Fase di implementazione del piano

La fase di implementazione ed attuazione coincide con la traduzione del piano di comunicazione da documento cartaceo a risultato concreto per l’amministrazione. Presupposto fondamentale per una buona programmazione e gestione del piano è una chiara distribuzione dei compiti e delle responsabilità all’interno dell’organizzazione, oltre che una precisa programmazione dei tempi di realizzazione.

Infatti occorre definire ''chi si fa carico di quali aspetti ''(organizzazione) e ''quando''(tempistica).

Dalla fase di pianificazione e durante l’arco di tempo dell’implementazione bisogna fare in modo che tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione delle azioni di comunicazione seguano un disegno di interdipendenze e relazioni ben studiato.

La gestione e l’attuazione del piano è affidata, in primo luogo, a chi detiene la responsabilità formale della comunicazione, ovvero le strutture che si occupano della comunicazione e delle relazioni esterne, lo staff della direzione generale, gli uffici stampa o gli uffici di informatica e web, coerentemente con il ruolo svolto nella fase di pianificazione. Tuttavia la responsabilità formale di tali uffici deve coniugarsi con il coinvolgimento e la partecipazione di altri soggetti appartenenti alla struttura.

Lo svolgimento dei compiti, il rispetto dei tempi previsti e soprattutto la qualità della circolazione dei flussi informativi all’interno dell’ente discendono direttamente dal grado di integrazione tra le diverse unità organizzative che si occupano di comunicazione e fra queste ed il resto della struttura.

Occorre sottolineare che il coordinamento delle funzioni di comunicazione può passare attraverso particolari modalità organizzative, più o meno strutturate e formalizzate:

 

-   strutture organizzative o meccanismi operativi formalizzati (strutture di coordinamento, cabine di regia, consulte per la comunicazione interna ed esterna, commissioni per la validazione dei budget, ecc.)

-   strutture non formalizzate e temporanee per il coordinamento (conferenze di coordinamento, comitati, ecc.)

-   forme varie di raccordo realizzate attraverso meccanismi informali (riunioni, gruppi di progetto, ecc.)

-   l’uso delle tecnologie e la condivisione di strumenti telematici (intranet, newsletter, posta elettronica, forum) oltre che la stesura di linee guida per la fissazione di standard operativi.

 

Naturalmente tali modalità non si escludono a vicenda, ma possono essere valorizzate attraverso un loro utilizzo congiunto e sinergico. Si tratta di coordinare uffici e servizi che si avvalgono di una forte interdipendenza funzionale che spesso non si accompagna ad un’unica allocazione organizzativa.

Diverso è il caso del coordinamento tra queste strutture dedite alla comunicazione e le altre strutture organizzative, caratterizzato da una interdipendenza funzionale debole.

Le modalità di gestione del piano che si avvalgono del coinvolgimento di tutta l’organizzazione possono prevedere:

 

-   azioni di informazione ed aggiornamento, come riunioni periodiche per rendere conto dello stato di attuazione del piano o riunioni organizzative per programmare le fasi successive. In questo caso le interdipendenze sono limitate ad uno scambio di conoscenze tra le figure apicali e i referenti dei vari servizi dell’ente

-   azioni di coinvolgimento operativo vero e proprio, come la co-gestione di strumenti di comunicazione, prodotti o azioni comunicative tra le strutture della comunicazione e le altre unità dell’organizzazione

-   azioni di controllo da parte dell’ufficio di comunicazione, tramite ad esempio l’elaborazione di linee guida valide per tutta l’organizzazione, la gestione centralizzata del budget della comunicazione, l’istituzione di un visto di conformità, ecc.

 

Alla luce di ciò, una volta definiti obiettivi, destinatari e strumenti, ed avendo anche effettuato un’approfondita analisi del contesto di riferimento, si deve procedere all’organizzazione delle azioni e alla pianificazione della tempistica.

La complessità di tale fase implica necessariamente la conoscenza, da parte di coloro che si sono occupati della pianificazione, programmazione e redazione del piano, delle principali tecniche e metodologie di strutturazione e gestione di un progetto, alla stregua del cosiddetto Project Management.

Infatti il piano di comunicazione presenta tutte le caratteristiche di un progetto complesso che, per le molte risorse coinvolte, i tempi lunghi, e la difficoltà tecnica, richiede il rispetto di determinate regole per sistematizzare strategicamente le attività di pianificazione e monitoraggio.

L’abilità richiesta in questo caso è proprio quella di saper pianificare e controllare le attività di un progetto ed indirizzare tutte le risorse disponibili al raggiungimento degli obiettivi stabiliti, nel rispetto dei tempi e dei costi pianificati , riducendo al massimo il rischio di fallimento e di aleatorietà dello stesso.