Il diagramma di Gantt è uno strumento che serve per pianificare i tempi di realizzazione di un progetto, dell’attività lavorativa quotidiana, di un anno di lavoro, ecc., e per verificare in itinere il rispetto degli stessi. Nel diagramma di Gantt le diverse attività vengono, dunque, ordinate secondo una precisa progressione temporale.
Il diagramma di Gantt è uno strumento di gruppo, in quanto prevede il coinvolgimento di diverse attività, quindi, è auspicabile che venga predisposto e condiviso con i colleghi interessati, anche al fine di sfruttare la valenza comunicativa dello strumento.
La costruzione del diagramma di Gantt passa attraverso quattro differenti step, di cui i primi tre costituiscono il piano di lavoro, mentre il quarto determina il piano di verifica:

• si determinano tutte le attività necessarie per il raggiungimento degli obiettivi (distinta delle attività), facendo riferimento, se realizzato, al Diagramma ad Albero. Può capitare che, in alcuni casi, non sia così agevole procedere con la dovuta linearità progressiva. In tal caso, si può adottare l’approccio contrario, ovvero dalla definizione dell’obiettivo si procede a ritroso;
  
  
• si stabilisce il limite temporale finale del progetto;
  
  
• si disegna sul grafico il limite temporale previsto per ciascuna attività;
  
  
• si verifica il tempo effettivamente impiegato per ciascuna attività.

A fianco di ogni attività è prevista, inoltre, un’apposita casella in cui occorre indicare il soggetto incaricato direttamente della realizzazione delle attività.
Al fine di programmare e ottimizzare l’attività di verifica, è opportuno, infine, esplicitare la calendarizzazione degli incontri di verifica, i quali possono essere collocati in corrispondenza di momenti del processo/linea di attività ritenuti particolarmente significativi.
Sempre a tale scopo, è buona norma redigere un Libro di bordo, il quale contiene le note sintetiche relative allo stato di avanzamento dell’attività, nonché i risultati delle verifiche effettuate. Se, dunque, dal diagramma possiamo dedurre il cosa è successo, nel Libro di bordo troviamo anche il perché.

Uno dei punti di forza del diagramma di Gantt consiste nel fatto che ci obbliga ad una ottimizzazione delle risorse, consentendo una contemporanea visualizzazione delle attività, non soltanto in modo sequenziale ma anche in parallelo, dei soggetti coinvolti e della tempistica delle verifiche.
Un’ulteriore applicazione del diagramma di Gantt può essere individuata in fase di elaborazione del budget di un determinato progetto, nonché in fase di rendicontazione delle risorse, umane e temporali, impiegate.
All’interno di un piano complessivo di sviluppo organizzativo, composto da diversi progetti, per ognuno di questi si dovrà costruire il relativo Gantt.

La formulazione del diagramma di Gantt corrisponde alla fase di Pianificazione (Plan), alla quale segue, dunque, la fase di azione. Esso richiede un tempo di preparazione piuttosto dispendioso, tuttavia, se elaborato correttamente, in corso d’opera si otterrà in cambio un risparmio di tempo di gran lunga superiore.
La costruzione del diagramma di Gantt, rappresenta un momento di forte condivisione, responsabilizzazione e confronto, con i colleghi, nonché di negoziazione delle attività e delle risorse, tanto che potrebbe addirittura costituire un "pretesto" per concordare e condividere azioni e impegni reciproci.
Nel settore privato si è soliti affiancare questo strumento con momenti di brefing, ovvero di confronto preliminare, e di de–brefing, ovvero di successiva restituzione sul momento di brefing.