Con questo termine s'intende la possibilità, data ad ogni ufficio, di pubblicare direttamente sul sito web i documenti attinenti al segmento di attività svolta. Ciò è possibile attraverso sistemi di content management system (CMS) che funzionano con semplici interfaccia grafiche in modo che qualsiasi dipendente pubblico, pur in assenza di nozioni elementari di informatica, possa garantire l'aggiornamento delle proprie pagine autonomamente e in tempo reale.

I vantaggi di questo sistema sono molti:

1. coinvolgimento di tutta l'amministrazione nella gestione responsabile del progetto di comunicazione on line, con ricadute positive sull'aumento e l'estensione della cultura della comunicazione e della trasparenza in tutti i gangli dell'amministrazione, che si concretizza attraverso il cosiddetto comportamento comunicativo diffuso
2. velocizzazione dei tempi di pubblicazione. Non dovendo passare per la redazione centrale, i documenti vengono resi pubblici in tempo reale
3. alfabetizzazione informatica dei dipendenti. L'uso quotidiano del CMS porta ad acquisire una dimestichezza con il software di gestione, migliorando di conseguenza le competenze informatiche dell'operatore
4. incremento, da una parte, dell'utilizzo di altri strumenti informatici collaterali al sistema di web publishing, come ad esempio la posta elettronica, dall'altro, delle forme di lavoro di g ruppo, dovendosi coordinare con gli altri attori che concorrono al progetto e con la redazione centrale a cui attiene lo sviluppo del progetto Internet. 

A fronte degli innumerevoli vantaggi, ci sono, è bene sottolinearlo, alcuni rischi, spesso nascosti, che mettono a repentaglio soprattutto l'usabilità del sito: ecco alcune criticità riscontrate:

1. Il trattamento dei testi
   Spesso il redattore della redazione diffusa non ha le competenze professionali dell'operatore della comunicazione. Non sapendo padroneggiare con sicurezza i documenti, secondo le regole dell'efficacia comunicativa e della comprensibilità, si limita a pubblicare sul sito testi amministrativi destinati ad essere fruiti in maniera soddisfacente solo da pochi addetti ai lavori, specializzati. Detto in altri termini, il burocratese sopravvive nei documenti on line, con effetti disastrosi per la leggibilità delle informazioni presenti sul sito.
2. Organizzazione e scelta dei documenti da pubblicare
   Nel rispetto delle competenze di ciascun settore dell'amministrazione, ogni struttura redazionale decentrata non solo pubblica i documenti autonomamente ma ha anche l'autonomia decisionale di selezionare quali documenti pubblicare e come. Con effetti spesso devastanti per l'omogeneità nell'organizzazione dei contenuti del sito. Nonostante griglie di intervento molto rigide e dettagliate in possesso degli uffici amministrativi, capita spesso di avere un documento da pubblicare e di non sapere dove collocarlo. Per l'operatore professionale della comunicazione, il problema si risolve dopo aver fatto un attento esame dell'architettura del sito. Per il redattore della redazione diffusa, che spesso non ha le competenze professionali di un addetto alla comunicazione, la scelta è casuale e affrettata (l'intento è liberarsi il prima possibile del documento anomalo) e purtroppo anche quasi sempre sbagliata. L'intervento della redazione centrale deve in questi casi essere tempestivo e riparatore.
3. Spostamento di link e modifica della struttura del sito
   Sono possibilità normalmente date nella gestione di una redazione diffusa. Ogni spostamento di link, o ogni errore dovuto ad un link non attivo provoca smarrimento nell'utente. Ci deve essere cautela dunque nel trattare l'ipertesto, tenendo sempre a mente il contesto d'uso dell'utente finale. Anche l'apertura di nuove sezioni o qualsiasi altra modifica che cambia la struttura del sito non può essere lasciata al libero arbitrio di persone non aventi il bagaglio culturale e professionale degli operatori della comunicazione. Per un motivo molto semplice. L'architettura del sito è il risultato di un intenso lavoro di progettazione, è il fiore all'occhiello per un sito che vuole essere usabile, è il frutto dell'incrocio di una serie di processi organizzativi e di flussi comunicativi e non può essere stravolto. Ma farlo capire ai diretti interessati non è facile.