La rilevazione quantitativa è stata effettuata mediante interviste telefoniche strutturate, somministrate sulla base di una griglia di rilevazione precostituita con l’obiettivo di fornire risposta ai seguenti quesiti specifici:

 · Quali strutture sono effettivamente deputate allo svolgimento delle funzioni di comunicazione e relazioni con il pubblico e quale livello di dispersione caratterizza la gestione della comunicazione all’interno delle Pubbliche Amministrazioni: da una gestione accentrata su un’unica struttura di coordinamento, ad una gestione decentrata sui singoli servizi;

 · Quali funzioni specifiche sono demandate a tali strutture;

 · Quali meccanismi di coordinamento sono attivati dai diversi Enti Pubblici per favorire l’integrazione tra le diverse strutture di comunicazione, ed in particolare:
 - è prevista una struttura dedicata e quali funzioni svolge? 

 - In caso di assenza di una struttura dedicata, quali strumenti di coordinamento alternativi sono messi in atto per garantire il raccordo tra i vari segmenti dell’organizzazione (se previsti)?

Per rispondere a questi quesiti sono stati messi a punto due diversi questionari: 
1. uno in cui il focus di ricerca era centrato sulla struttura di coordinamento come struttura organizzativa formalizzata; in questo caso le domande erano centrate sulla collocazione organizzativa della struttura, sulle unità organizzative coordinate dalla struttura, sulle modalità, formali e informali, a cui la struttura ricorre per gestire il coordinamento fra le diverse funzioni;

2. uno in cui, in assenza di una formalizzazione del coordinamento attraverso la struttura organizzativa, il focus di ricerca era sulle singole strutture organizzative, sull’allocazione delle funzioni di comunicazione rispetto alle strutture organizzative e sulle modalità di relazione reciproca tra tali strutture.

La costruzione del campione
La prima fase delle ricerca è consistita nella definizione delle caratteristiche quali-quantitative del campione di enti su cui effettuare l’indagine quantitativa, il quale doveva essere rappresentativo del panorama nazionale.

A questo proposito, si è scelto di costruire un campione composto da circa 300 amministrazioni, stratificato rispetto alle seguenti tipologie di enti:
 - Ministeri (sedi centrali);
 - Regioni;
 - Province;
 - Comuni;
 - Enti appartenenti al Servizio Sanitario.

Le diverse tipologie di enti prese in considerazione sono state differenziate anche in base al livello di copertura applicato, il quale tenderà a favorire la presenza degli enti di più grandi dimensioni. Tale scelta è stata ragionevolmente assunta coerentemente agli obiettivi della ricerca, poiché ciò ha significato, in qualche modo, "ponderare" la composizione del campione utilizzato rispetto alla percentuale di popolazione interessata dalle strutture prese in considerazione. Un campione così strutturato ci ha consentito, infatti, di considerare in misura più significativa gli enti aventi maggiore impatto in termini di copertura del servizio rispetto alla popolazione complessiva.

In particolare, per le prime due tipologie di enti prese in considerazione (Ministeri e Regioni) è stata effettuata una rilevazione pressoché integrale; mentre per Enti Locali ed enti appartenenti al settore sanitario sarà effettuato un campionamento in base ai seguenti criteri:

 - classe dimensionale dell'ente;
 - distribuzione geografica.

Inoltre sono stati assunti precisi orientamenti circa il referente dell’amministrazione a cui sottoporre l’indagine. Al riguardo gli interlocutori la gerarchia degli interlocutori da individuare e contattare per ciascuna tipologia istituzionale erano:
 · per i comuni di piccole dimensioni il Segretario comunale, il Vice Segretario comunale o il Responsabile del personale
 · per i comuni di dimensioni medie o medio-grandi il Direttore generale, il Responsabile struttura di coordinamento funzioni di comunicazione/Responsabile struttura di comunicazione, il Segretario comunale, il Vice Segretario comunale, il Responsabile del personale
 · per le aziende sanitarie il Direttore generale, il Responsabile Comunicazione
 · per le province il Segretario generale, il Responsabile settore comunicazione
 · per le Regioni il Direttore generale del settore organizzazione, il  Responsabile Settore Comunicazione
 · per i Ministeri il Direttore generale del settore organizzazione, il Responsabile settore Comunicazione

La raccolta dei dati
L’indagine quantitativa è stata effettuata mediante interviste telefoniche strutturate, somministrate sulla base di una griglia di rilevazione precostituita. Per la somministrazione si è ritenuto utile ricorrere alla modalità C.A.T.I. (Computer Aided Telephone Interview), la quale ha consentito di contrarre utilmente i tempi di somministrazione, in funzione della possibilità di costruire la matrice dei dati simultaneamente alla fase raccolta, in quanto è stato impiegato personale adeguatamente preparato per ridurre e registrare i dati ottenuti contemporaneamente alla rilevazione degli stessi. 
E’ stata prevista e realizzata una fase informativa preliminare, mediante incontri propedeutici tra committenza e intervistatori, allo scopo di illustrare gli obiettivi generali dell’indagine e consentire loro una migliore contestualizzazione della stessa rispetto all’ambiente di riferimento.