dei servizi di comunicazione ed informazione, nel caso in cui sia assente una struttura esplicitamente deputate ad una gestione integrata delle funzioni di comunicazione.
In tal caso, l’analisi verterà sul processo di produzione, i contenuti, i ruoli  e i meccanismi di gestione  e valutazione di un piano di comunicazione.
In quest’ultimo caso, il focus dello studio sarà posto sullo strumento di coordinamento delle funzioni di comunicazione. 

Ai fini degli obiettivi generali della ricerca si è ritenuto quindi opportuno concentrare l’attenzione sui casi in cui fosse presente una qualche forma istituzionalizzata di coordinamento delle funzioni, integrando l’ipotesi di assenza di una struttura formale esplicitamente deputata a tale funzione nella seconda tipologia di caso presa in considerazione (presenza di un piano di comunicazione).  Ciò significa, in altre parole, avere selezionato i casi da analizzare in parte tra le amministrazioni dotate di una struttura di coordinamento e in parte tra le amministrazioni che non dispongono di una struttura di coordinamento, ma in cui viene abitualmente formulato un piano di comunicazione dell’ente, cui è demandata la funzione di pianificazione, gestione e valutazione delle attività di comunicazione.

Questa opzione metodologica ci è sembrata quella maggiormente efficiente ai fini del perseguimento dell’obiettivo primario di questa seconda fase di ricerca, ovvero di quello di approfondire caratteristiche e funzionamento dei meccanismi e degli strumenti di coordinamento.

Inoltre, ha consentito di effettuare, seppure in modo residuale, anche alcune riflessioni di comparazione tra le modalità di gestione di uno dei principali strumenti di coordinamento delle funzioni di comunicazione, qual è il piano di comunicazione, in caso di presenza/assenza di una struttura di coordinamento.

Quindi, le scelte metodologiche che hanno caratterizzato la progettazione esecutiva di questa seconda fase di indagine possono essere schematizzate come segue:

conduzione di 8 studi di caso aventi finalità mista: la vocazione primaria spiccatamente descrittiva si è associata ad una valenza valutativa, seppure ricondotta e limitata ad un attività di autodiagnosi da parte degli stessi interlocutori coinvolti, pertanto strettamente correlata alle specificità della propria esperienza organizzativa;
suddivisione degli studi in due differenti tipologie:

a. presenza di una struttura di coordinamento delle funzioni di informazione e comunicazione formalizzata;
b. presenza di un piano di comunicazione dell’ente, in assenza di una struttura di coordinamento.
Sulla base di questi criteri i casi-studio realizzati in questa ricerca e presentati in questo volume sono stati:
 · Comune di Modena
 · Comune di Mantova
 · Provincia di Lucca
 · Asl di Caserta
 · Asl di Pescara
 · Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali
 · Regione Veneto
 · Provincia di Reggio Calabria

Strumenti di rilevazione
Gli studi di caso sono realizzate mediante l’integrazione di differenti fonti e strumenti di raccolta dati:
 - interviste ad interlocutori privilegiati;
 - documentazione: atti amministrativi e di organizzazione;
 - dati di archivio: dati relativi ai servizi e all’organizzazione;
 - osservazione diretta (residuale). 

Ciò ha consentito di integrare differenti tipologie di evidenze, mitigando in parte le debolezze che, inevitabilmente, caratterizzano ciascuno strumento di rilevazione se singolarmente inteso.
Ciononostante, il principale strumento di raccolta dati era costituito dalle interviste ad informatori-chiave, supportato ed i integrato dalle altre fonti di evidenza prese in considerazione. Le  interviste, in particolare, pur assumendo un taglio di tipo "open-ended", sono state condotte in base a tracce precostituite che determinato anche l?ossatura della scheda caso, in cui sono stati sistematizzati i dati complessivamente raccolti. Ciò ha consentito di integrare esigenze di standardizzazione, dunque possibilità di raffronto tra i diversi casi analizzati, con esigenze di flessibilità nella conduzione delle interviste, per poter far emergere eventuali specificità del singolo caso, comunque di possibile interesse ai fini della ricerca.

Principali variabili da considerare
Indipendentemente dalla specifica tipologia di caso analizzata le schede caso sono state organizzate in tre sezioni tematiche:

Prima sezione: "Analisi di sfondo". Aveva la funzione di consentire l’esplicitazione degli elementi che caratterizzano l’ambiente esterno e l’ambiente interno all’organizzazione, di possibile rilevanza ai fini degli esiti dello studio

Seconda sezione: "Analisi descrittiva". Costituiva la fase centrale dello studio e si differenzia in funzione della specifica tipologia di caso presa in esame. In particolare, per quanto riguarda la prima tipologia, questa sezione aveva lo scopo di raccogliere informazioni relativamente alla struttura organizzativa e alle modalità di funzionamento della struttura di coordinamento (chi coordina e che cosa), oltre che sulle modalità e il processo di attivazione della struttura stessa. Nella seconda tipologia, invece, questa sezione aveva la funzione di documentare le diverse "fasi di vita" del piano di comunicazione: dalla   pianificazione alla valutazione, sia dal punto di vista procedurale, sia rispetto alle proprie caratteristiche organizzative (ruoli, strumenti, attori, ecc).

 "Analisi valutativa": costituiva la fase conclusiva dello studio e aveva la finalità di effettuare, mediante attività di autodiagnosi da parte dell'intervistato, un bilancio, seppure indicativo e del tutto soggettivo, circa punti di forza e criticità riscontrate rispetto al caso considerato.
Le variabili considerate per ciascuna delle sezione di cui si compongono le schede caso si sono differenziate parzialmente rispetto alla specifica tipologia presa in considerazione (struttura di coordinamento; piano di comunicazione), con particolare riferimento alle sezioni descrittive.

A conclusione di questa premessa ci sentiamo di affermare che l’indagine è stata condotta in modo rigoroso. Le indicazioni che verranno tratte, sia in modo generale sia in riferimento alle singole tavole presentate sia per quanto riguarda gli studi di caso, rappresentano elementi piuttosto credibili per dare una lettura complessiva della funzione di comunicazione oggi nelle pubbliche amministrazioni italiane. Rispetto all’interrogativo generale di ricerca dal quale siamo partiti possiamo oggi proporre risposte plausibili: perché alla geometria e all’uniformità del disegno normativo contenuto sia nella Legge 150 del 2000 sia nella Direttiva Frattini le amministrazioni italiane rispondano con una forte variabilità delle rispettive soluzioni.