Come organizzare e gestire una riunione 
La riunione è uno degli strumenti di comunicazione interna maggiormente utilizzati in tutti gli ambienti e i contesti di lavoro, ma spesso viene utilizzata in maniera errata e risulta poco produttiva. 

Le riunioni possono avere scopi differenti:

• possono essere realizzate per informare o comunicare qualcosa;
  
  
• per condividere decisioni prese;
  
  
• per discutere un argomento al fine di arrivare ad una scelta comune. 

Per rendere efficace una riunione è importante tenere presente le sue diverse fasi e organizzare al meglio e in modo puntuale ognuna di esse.

Fase di preparazione
Nel momento in cui si decide di convocare una riunione è necessario che il conduttore: 

• definisca in maniera chiara quali obiettivi ci si prefigge con quell’incontro e quindi, sulla base di questi, identifichi i partecipanti e i rispettivi ruoli;
  
  
• prepari un elenco degli argomenti da discutere e li ordini, individuando la maniera logica e sequenziale in cui affrontarli in modo da poter stilare l’ordine del giorno;
  
  
• stabilisca i tempi, sia la durata massima, che non dovrebbe comunque mai superare le due ore, sia i tempi da dedicare ad ogni argomento;
  
  
• predisponga tutto il materiale e le informazioni necessarie;
  
  
• convochi i partecipanti, consegnando loro l’ordine del giorno ed eventuali materiali che è necessario leggere prima dell’incontro.

Fase di gestione
Anche in questa fase risulta fondamentale il ruolo del conduttore: è suo il compito di coordinare e controllare la situazione in maniera complessiva, monitorando i tempi e mantenendo la discussione coerente con l’obiettivo dell’incontro. 

A questo proposito è necessario:

• iniziare e concludere l’incontro nei tempi prestabiliti;
  
  
• definire, in fase di apertura, l’obiettivo o gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere e, conseguentemente, illustrare l’ordine del giorno e le persone che, coerentemente con gli scopi dell’incontro, sono state coinvolte;
  
  
• se la riunione è legata a progetti sviluppati anche nel corso di precedenti riunioni, è utile fare un breve riassunto degli elementi emersi, dai quali eventualmente ripartire;
  
  
• il conduttore ha anche il compito di guidare la discussione e di fare spesso il punto della situazione per non perdere le fila del discorso e mantenere lo scambio verbale centrato sull’obiettivo;
  
  
• il conduttore deve moderare gli interventi degli altri partecipanti, facendo attenzione a limitare chi interviene troppo o parla troppo a lungo e cercando di stimolare chi invece non partecipa in modo attivo.

Fase di chiusura
Nonostante spesso ne sia sottovalutata l’importanza, la chiusura della riunione è un passaggio fondamentale per non perdere il senso della stessa e delle considerazioni emerse nel corso dell’incontro. 

E’ quindi necessario:

• fare una sintesi di quello che è emerso dallo scambio tra i partecipanti;
  
  
• definire le conclusioni e le soluzioni a cui si è giunti e che sono state condivise, anche se ancora parziali e non definitive;
  
  
• menzionare e rimandare come elementi di ulteriori approfondimenti futuri eventuali pareri discordanti emersi;
  
  
• assicurarsi che tutti gli argomenti trattati e le decisioni prese siano chiari per tutti.