Quando abbiamo messo a punto gli obiettivi dell’indagine nazionale sulla funzione di comunicazione, siamo partiti da una consapevolezza, risultato di evidenze che si erano via via manifestate nel corso degli anni: la funzione di comunicazione è, all’interno delle amministrazioni, una funzione complessa e composita, sia sotto il profilo dei contenuti, sia sotto il profilo organizzativo. Le attività e le specifiche funzioni riconducibili alla comunicazione istituzionale sono infatti molteplici, così come differenti sono le strutture operative, le soluzioni organizzative e gli attori che di fatto contribuiscono alla gestione della funzione.

Accanto a questa consapevolezza, che comunque andava suffragata, avevamo, dunque, anche un interrogativo: se e come le disposizioni normative sulla funzione di comunicazione nelle pubbliche amministrazioni si confrontavano ed eventualmente contribuivano a risolvere tali complessità. Nella sostanza volevamo verificare quanto delle indicazioni normative circa gli attori della comunicazione (legge 150/200) e circa le loro reciproche relazioni (Direttiva Frattini) fossero state seguite dalle amministrazioni, contribuendo così a mettere ordine nell’organizzazione della funzione di comunicazione istituzionale.

La Legge 150 del 2000 indica quali strutture sono deputate, all’interno delle amministrazioni pubbliche, alla gestione delle attività di informazione e comunicazione. In particolare la legge quadro prevede, distinguendo fra informazione e comunicazione, tre principali strutture organizzative: il Portavoce e l’Ufficio stampa per l’informazione ai mass media (nel primo caso a supporto degli organi di governo, nel secondo invece a supporto dell’istituzione), l’Ufficio per le Relazioni con il Pubblico per la comunicazione ai cittadini e la comunicazione nell’ambito dell’organizzazione.

Ciò che invece la Legge 150 non chiarisce, e qualcuno aveva indicato come un limite, è come le amministrazioni possono garantire reciprocità e interdipendenze tra le strutture organizzative previste. Per colmare questa lacuna, la Direttiva sulle attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni del 7 febbraio 2002, meglio conosciuta come Direttiva Frattini, esorta le amministrazioni a prevedere, in fase di applicazione della Legge 150/00, anche meccanismi di coordinamento fra le strutture e modalità organizzative di raccordo tra le diverse attività, allo scopo di massimizzare efficienza ed efficacia della gestione delle relazioni con l’utenza. Di fatto l’indicazione della Direttiva è per la formalizzazione di una vera e propria struttura organizzativa, la struttura di coordinamento, costituita dal Responsabile dell’Urp, dal Responsabile dell’Ufficio Stampa e dal Portavoce, se esistente, per garantire il raccordo operativo tra i segmenti di comunicazione attivati e le forme organizzative di coordinamento delle loro attività: nella sostanza un compito di programmazione, indirizzo e raccordo delle attività di comunicazione da realizzare.

L’indagine si è dunque proposta di documentare e analizzare le principali soluzioni operative adottate dalle amministrazioni per tradurre in azione gli indirizzi normativi. In particolare, attarverso un disegno della ricerca basato sull’integrazione di strumenti quantitativi e strumenti qualitativi, le finalità perseguite erano duplici:

• individuare le principali caratteristiche strutturali e i meccanismi di coordinamento della funzione di comunicazione istituzionale (analisi quantitativa su vasta scala) per verificare sia la tipologia di attori presenti nelle organizzazioni e che svolgono attività di comunicazione sia le soluzioni prevalenti per garantire efficaci relazioni e interdipendenze reciproche;

• approfondire le modalità e i livelli di implementazione delle funzioni di coordinamento fra i diversi attori in alcuni contesti (analisi qualitativa su piccola scala) per indagare caratteristiche e peculiarità delle specifiche soluzioni adottate nelle singole organizzazioni.