Il comunicato stampa è uno degli strumenti utilizzati per comunicare con i media, per fornire loro i dati e le informazioni che si desidera divulgare. Tuttavia, affinché questo tipo di relazione funzioni nel modo appropriato, si devono seguire precise regole.  

La struttura del testo
Il testo deve essere elaborato in funzione del messaggio, esplicito oppure implicito, contenuto all’interno della notizia, evitando accuratamente tutte le informazioni inutili. Deve contenere già all’inizio tutti i dati fondamentali per la notizia: chi, cosa, dove, quando e perché. Una sintassi all’americana, tipica del giornalismo d’agenzia, quello cioè delle agenzie di stampa, tipo ANSA e AGI: soggetto, verbo, complemento oggetto, complementi di tempo e di luogo e infine gli altri complementi.
Sarà compito del redattore interpretare, commentare, e usare anche una forma più ’’rotonda’’ anche in considerazione del fatto che il testo del comunicato deve poter essere tagliato in qualsiasi punto senza perdere il suo significato originale.  

Si deve utilizzare uno stile giornalistico costituito da costruzioni sintattiche semplici, periodi brevi, linguaggio chiaro ed essenziale, facilmente comprensibile ai destinatari, affinché possa essere pubblicato così com’è; evitare i gerundi, specie in apertura, scrivere frasi non più lunghe di due/tre righe, evitare ripetizioni, cacofonie, ogni effetto buffo o sgradevole provocato dall’accostamento di parole o sillabe con suono uguale o simile, controllare che ogni frase compiuta abbia un suono piacevole (si deve imparare, dopo aver scritto un testo, ad ascoltarlo, rileggendolo)evitare di spezzare parole in modo equivoco.
Da non dimenticare, poi, gli elementi di corredo al testo: il titolo, un sommarietto, le didascalie alle foto.

Accuratezza. Controllare le informazioni dalla fonte ufficiale, controllare le cifre, i dati, evitare errori di grammatica e di sintassi.

Brevità. Concentrare il comunicato nel minor numero di parole, abolendo aggettivi e avverbi superflui e ogni altro tipo di involuzione della forma.

Chiarezza. Parlare lo stesso linguaggio del lettore, ossia del giornalista, che a propria volta dovrà parlare quello dei suoi lettori: facilitargli il compito vorrà dire migliorare il risultato. Un’idea in ogni periodo; un concetto compiuto in ogni frase; sequenze lineari e ben ritmate di soggetti, verbi e complementi.

Forma del comunicato. Strutturare per paragrafi e brevi blocchi di testo. Scrivere in apertura, grande, molto evidente: “Comunicato stampa” o “Nota stampa” o “Informazioni per la stampa”.

Tempestività. Ci sono alcuni casi in cui buona parte delle regole fin qui descritte può saltare. La forma, la musicalità, la grafica, possono essere trascurate a vantaggio della tempestività.

I destinatari del comunicato stampa
Il comunicato deve essere indirizzato al giornalista che si occupa stabilmente del settore coinvolto nel tema. Ciascun comunicato va indirizzato su target mirati di giornalisti. Ma nel caso in cui si tratti di notizie che superino l’ordinaria amministrazione, sarà necessario renderlo noto anche al capo-servizio ed eventualmente al capo-redattore. In ogni caso, è bene predisporre una mailing list di testate a cui il comunicato sarà inviato.

Come e quando inviare il comunicato stampa
L’invio del comunicato continua ad avvenire principalmente via fax, ma, sarà bene incominciare a integrare con un comunicato inviato via e-mail. Non basta: è indispensabile un “recall” telefonico ai giornalisti per assicurarsi di una esatta ricezione ed eventualmente caldeggiare una pubblicazione.
In calce al comunicato sarà bene utilizzare la formula ’’per eventuali informazioni rivolgersi a…’’, riportando nome, numero di telefono, fax ed e-mail dell’operatore dell’Ufficio stampa.
Salvo casi eccezionali, il comunicato va trasmesso durante le ore mattutine, e comunque non oltre le prime ore del pomeriggio.