Il processo di segmentazione dei destinatari di un intervento/servizio/progetto prevede alcune fasi fondamentali: 

1. una prima fase di definizione delle variabili in base alle quali identificare i diversi segmenti di pubblico e di scelta della strategia di segmentazione.
Le variabili significative possono essere molteplici ed utilizzate in maniera integrata:
- segmentazione geografica: i destinatari vengono divisi secondo la zona geografica di appartenenza (nazioni, regioni, città, quartieri, zone, ecc. a seconda delle aree interessate), la densità di popolazione, la dimensione del centro urbano, il regime climatico, ecc...
- segmentazione socio-demografica: i destinatari vengono divisi in base a variabili demografiche come età, sesso, dimensione della famiglia, fase del ciclo di vita, livello di reddito, tipo di occupazione, grado di istruzione, religione, classe sociale, ecc.
- segmentazione psicografica: i destinatari vengono divisi in base allo stile di vita, allo status dell'utente o alle caratteristiche della personalità
- segmentazione in base al comportamento di fruizione: i destinatari vengono divisi in base alla frequenza di utilizzo del servizio, alla quantitativo medio di servizio fruito, alla fedeltà verso l'ente erogatore del servizio o il punto di erogazione del servizio, alla consapevolezza del valore del servizio fruito, all'atteggiamento verso il servizio
- segmentazione in base ai benefici ricercati: i destinatari vengono divisi in base ai vantaggi ricercati dagli utenti nell'utilizzo di un certo servizio

La segmentazione geografica e socio-demografica, per la loro semplicità ed economicità di utilizzo, sono tra le più utilizzate. 

2. una seconda fase di individuazione della dimensione e dell’importanza dei segmenti di pubblico individuati.
Affinché la segmentazione sia utile, i segmenti delineati secondo i criteri sopra descritti devono possedere quattro caratteristiche:
- misurabilità: questa caratteristica permette di determinare il ''volume'' del segmento, cioè il numero di individui che ne fanno parte
- accessibilità: indica la possibilità, per l'ente, di raggiungere gli elementi del segmento
- consistenza: indica la necessità per il segmento di avere un'ampiezza tale da giustificare il ricorso a strategie differenziate
- fattibilità: indica il grado in cui è possibile per l'ente impostare efficaci azioni/interventi per il raggiungimento dei segmenti di pubblici individuati 

3. una terza fase di verifica di altre offerte o servizi presenti sul territorio che già coprano i bisogni rilevati 

4. una quarta fase di individuazione di eventuali similarità tra diversi segmenti dei pubblici che possono essere oggetto della stessa strategia operativa.