Considerato il pubblico molto vasto a cui in genere si rivolgono i siti web, è di fondamentale importanza organizzare le informazioni che si vogliono pubblicare, prestando particolare attenzione sia alla struttura dei testi che al contenuto. Occorre tener presente che leggere un testo a video non è come leggere un testo cartaceo: la limitata dimensione dello schermo richiede brevità e chiarezza; inoltre, la natura ipertestuale del web obbliga a passare da una scrittura lineare a una scrittura “profonda” ed “espansa” che richiede una progettazione lunga e accurata. 

L’organizzazione delle informazione  

1) strutturare l’informazione: raccogliere tutte le informazioni necessarie (rispettare la regola delle 5 W: who, what, when, where, why), decidere la gerarchia delle informazioni (distinguere le informazioni principali da quelle secondarie), suddividere il testo in paragrafi, ognuno contenente un argomento diverso, collocando le informazioni principali all’inizio e collegando i paragrafi fra di loro 

2) pensare il testo in termini visivi: scrivere colonne di testo di larghezza e lunghezza omogenea, lasciare molti spazi vuoti, usare il grassetto per evidenziare brevi concetti fondamentali 

3) scrivere ’’microcontenuti’’ significativi: inserire titoli, sottotitoli, link e voci di indice per sintetizzare i contenuti presenti sulla pagina e fornire una guida per il lettore.

La chiarezza dei testi  

Riguardo al contenuto dei testi, è consigliabile utilizzare un linguaggio semplice e chiaro, rispettando quelli che comunemente vengono indicati come i criteri di base per la chiarezza dei testi: 

1) Scrivere frasi brevi: non più di 25 o 30 parole e non più di 2 frasi per ogni periodo.
Scrivere periodi non più lunghi di 25-30 parole e che contengono al massimo due frasi. Se ci si rivolge a un pubblico non qualificato, o misto, è meglio stare sotto le 20. Un metodo semplice per capire se una frase è troppo lunga (oppure manca della necessaria punteggiatura) è quello di leggerla ad alta voce. Se si rimane senza fiato è sicuramente da tagliare.
Evitare di concentrare in una frase troppe informazioni. Se si hanno molte informazioni da dare è meglio spezzare il periodo in più proposizioni principali. Sono semplici e lineari le frasi costituite da una sola proposizione con un soggetto, verbo e qualche complemento. 

2) Scrivere frasi semplici e lineari (una sola proposizione con soggetto, verbo e qualche complemento).
Quando si scrivono frasi formate da più proposizioni, preferire le frasi di forma coordinata a quelle di forma subordinata. La ’’legge della vicinanza’’ suggerisce di tenere insieme le unità logiche della frase (soggetto, predicato verbale e complemento) e di non separarli con incisi che costringono il lettore a uno sforzo per rimettere insieme la frase. Le strategie per gestire una frase che si trova tra un soggetto e un verbo sono:

- eliminare completamente la frase e trasformarla in un periodo separato;
- trasformare la frase in una frase introdotta da “se” o “quando”;
- spostare la frase alla fine del periodo. 

3) Specificare sempre il soggetto della frase. Quando il periodo contiene varie proposizioni è necessario specificare i vari soggetti, soprattutto quando non coincidono.

4) Preferire la forma attiva dei verbi a quella passiva o impersonale
La forma attiva è più chiara di quella passiva perché identifica meglio il soggetto dell’azione che viene a trovarsi proprio all’inizio della frase. Anche la forma impersonale è per lo più da evitare: abusata nel linguaggio burocratico provoca un effetto di spersonalizzazione, e spesso nasconde un’informazione importante. 

5) Preferire modi e tempi verbali semplici (es.: indicativo meglio del congiuntivo e del condizionale, tempo presente, passato prossimo e futuro meglio del passato remoto e del futuro anteriore).

Tra i modi verbali è preferibile scegliere quelli più semplici che sono anche i più usati nel linguaggio comune. L’indicativo è preferibile al congiuntivo o al condizionale, perché è il modo della concretezza, della realtà. 
Nella redazione dei testi preferire le congiunzioni più usate nella lingua parlata (se, anche se, perché, quando, ecc.) che reggono l’indicativo a quelle di tono più elevato (a condizione che, qualora, ove, purché, benché, dal momento che, affinché, ecc.) che richiedono invece l’uso del congiuntivo. 

Anche per i tempi verbali la regola da rispettare è la semplicità. Semplicità significa quindi usare i tempi più comuni nella lingua parlata: presente, passato prossimo, futuro. 
Da evitare: il passato remoto che appesantisce enormemente la lettura e l’uso del futuro con valore imperativo che attenua o addirittura oscura il valore imperativo di alcune affermazioni.   

6) Limitare l’uso del gerundio, specialmente se ha un soggetto diverso da quello della frase principale. Normalmente il gerundio appesantisce la frase e la rende meno incisiva. Poiché gli utenti audiolesi hanno difficoltà a comprendere questo modo verbale, è consigliabile utilizzare il più possibile le forme esplicite e usare il gerundio soltanto quando è veramente indispensabile.  

7) Usare la punteggiatura per rendere il testo più chiaro e leggibile.L’uso appropriato della punteggiatura contribuisce notevolmente alla chiarezza di un testo. Poiché le frasi brevi rendono il testo più leggibile, si consiglia di usare frequentemente il punto e il punto a capo, scrivendo frasi della lunghezza massima di 25-30 parole.

Inoltre:
-la virgola non va usata all’interno di blocchi unitari;
-i due punti servono a introdurre elenchi, spiegazioni, chiarimenti;
-il punto e virgola è usato solitamente nei periodi lunghi;
-le virgolette sono usate di norma per isolare le citazioni. Sono spesso usate per attribuire alle parole sensi particolari, diversi da quelli comunemente attribuiti a esse; 
-i trattini e le parentesi sono usati per isolare incisi all’interno della frase. E’ preferibile evitarli perché gli incisi spostano l’attenzione di chi legge dagli elementi principali della frase su quelli secondari.

8) Scrivere per punti . Quando c’è l’esigenza di fornire molte informazioni, è consigliabile utilizzare una struttura di elenchi puntati o numerati. Le liste aiutano la leggibilità e la comprensione, chiariscono la sequenza e la relazione tra le idee e i fatti esposti nel testo e consentono di non utilizzare frasi subordinate che possono essere di difficile comprensione.
Si usano gli elenchi numerati quando c’è una priorità delle voci, dalla più importante alla meno importante.   
Per essere chiara e leggibile, la lista deve essere elaborata secondo il principio del parallelismo: 
- parallelismo nel contenuto: tutte le voci devono essere omogenee, riferirsi cioè alla stessa classe di informazioni o di dati. 
- parallelismo grammaticale: o tutti sostantivi o tutti verbi, o tutti con l’articolo o tutti senza. 
- parallelismo visivo: tutte le voci della lista devono essere introdotte dallo stesso simbolo grafico ed essere di lunghezza abbastanza simile.
Le liste possono avere più livelli e quindi ogni voce può avere varie sottovoci: due livelli vanno benissimo, di più creano confusione e vanificano del tutto il principale obiettivo di una lista e cioè la chiarezza. Ricordare comunque che: 
- ogni livello deve essere indentato rispetto al precedente; 
- ogni livello deve avere il suo simbolo grafico, ben riconoscibile rispetto a quello degli altri; 
- il livello superiore deve avere un simbolo grafico visivamente più forte. 

9) Utilizzare parole ed espressioni comuni, della vita di tutti i giorni, e brevi. Le parole di uso quotidiano sono brevi, concrete e descrivono cose reali prima che concetti. Quando ci rivolgiamo a un pubblico ampio e indifferenziato abbiamo la necessità di attingere a parole che appartengono al vocabolario corrente (il Vocabolario di base della lingua italiana contiene meno di 7.000 parole). Inoltre, le persone con disabilità dell’udito possiedono un vocabolario limitato e faticano a padroneggiare i tantissimi sinonimi presenti nella lingua italiana.Quindi, non è buona norma moltiplicare i sinonimi per lo stesso concetto. Le ripetizioni indicano che si sta ancora parlando dello stesso argomento; questo contraddice quello che ci hanno insegnato in ambito scolastico, ma contiene le possibilità di confusione.  

E’ quindi sconsigliabile usare: 
- parole e formule dotte, arcaiche e letterarie; 
- grecismi e latinismi; 
- locuzioni solenni; 
- termini stranieri e latini (quando esiste un termine corrispondente nella lingua italiana). 

10) Evitare le espressioni prolisse, le perifrasi, le circonlocuzioni, le frasi fatte, gli anglismi, i latinismi, le forme arcaiche, dotte e i termini tecnici e specialistici. Le parole tecnico-specialistiche possono apparire ai non esperti completamente incomprensibili. 
Quando è possibile, usare parole di uso comune al posto di termini tecnici.
Quando è inevitabile usare termini tecnici, è necessario fornire una breve spiegazione la prima volta che vengono usati nel testo. 
Quando si tratta di testi lunghi che contengono numerosi termini tecnici può essere utile fornire un glossario che spieghi il significato delle parole principali. 

11) Spiegare sempre  sigle e gli acronimi. Perché i testi risultino chiari, è preferibile usare poche abbreviazioni e sigle, soprattutto quando queste sono poco comuni, oppure tipiche di alcuni tipi di testo e di linguaggi settoriali.
Per quando riguarda il modo di scrivere le sigle non esiste una norma valida in assoluto e osservata da tutti. Tutto maiuscolo, tutto minuscolo, lettera iniziale maiuscola e le altre lettere minuscole, con o senza i puntini separatori, ecc. sono tutte variazioni possibili. La tendenza attuale è quella di scrivere le sigle e gli acronimi soltanto con la prima lettera maiuscola: Bot, Csm, Enea, Usl, Confesercenti, Confindustria, ecc.

L’efficacia dei testi 
Oltre a scrivere il testo in modo semplice e corretto, si possono utilizzare altri accorgimenti per rendere il testo più efficace e vicino al lettore: 

1) Rivolgersi direttamente al lettore
Rivolgersi direttamente al lettore/utente, esprimersi con uno stile personale e riconoscibile è importante per qualsiasi testo, ma diventa indispensabile per i testi on line. Far sentire al lettore che dietro alle parole non c’è solo un’azienda o un’istituzione, ma ci sono delle persone significa coinvolgerlo e attirare la sua attenzione. 
Se a questo aggiungiamo il fatto che spesso i testi on line servono per compiere vere e proprie operazioni, utilizzare un tono diretto e confidenziale è sicuramente d’obbligo: dare del tu per indicare operazioni quali scarica il modulo, guarda, compila la richiesta, ecc. Se invece l’intento perseguito è quello di essere oggettivo è meglio usare il si impersonale, ma il coinvolgimento del lettore è sicuramente più difficile.   

2) Privilegiare i verbi rispetto ai sostantivi
I verbi sono le parole più forti della lingua. E’ tipico del linguaggio burocratico spegnere l’energia di un verbo trasformandolo in un sostantivo. Il verbo che descrive l’azione diventa un nome e quindi per funzionare, la frase ha bisogno di un altro verbo. Questo procedimento si contrappone all’esigenza di una scrittura (on line e non) di essere incisiva, sintetica e diretta. (es.: anziché “a fini di programmazione e monitoraggio” utilizzare “per programmare e controllare”) 

3) Preferire sempre espressioni concrete e dirette piuttosto che astratte e involute
Un testo risulta comprensibile ed efficace se utilizza parole comuni, semplici e concrete (es.: “verificare” e non “procedere alla verifica”, “soldi” e non “liquidi”). A queste caratteristiche è possibile aggiungere un’ultima caratteristica: la brevità. Tra due parole con lo stesso significato privilegiare sempre la parola corta.
Sono perciò da evitare: 
- parole e locuzioni verbali astratte; 
- verbi derivati da sostantivi; 
- parole che abbiano più significati nell’uso comune; 
- parole e locuzioni che attenuano il significato; 
- metafore, similitudini o altre figure retoriche che potrebbero non venire comprese da tutti; 
- perifrasi lunghe e complesse.
Per indicare cose o persone evitare di usare denominazioni diverse da quelle proprie, più usuali e quindi più comprensibili (ad esempio Il Quirinale al posto del presidente della Repubblica).

4) Usare un linguaggio positivo (privilegiare la forma affermativa delle frasi a quella negativa, evitare la doppia negazione)
Di fronte a una frase negativa, spesso i lettori devono tradurla in positivo per capirla. La comprensione è ostacolata quando il lettore deve eseguire un rovesciamento logico, come nei seguenti casi: 
- non molti > pochi 
- non lo stesso > diverso 
- non abbastanza forte > debole 
- non ricordavo > ho dimenticato 

5) Evitare i luoghi comuni 
Le frasi fatte e i luoghi comuni sono assolutamente da evitare, perché banalizzano il testo, distolgono l’attenzione del lettore e possono comunque non venire compresi da tutti. Per risparmiare la fatica d’inventare nuove espressioni, si finisce con l’usare quelle già sentite, attingendo dal bagaglio di frasi fatte dei vari linguaggi settoriali: quello burocratico-politico-sindacale, quello giornalistico, ecc.