Uno degli strumenti più idonei per la rappresentazione schematica di un processo è costituito dal diagramma di flusso (o flowchart).Un diagramma di flusso è una rappresentazione pittorica o grafica di un processo o di un progetto, realizzato secondo alcune modalità standard in modo da rendere più semplice e immediata la comunicazione e la comprensione del processo a tutte le persone coinvolte. Con un diagramma di flusso si è in grado di rappresentare schematicamente i componenti di una struttura, i passaggi di una procedura o una cronologia: in pratica qualunque processo organizzativo può essere schematizzato in un diagramma (può essere utilizzato per rappresentare le sequenze di operazioni in un sistema contabile, le interdipendenze fra i dipartimenti, descrivere i passi logici di un’applicazione software o l’effetto di una azione di marketing, ….).
Esistono perciò molteplici tipi di flowchart pensati per i diversi utilizzi fra cui:
diagrammi causa- effetto: diagrammi tipicamente a "spina di pesce" che illustrano tutti i fattori relativi a un particolare obiettivo o problema; diagrammi di flusso di lavoro: diagrammi usati per rappresentare processi di lavoro. Per esempio è possibile rappresentare sotto forma di diagramma un flusso di lavoro che minimizza i tempi per la produzione/l’erogazione di un prodotto/servizio utilizzando le competenze in modo efficace ed eliminando gli ostacoli materiali in vista di una maggior efficienza;
diagrammi di audit: diagrammi utilizzati per documentare pratiche fiscali e contabili;
diagrammi di flusso interfunzionali: diagrammi utilizzati per illustrare le relazioni fra aree/settori/servizi/uffici diversi dell’organizzazione in relazione a un processo.
Per elaborare un diagramma di flusso ci si può avvalere di alcune convenzioni che hanno il pregio di rendere maggiormente comprensibile la rappresentazione:

• i confini

Ogni processo deve essere definito entro confini ben precisi,
sia verticali:
inizio della sequenza (input),
fine della sequenza (output),
che orizzontali:
confine sinistro: confine con altri processi dai quali possono giungere elementi necessari per la prosecuzione del flusso,
confine destro: confine con altri processi ai quali possono essere trasmessi elementi.

• i passaggi

I diversi passaggi del processo vengono visualizzati nel diagramma di flusso attraverso forme geometriche differenti e prestabilite, infatti:
il cerchio indica inizio e fine del processo;
il rettangolo contiene descrizioni sintetiche dei diversi passaggi;
il romboide contiene descrizioni sintetiche dei diversi passaggi, che però sono caratterizzati dall’interazione con altri processi, in entrata e/o in uscita; 
il rombo non contiene una descrizione sintetica, bensì una domanda, la quale presuppone la presenza di due/tre alternative.
Rappresentare un processo tramite il diagramma di flusso significa innanzitutto rappresentare a tappe ciò che realmente succede. E’ consigliabile essere il più possibile analitici, cercando di raggiungere un elevato livello di dettaglio delle attività, poiché ciò consente di individuare più agevolmente quali possono essere gli eventuali anelli deboli della catena. E’, inoltre, utile completare il diagramma di flusso con commenti, informazioni aggiuntive relative alla figura del responsabile, ai documenti in uso, ecc…
Sulla base di questa illustrazione sintetica vengono conseguentemente formulate le procedure, le quali hanno la funzione di descrivere in modo più esteso le attività così schematizzate. La procedura deve, infatti, descrivere chi fa, cosa fa, come viene fatto, dove, quando, perché e chi ne è responsabile.
Contestualmente alla rappresentazione grafica, è opportuno costruire una check list dei possibili punti critici del processo sottoposto ad analisi, suddividendo per tipologia di problema:

• comportamento verso gli utenti/destinatari del processo
  
  
• rapporti interni per l’espletamento del processo
  
  
• aspetti organizzativi coinvolti dal processo

A fianco della mappatura delle possibili criticità è utile esplicitare anche un elenco di possibili azioni per il miglioramento, anch’esse suddivise in base all’area sulla quale vanno ad incidere.
A titolo esemplificativo riportiamo il diagramma di flusso di un processo di gestione dei reclami, e le relative check list delle potenziali criticità e dei punti di forza.